HowTo ZaPF (Alternative)

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde

• erstellt in Dresden (SS 06)
• überarbeitet in Dresden (SS 11)
• ergänzt in Karlsruhe (WS 12)
• ergänzt in Wien (WS 13)
• ergänzt in Düsseldorf (SS 14)
• neu strukturiert und stark erweitert in Bremen (WS 14)
• ergänzt in Siegen (WS 17)

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

Hilfe, wir haben die ZaPF

Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut oder sogar exzellent wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

Don't panic, start zapf

Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:

• Schritt für Schritt Anleitung Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
• Die Unterbringung Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
• Die Finanzierung Wie finanziert man das alles?
• Das formelle Programm Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
• Die Verpflegung Wie verpflegt man die Teilnehmika?
• Die Helfer Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
• Alles wird gut! Tief durchatmen, lächeln und winken!

Räumlichkeiten

Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:

• Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
• Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
• Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
— Orga-Team Karlsruhe

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Die benötigten oder empfehlenswerten Räume, deren Anforderungen und auch Ausstattungsmerkmale findet ihr im Artikel ZaPF Räume

Finanzierung

Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesponsert bekommen könnt.

Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen! Genauere Informationen findet ihr im Artikel ZaPF Finanzierung

offizielles Programm

Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen. Denn so toll das Programm ist, ohne Teilnehmer macht es keinen Sinn.

Eine genaue Beschreibung mit Tipps und Tricks findet ihr im Artikel ZaPF Programm

inoffizielles Programm

Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Auf dieser Seite ZaPF Rahmenprogramm sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

Verpflegung

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt. Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel ZaPF Verpflegung zusammengetragen.

Helfer

Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

Helfersuche

• Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
• Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
• Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr

ausgefüllt wieder einsammeln könnt.

• Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
• Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
• Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
• Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
— Orga-Team Karlsruhe

Aufgabenverteilung

Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
— Orga-Team Karlsruhe

Sonstiges zum Umgang mit den Helfern

• Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
• Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
• Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
• Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
• Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
• Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
• Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
• Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
• Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
• Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
• Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
• Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
• Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
• Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
• Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
• Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
• Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
• Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

Orga-Doku

Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf

Alles wird gut!

Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut!
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

Wo findet ihr weitere Infos?

Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im AK Orga & Finanzierung oder in Karlsruhe (WS 12) im AK Zapf-Finanzierung geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen

Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:

• SS 14 in Düsseldorf
• WS 16 in Dresden
• SS 17 in Berlin

HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen

Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:

• HowTo KoMa

Unbearbeitetes/Uneingepflegtes

Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

Stadführung

• Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).

Party

• Die Party ist wichtig!
• Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
• Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
• Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:

• Blümchen – Boomerang
• Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
• Ralph – Ente Ente Ente
• Scooter – Hyper Hyper
• The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen: Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:

• Das Steigerlied
• Männer mit Bärten (Düsseldorf)
• Sailor Moon Intro
• Was wollen wir Trinken
• Backstreet Boys (fast alles)
• Basshunter – Tetris
• Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
• Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
• Herbert Grönemeyer – Bochum
• Herbert Grönemeyer – Männer
• Kaoma – Lambada
• Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
• Mathias Reim – Medley (Bonn)
• Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
• Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
• Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
• Prinzen – Alles Nur Geklaut
• Prinzen – Medley (Bonn)
• Seed – Alles neu (Berlin)
• Seed – Dickes B
• Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
• Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
• Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
• The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
• Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
• Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

Tagungsheft

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

Website

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

Einladung

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

• Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
• Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
• Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
• Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

• Taschenlampe
• Mehrfachsteckdosen
• Netzwerkkabel

Anmeldung

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

Verkehrsmittel

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

Ausleihen

• ordentliches Ausleihprotokoll führen und
• Benutzungsgebühren vorher abmachen
• falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

Sonstiges

• Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

• getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
• Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
• Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
• IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
• in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
• Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
• nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle) alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen: Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik () Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend) Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat) Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum) Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”) Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile in der Nacht Basketball spielen... Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch (wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume? Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind... betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke) wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht (in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis) an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag... Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!! Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin... Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser... 5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena) Obst: Bananen!!! Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo) Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden. 3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt... Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

Ankunft

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen. Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden). Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

Einchecken

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

Abmeldung

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

Kommunikation und Organisation während der ZaPF

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

Nach der ZaPF

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

Aufräumen

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind - regenschirme zum ausleihen bereithalten - die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke - einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen - grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden - leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club - andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst - kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren - nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen - sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt - große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen: - haltet euch viele helfer - lagerplatz ist toll - kochen: spülen ist was tolles... - laminieren ist toll - handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch) - warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)

   Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
   Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
   Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
   Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
   Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
   Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
   Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. 

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

   3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
   Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
   Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
   Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
   Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
   Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
   Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
   Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
   Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
   Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
   Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
   Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.