Orga-Dokumentation WS16 Dresden

Dokumentation zur Organisation der Winter-ZaPF 2016 in Dresden

Allgemeines

Organisationsstruktur

Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.

• Es gab insgesamt 23 Verantwortungsbereiche
  • die Untergliederung folgte einer zeitlichen und inhaltlichen Einteilung
  • aufgrund ihrer Wichtigkeit stehen Hauptorga, Sponsoring & Akquise, Finanzer/Stellvertretender Finanzer, Controller und die Helferkoordination gesondert im Organigramm
  • dem Organigramm ist des Weiteren zu entnehmen, welche Rollen die einzelnen Bereiche spielen (Beschriftung der Pfeile)
  • eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
• eine genaue Beschreibung der einzelnen Bereich folgt weiter unten

Kommunikationkanäle

Der folgende Abschnitt wurde aus der Orgadoku aus Düsseldorf übernommen, da wir uns hier genauso verhalten haben.

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

• falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
• Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
  • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
  • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
  • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
• manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

• beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
• jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (bereich-zapf@mailbox.tu-dresden.de) zur externen Kommunikation
• Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
• allgemeine Mailadresse (info-zapf@mailbox.tu-dresden.de) wurde eingerichtet
• Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Folgende Medien wurden zur Organisation genutzt:

Aufgabenübersicht mit Trello

• es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt
• es gab ein Allgemeines-Board, auf dem, vor allem in der anfänglichen Zeit, die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche und Aufgaben möglich war
  • für große eigenständige Bereiche (z.B. Abendveranstaltung) wurden eigenständige Boards angelegt

Protokollierung mit einem Etherpad

• für die Protokollierung der Stammtische wurde ein Etherpad verwendet
• kann auch für die gemeinsame Erarbeitung von Texten genutzt werden

Austausch zu den Aufgabenbereichen mit Slack

• es wurde ein gemeinsames ZaPF-Team angelegt, im dem jeder Aufgabenbereich einen Channel bekommen hat
• des Weiteren wurde Trello in die einzelnen Channels eingebunden (einbinden von Dropbox ist auch möglich), so dass Aufgabenerstellung und Absprache an einen zentralen Ort geschehen konnte

Sitzungsprotokolle

Neben den genannten Medien fand jeden Monat ein Stammtisch statt. Mit dem näher Rücken der ZaPF wurden die Intervalle zwischen den einzelnen Stammtischen verringert. Auf diesen Stammtischen wurden die bisherigen Fortschritte präsentiert und neue Deadlines und ToDos festgelegt. Die Hintergrundgedanke war, dass jedes Orgamitglied die Möglichkeit hat, seine Ideen in alle Bereiche einfließen zu lassen. Außerdem konnte so jeder einen Blick auf den Fortschritt des gesamten Projekt haben. Neben diesen Treffen war es den einzelnen Bereichen selbst überlassen, zu ihren Bereichen Treffen stattfinden zu lassen. Die Hauptorga hat die Stammtische vorbereitet und darauf geachtet, dass Aufgaben weiterverfolgt werden und nicht liegen bleiben.

Aufgrund der Geheimhaltung werden die Protokolle erst nach/während der ZaPF hochgeladen.

Zeitlicher Organisationsablauf

Noch vor der Zeit

Aufgrund dessen, dass wir früh von unserem Glück wussten, die ZaPF auszurichten, ging die Organisation schon vor dem eigentlichen Beginn der eigentlichen Organisation los. Die Zeit wurde von der Hauptorga genutzt, die Strukturen der Organisation (siehe oben) vorzubereiten und sich erste Überlegungen zu den Verantwortlichen zu machen. Die Vorstellung und weiter Ausarbeitung dieser Strukturen wurde dann auf einer Klausurtagung vollzogen. Auf dieser wurden auch die Menschen für die Bereiche festgelegt. Auf der Klausurtagung wurde des Weiteren das Logo und der Name der ZaPF festgelegt. Dadurch entstand das, was gemeinhin als Hype bekannt ist. Folgende Dinge sind in der Zeit vor dem Sommersemester 2015 passiert:

Organisatorisches

• Aufbau der medialen und "gedanklichen" Struktur
• die Hauptorga hat sich mit allen Verantwortlichen einzeln getroffen und Vorstellungen und Langzeitziele der Bereiche abgesprochen
  • es fand eine Einweisung in die Strukturen statt
  • Zugang zu den Mailadressen und den einzelnen technischen Medien wurden verteilt

Finanziell

Als eines der wichtigen Themen schlechthin, fand frühzeitig ein Treffen zum Thema Finanzen und Sponsoring & Akquise statt. Dabei waren alle Verantwortlichen der jetzigen und der alten ZaPF (2011) eingeladen, damit ein Wissenstransfer stattfinden konnte.

• erste Aufgaben wurden verteilt:
  • erstellen eines Sponsoring-Briefs
  • Sponsoren sollten so früh wie möglich kontaktiert werden, da viele Sponsoring-Posten im Haushalt aufstocken müssen und somit vor Beschluss des Haushalts (passiert bei vielen in der zweiten Jahreshälfte nach der Winter-ZaPF) Bescheid wissen, dass wir Geld möchten
    • unsere Deadline war also Juni 2015
  • Aufbau einer Struktur, um Informationen der Sponsoren und Spender zu verwalten