ZaPF Schritt für Schritt

Eine ZaPF will geplant werden. Damit ihr mit nicht allzu viel vergesst und auch zeitlich eine Einschätzung von allen nötigen Schritten bekommt, haben alte Orga-Gremien eine Schritt für Schritt Anleitung für euch aufgeschrieben. Die genauen Punkte findet ihr weiter unten.

Schritt 1: Team zusammenstellen

Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:

• Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
• Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
• Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
• Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
• Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
• Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe Organigramm) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe Definition der Verantwortungsbereiche), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser Liste) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:

• Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
• Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
• Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
• Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
• Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
• Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
• Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

Schritt 2: Meilensteine definieren

Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:

• Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
• Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:

• Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
• Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
• Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
• Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
• Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
• Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten

Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr

• als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
• euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
• euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
• bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
• für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"

Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.