HowTo ZaPF (Alternative)

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

Hilfe, wir haben die ZaPF

Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut oder sogar exzellent wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

Don't panic, start zapf

Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:

Räumlichkeiten

Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:

  • Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
  • Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
  • Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
— Orga-Team Karlsruhe

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Die benötigten oder empfehlenswerten Räume, deren Anforderungen und auch Ausstattungsmerkmale findet ihr im Artikel ZaPF Räume

Finanzierung

Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesponsert bekommen könnt.

Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen! Genauere Informationen findet ihr im Artikel ZaPF Finanzierung

offizielles Programm

Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen. Denn so toll das Programm ist, ohne Teilnehmer macht es keinen Sinn.

Eine genaue Beschreibung mit Tipps und Tricks findet ihr im Artikel ZaPF Programm

inoffizielles Programm

Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Auf dieser Seite ZaPF Rahmenprogramm sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

Verpflegung

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt. Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel ZaPF Verpflegung zusammengetragen.

Helfer

Vor eurer ZaPF an der Heimatuni wart ihr hoffentlich schonmal auf einer ZaPF. Wie kleine Ameisen rennen ganz viele Helfer in einer "Uniform" (T-Shirts) durch die Gänge und sorgen dafür, dass alles läuft. Egal, wie groß eure Fachschaft ist, ihr werdet feststellen, dass für alle nötigen Schichten nie genug Leute bereit stehen, um alle Arbeiten zu erledigen, die ihr nicht machen wollt (könnt). Um andere Studis an eurer oder anderen Universitäten zu rekrutieren und alle Aufgaben für sie zu managen, findet ihr auf der Seite ZaPF Helfer einige wertvolle Tipps.

Medien

Auch im digitalen Zeitalter muss vieles verschriftlicht und dokumentiert werden. Auch ohne den harten Anschlag und das nervige Pingen einer Schreibmaschine ist einiges an Fleißarbeit nötig für diese Schriften. Trotzdem ist es wichtig sie sorgsam zu verfassen, damit nicht alle Teinehmika verwirrt sind und ihr euch mit tausend Rückfragen beschäftigen müsst. Aktuelle Kanäle findet ihr im Artikel ZaPF Printed.

Ablauf

Wenn ihr am Ende die ganze Tagung organisiert und perfekt durchgeplant habt, könnt ihr mit den hier gesammelten Tipps zum Ablauf des langen Wochenendes selbst den Plan anpassen und optimieren. Im Artikel ZaPF Ablauf findest du Infos zum Aufbau, Verlauf und auch zum Abbau.

Alles wird gut!

Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut!
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

Wo findet ihr weitere Infos?

Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im AK Orga & Finanzierung oder in Karlsruhe (WS 12) im AK Zapf-Finanzierung geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen

Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:

HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen

Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:

Unbearbeitetes/Uneingepflegtes

Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!



Verkehrsmittel

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

Ausleihen

  • ordentliches Ausleihprotokoll führen und
  • Benutzungsgebühren vorher abmachen
  • falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

Sonstiges

  • Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen


  • getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
  • Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
  • Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
  • IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
  • in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
  • Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
  • nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle) alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen: Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik () Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend) Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat) Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum) Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”) Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile in der Nacht Basketball spielen... Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch (wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume? Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind... betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke) wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)


Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht (in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis) an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)


(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag... Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!! Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin... Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser... 5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena) Obst: Bananen!!! Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo) Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden. 3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt... Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten