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| * [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken! | | * [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken! |
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| ==Die Unterbringung== | | ==Räumlichkeiten== |
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| Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume: | | Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume: |
| * Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird. | | * Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird. |
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| Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an: | | Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Die benötigten oder empfehlenswerten Räume, deren Anforderungen und auch Ausstattungsmerkmale findet ihr im Artikel [[ZaPF Räume]] |
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| ===Übernachtung===
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| Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.
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| „Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
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| <tt><i>— Orga-Team Dresden</i></tt>
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| Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
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| * Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
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| * Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
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| * Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
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| * Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
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| * Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
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| * Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
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| * Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
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| * Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!
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| ===Gepäckraum===
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| Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
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| * trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
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| * optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
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| * dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.
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| ===Plenen===
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| Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
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| * In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
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| * Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
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| * Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
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| * Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
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| * (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.
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| ===Tagungsbüro===
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| Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
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| * relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
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| * 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
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| * eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
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| * über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
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| * eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.
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| ===Arbeitsräume===
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| Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.
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| ===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
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| Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.
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| ===Küche und Lagerräume===
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| Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".
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| ===Sanitäre Einrichtung===
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| Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
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| * die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
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| * regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
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| * ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!
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| ===Party===
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| Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.
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| ==Die Finanzierung== | | ==Die Finanzierung== |
