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| <b><font color="#f00">26.11., 16.57 Uhr<br> | | <div style="width:65%; border: 4px solid #F55; padding: 3px 8px 1px 8px; margin: 5px auto 5px auto; font-size: medium; text-align: center;"> |
| Der Artikel ist gerade in Bearbeitung und noch komplett chaotisch! Schaut morgen nochmal rein!</font></b>
| | Dieser Artikel ist potentiell veraltet. Die aktuelle Dokumentation der ZaPF-Orga ist das '''[[Orgakompendium]]''', zu finden unter [https://orgakompendium.zapf.in/ orgakompendium.zapf.in] (ZaPF-Auth benötigt). |
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| <b><i><font color="#f00"><u>Achtung:</u></font> Dies ist eine alternative Version des Wiki-Artikels [[HowTo_ZaPF|HowTo ZaPF]] und wurde noch nicht von anderen ZaPFika als dem Autor ([[Benutzer:Rob|Rob aus Düsseldorf]]) selbst abgesegnet! Ziel war es, den etwas unübersichtlichen Artikel, der aus vielen Teilen zu verschiedenen Zeiten zusammengeschustert wurde, sinnvoll neu zu strukturieren, übersichtlicher zu gestalten, sprachlich aufzupolieren, aber dabei den Inhalt nicht zu kürzen. Wenn diese Version mehrheitliche Zustimmung findet, kann sie gerne übernommen werden, sonst verschwindet sie einfach wieder in der Versenkung und das alte HowTo ZaPF bleibt bestehen.</i></b>
| | Melde dich gern bei den dort angegebenen Autorika, wenn du Fragen hast oder mitschreiben möchtest! |
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| Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?<br> | | |
| | <i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br> |
| Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde | | Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde |
| * erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]] | | * erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]] |
| * überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]] | | * überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]] |
| * überarbeitet nach [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]] | | * ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]] |
| * verallgemeinert und neu strukturiert nach [[WiSe13|Wien (WS 13)]] | | * ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]] |
| * überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]] | | * ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]] |
| und soll euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es optimalerweise machen <i>könnte</i>. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern führen. | | * neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]] |
| | * ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]] |
| | * neu strukturiert in [[WiSe18|Würzburg (WS 18)]] |
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| ==Hilfe, wir haben die ZaPF==
| | und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen <i>könnte</i>, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen. |
| Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
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| ===Schritt 1: Team zusammenstellen=== | | == Hilfe, wir haben die ZaPF == |
| Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
| | Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut oder sogar exzellent wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen. |
| * Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
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| * Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
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| * Sponsoring und Akquise (Jemand der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und gut verkaufen kann)
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| * Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
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| * Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
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| Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
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| * Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere Helfer suchen.
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| * Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
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| * Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
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| * Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A & O!
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| * Es macht Sinn, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
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| * Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
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| * Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit) nicht die ganzen Infos verloren gehen.
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| ===Schritt 2: Meilensteine definieren===
| | '''Don't panic, start zapf''' |
| Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
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| * Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
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| * Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.
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| Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was in eurer Planung erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
| | Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert: |
| * Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? | | * [[ZaPF Schritt für Schritt|Schritt für Schritt Anleitung]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten? |
| * Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten. | | * [[ZaPF Räume|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden? |
| * Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person genehmigen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! | | * [[ZaPF Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles? |
| * Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an. | | * [[ZaPF Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten? |
| * Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. | | * [[ZaPF Rahmenprogramm|Das informelle Programm]] Worauf sollte man bei Kneipentour und anderem Abendprogramm achten? |
| * Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). | | * [[ZaPF Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie kriegt man die Teilnehmika satt und zufrieden? |
| | * [[ZaPF Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten? |
| | * [[ZaPF Organisation Nachhaltigkeit|Nachhaltigkeit]] Wie lässt sich eine ZaPF nachhaltiger gestalten? |
| | * [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken! |
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| ===Schritt 3: Qualitätssicherung===
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| Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt solltet ihr
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| * als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
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| * euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
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| * euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
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| * bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
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| * für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
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| <br><br>
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| Soviel solltet ihr zum allgemeinen Ablauf wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.
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| ==Die Unterbringung== | | |
| | == Räumlichkeiten == |
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| Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume: | | Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume: |
| * Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird. | | * Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird. |
| * Seminarräume sind nicht immer zu haben. | | * Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben. |
| * Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! | | * Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! |
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| Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an: | | Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Die benötigten oder empfehlenswerten Räume, deren Anforderungen und auch Ausstattungsmerkmale findet ihr im Artikel [[ZaPF Räume]] |
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| ===Übernachtung=== | | == Finanzierung == |
| Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in irgendwelchen Gemeinschaftsräumen, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge der Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.
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| | Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesponsert bekommen könnt. |
| „Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
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| <br> | | Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b> |
| <tt><i>— Orga-Team Dresden</i></tt> | | Genauere Informationen findet ihr im Artikel [[ZaPF Finanzierung]] |
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| Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
| | == offizielles Programm == |
| * Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
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| * Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
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| * Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
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| * Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
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| * Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
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| * Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
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| * Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
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| * Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
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| * Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
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| * Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
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| * Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!
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| ===Gepäckraum===
| | Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen. Denn so toll das Programm ist, ohne Teilnehmer macht es keinen Sinn. |
| Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
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| * trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
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| * optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
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| * dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.
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| ===Plenen===
| | Eine genaue Beschreibung mit Tipps und Tricks findet ihr im Artikel [[ZaPF Programm]] |
| Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
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| * In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
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| * Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
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| * Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
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| * Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
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| * (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.
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| ===Tagungsbüro=== | | == inoffizielles Programm == |
| Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
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| * relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
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| * 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
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| * eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
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| * über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
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| * eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.
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| ===Arbeitsräume===
| | Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Auf dieser Seite [[ZaPF Rahmenprogramm]] sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden. |
| Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.
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| ===Speisesaal/Aufenthaltsraum=== | | == Verpflegung == |
| Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.
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| ===Küche und Lagerräume===
| | ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt. |
| Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".
| | Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel [[ZaPF Verpflegung]] zusammengetragen. |
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| ===Sanitäre Einrichtung=== | | == Helfer == |
| Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
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| * die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
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| * regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
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| * ausreichend (möglichst kuscheliges) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!
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| ===Party===
| | Vor eurer ZaPF an der Heimatuni wart ihr hoffentlich schonmal auf einer ZaPF. Wie kleine Ameisen rennen ganz viele Helfer in einer "Uniform" (T-Shirts) durch die Gänge und sorgen dafür, dass alles läuft. Egal, wie groß eure Fachschaft ist, ihr werdet feststellen, dass für alle nötigen Schichten nie genug Leute bereit stehen, um alle Arbeiten zu erledigen, die ihr nicht machen wollt (könnt). |
| | Um andere Studis an eurer oder anderen Universitäten zu rekrutieren und alle Aufgaben für sie zu managen, findet ihr auf der Seite [[ZaPF Helfer]] einige wertvolle Tipps. |
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| | == Medien == |
| | Auch im digitalen Zeitalter muss vieles verschriftlicht und dokumentiert werden. Auch ohne den harten Anschlag und das nervige Pingen einer Schreibmaschine ist einiges an Fleißarbeit nötig für diese Schriften. Trotzdem ist es wichtig sie sorgsam zu verfassen, damit nicht alle Teinehmika verwirrt sind und ihr euch mit tausend Rückfragen beschäftigen müsst. |
| | Aktuelle Kanäle findet ihr im Artikel [[ZaPF Printed]]. |
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| ==Die Finanzierung== | | == Ablauf == |
| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
| | Wenn ihr am Ende die ganze Tagung organisiert und perfekt durchgeplant habt, könnt ihr mit den hier gesammelten Tipps zum Ablauf des langen Wochenendes selbst den Plan anpassen und optimieren. Im Artikel [[ZaPF Ablauf]] findest du Infos zum Aufbau, Verlauf und auch zum Abbau. |
| <font color="#F5DA81">
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| === Gelder ===
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| „Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
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| <tt><i>— Orga-Team <b><font color="#f00">???</font></b></i></tt>
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| </blockquote>
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| Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe ([[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung]]). Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.
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| Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).
| | == Nachhaltigkeit == |
| | Dies ist eine Ideensammlung zur Nachhaltigkeit auf der ZaPF [[ZaPF Organisation Nachhaltigkeit|Nachhaltigkeit]]. Gerne ergänzen! |
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| Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.
| | == Alles wird gut! == |
| | Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br> |
| | Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen. |
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| Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.
| | == Wo findet ihr weitere Infos? == |
| | Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet. |
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| Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!
| | ===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen=== |
| | Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt: |
| | * [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]] |
| | * [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]] |
| | * [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]] |
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| ===Sponsoren=== | | ===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen=== |
| | Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet: |
| | * [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa] |
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| Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail) vom Jenaer Orga-Team:
| | ==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes== |
| | <b><font color="#FF0000">Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!</font></b> |
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| <blockquote>
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| „Sehr geehrte Damen und Herren,
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| wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.
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| Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
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| Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
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| Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.
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| Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir
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| mit freundlichen Grüßen
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| XY“
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| </blockquote>
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| Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf]]
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| === Spenden ===
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| „Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
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| Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
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| <tt><i>— Orga-Team Dresden</i></tt>
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| ===ASten & Uni===
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| ===BMBF===
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| ===Verein===
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| ==Die Verpflegung==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| ===Technik und Ausrüstung (Küche, Spulstraße, etc)===
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| ===Auswahl an Speisen und Getränken===
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| ===Mengenplanung===
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| ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
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| Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
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| Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.
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| Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.
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| Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg
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| Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.
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| Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
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| Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!
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| Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
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| Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.
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| Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
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| Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
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| Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.
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| Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.
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| Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.
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| Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.
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| Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.
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| Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
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| Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!
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| Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
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| Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
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| Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
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| Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.
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| Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.
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| Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
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| ==Die Helfer==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| Wie eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF allein kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführungist, selbst mit einem Orga-Team von 5 Leuten, in der Regel nicht ohne wietere Helfer möglich. Desshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.
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| ===Helfersuche===
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| ===Aufgabenverteilung===
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| Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.
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| „Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
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| <tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt>
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| </blockquote>
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| Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).
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| * Externe Leute für die Exkursionen finden
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| * Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
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| * Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
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| * Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
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| * Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
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| * Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
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| * Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
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| * den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
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| * den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
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| * Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
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| * reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
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| * Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
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| * genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
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| * Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
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| * jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
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| * jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
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| * jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert
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| <blockquote>
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| „In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
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| <br>
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| <tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt>
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| </blockquote>
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| Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
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| ==Das Programm==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| === Exkursionen ===
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| Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.
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| Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.
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| Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.
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| Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.
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| === Kneipentour ===
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| Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.
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| Rechtzeitig losgehen.
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| Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.
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| Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.
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| ===Abendprogramm===
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| === Fachvortrag ===
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| Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.
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| ===Stadführung===
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| * Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
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| === Party ===
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| * Die Party ist wichtig!
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| * Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
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| * Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
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| * Habt euren DJ in der Hand!
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| * Hyper Hyper
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| * Insel mit zwei Bergen
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| * Ente Ente Ente
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| * Ich und mein Pony
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| ==Die Kommunuikationsmedien==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| === Tagungsheft ===
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| Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.
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| === Website ===
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| Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.
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| === Einladung ===
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| Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.
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| * Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
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| * Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
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| * Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
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| * Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.
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| Packliste:
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| Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:
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| * Taschenlampe
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| * Mehrfachsteckdosen
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| * Netzwerkkabel
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| === Anmeldung ===
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| Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.
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| Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.
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| ===Parkplätze===
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| ==Sonstige Bereiche==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| === Verkehrsmittel === | | === Verkehrsmittel === |
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| Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft. | | Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft. |
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| === Ausleihen === | | === Ausleihen === |
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| * falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
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| * ordentliches Ausleihprotokoll führen und | | * ordentliches Ausleihprotokoll führen und |
| * Benutzungsgebühren vorher abmachen | | * Benutzungsgebühren vorher abmachen |
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| === Sonstiges === | | === Sonstiges === |
| * Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer | | |
| | * Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen |
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| * getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken) | | * getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken) |
| * Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher | | * Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher |
| Zeile 397: |
Zeile 136: |
| * nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern | | * nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern |
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| | Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal |
| | Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key |
| | Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa |
| | Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen |
| | erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle) |
| | alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen |
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| ==Während der ZaPF==
| | Plenen: |
| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
| | Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik () |
| | | Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend) |
| === Ankunft ===
| | Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen |
| | | Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. |
| Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
| | Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat) |
| | | Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom. |
| Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
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| Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.
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| === Einchecken ===
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| Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.
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| Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.
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| === Abmeldung ===
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| Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.
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| Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.
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| Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.
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| === Plenen ===
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| Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
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| Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
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| Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.
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| In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.
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| Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.
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| === Arbeitskreisverteilung ===
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| AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.
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| === Arbeitskreise ===
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| Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
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| === Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===
| | AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum) |
| | Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”) |
| | Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE |
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| Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.
| | Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen |
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| Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.
| | Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile |
| | in der Nacht Basketball spielen... |
| | Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch |
| | (wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben |
| | in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können |
| | Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume? |
| | Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen |
| | böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind... |
| | betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden |
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| ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App
| | Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke) |
| | wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) |
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| Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.
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| Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.
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| | Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig |
| | Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht |
| | (in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis) |
| | an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum |
| | Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen! |
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| | Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen |
| | Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht |
| | Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung) |
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| ==Nach der ZaPF==
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| <b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
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| Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.
| | (Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag... |
| | Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!! |
| | Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin... |
| | Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser... |
| | 5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena) |
| | Obst: Bananen!!! |
| | Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen |
| | und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo) |
| | Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden. |
| | 3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt... |
| | Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten |
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| === Aufräumen ===
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| Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.
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| In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.
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| Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.
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| Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.
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| Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.
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| === Protokolle und Resolutiuonen ===
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| === Tagungsreader ===
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| ===Orga-Doku===
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| Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf
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| </font>
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| ==Wo findet ihr weitere Infos?==
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| Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.
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| ===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
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| Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
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| * [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
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| ===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
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| Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
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| * [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]
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| [[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]] | | [[Kategorie:HowTo]] |
Dieser Artikel ist potentiell veraltet. Die aktuelle Dokumentation der ZaPF-Orga ist das Orgakompendium, zu finden unter orgakompendium.zapf.in (ZaPF-Auth benötigt).
Melde dich gern bei den dort angegebenen Autorika, wenn du Fragen hast oder mitschreiben möchtest!
Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.
Hilfe, wir haben die ZaPF
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut oder sogar exzellent wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
Don't panic, start zapf
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
Räumlichkeiten
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
- Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
- Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
- Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
— Orga-Team Karlsruhe
Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Die benötigten oder empfehlenswerten Räume, deren Anforderungen und auch Ausstattungsmerkmale findet ihr im Artikel ZaPF Räume
Finanzierung
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesponsert bekommen könnt.
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!
Genauere Informationen findet ihr im Artikel ZaPF Finanzierung
offizielles Programm
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen. Denn so toll das Programm ist, ohne Teilnehmer macht es keinen Sinn.
Eine genaue Beschreibung mit Tipps und Tricks findet ihr im Artikel ZaPF Programm
inoffizielles Programm
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Auf dieser Seite ZaPF Rahmenprogramm sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.
Verpflegung
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.
Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel ZaPF Verpflegung zusammengetragen.
Helfer
Vor eurer ZaPF an der Heimatuni wart ihr hoffentlich schonmal auf einer ZaPF. Wie kleine Ameisen rennen ganz viele Helfer in einer "Uniform" (T-Shirts) durch die Gänge und sorgen dafür, dass alles läuft. Egal, wie groß eure Fachschaft ist, ihr werdet feststellen, dass für alle nötigen Schichten nie genug Leute bereit stehen, um alle Arbeiten zu erledigen, die ihr nicht machen wollt (könnt).
Um andere Studis an eurer oder anderen Universitäten zu rekrutieren und alle Aufgaben für sie zu managen, findet ihr auf der Seite ZaPF Helfer einige wertvolle Tipps.
Medien
Auch im digitalen Zeitalter muss vieles verschriftlicht und dokumentiert werden. Auch ohne den harten Anschlag und das nervige Pingen einer Schreibmaschine ist einiges an Fleißarbeit nötig für diese Schriften. Trotzdem ist es wichtig sie sorgsam zu verfassen, damit nicht alle Teinehmika verwirrt sind und ihr euch mit tausend Rückfragen beschäftigen müsst.
Aktuelle Kanäle findet ihr im Artikel ZaPF Printed.
Ablauf
Wenn ihr am Ende die ganze Tagung organisiert und perfekt durchgeplant habt, könnt ihr mit den hier gesammelten Tipps zum Ablauf des langen Wochenendes selbst den Plan anpassen und optimieren. Im Artikel ZaPF Ablauf findest du Infos zum Aufbau, Verlauf und auch zum Abbau.
Nachhaltigkeit
Dies ist eine Ideensammlung zur Nachhaltigkeit auf der ZaPF Nachhaltigkeit. Gerne ergänzen!
Alles wird gut!
Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut!
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.
Wo findet ihr weitere Infos?
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im AK Orga & Finanzierung oder in Karlsruhe (WS 12) im AK Zapf-Finanzierung geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.
Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
Unbearbeitetes/Uneingepflegtes
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!
Verkehrsmittel
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.
Ausleihen
- ordentliches Ausleihprotokoll führen und
- Benutzungsgebühren vorher abmachen
- falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)
Sonstiges
- Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
- getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
- Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
- Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
- IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
- in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
- Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
- nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern
Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen
Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.
AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE
Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen
Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)
Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!
Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)
(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten
