SoSe24 AK Orga Kompendium

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Alumnus), Daniela (Alumnus), Max (Alumnus), Jörg (Siegen), Tobi(D)

Einleitung und Ziel des AK
Das Orga-Kompendium hat zum Ziel, potentiellen Organisatorika von ZaPFen eine Handreichung zu geben, wie so eine ZaPF organisiert wird. Auch bereits organisierende ZaPF-Orgas können hier Inforamtionen finden. Das Orga-Kompendium wurde im Frühjahr 2023 begonnen und wird seit dem von einer kleinen Gruppe von Freiwilligen befüllt (siehe AK-Verantwortliche).

Den aktuellen Stand des Orga-Kompendiums findet man unter orgakompendium.zapf.in

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Nein, aber es wurde im letzten AK Orga-Austausch darüber gesprochen.

Wer ist die Zielgruppe?
ZaPFika, die am Orga-Kompendium mitarbeiten möchten.
ZaPFika, die gerade Orga sind oder werden wollen.
ZaPFika, die an einer guten Dokumentation interessiert oder einfach neugierig sind.

Wie läuft der AK ab?

• Wir schauen an, was da ist.
• Wir schauen, was noch geschrieben werden muss.
• Eventuell Bedarfsanpassung.
• Feedback von aktuell Nutzenden klingt nach einer klugen Sache.

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Laptop ist sicher hilfreich, geht aber auch ohne.

Materialien und weitere Informationen
Auf die Webseite schauen. Achtung, ZaPF-Auth notwendig. orgakompendium.zapf.in

SoSe24 AK Orga Kompendium

Protokoll vom 20.05.2024

Beginn

08:00 Uhr

Ende

09:40 Uhr

Redeleitung

Andreas Drotloff (Alumni), Jörg (Siegen)

Protokoll

Christian Stoß (Mainz)

Anwesende Fachschaften

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Universität Hamburg,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Universität Siegen,

Universitas Saccos Veteres,

Universität der Sturmmöven Mövster (viele Kieler Möven)

Protokoll

Das Orga-Komperndium ist dafür da, geballtes Wissen der Orgas zum Ausrichten einer ZaPF an einem Ort zu sammeln.

Erst einmal wird die Liste der offenen ToDos im Kompendium überarbeitet. Anschliueßend wird geschaut, ob sich Leute finden, noch etwas zu schreiben. Auch Verbesserungen für Lesende wird noch diskutiert (sowohl wenn es Orga Leute als auch Neuinteressierte es lesen).

ToDo: Stand aus Berlin online synchronisieren

Prio 0

• Wiki-Seite zum Orega-Kompendium erstellen!!! inkl als fortlaufendes Projekt
  • alte HowTo Orga mal mit Disclaimer versehen, dass das Kompendium das eigentliche aktuelle Dokument ist

Prio 1

• Essen -> Rezeptesammlung und Menge für ewiges Frühstück (Mit EINHEITEN!!!!!) [Prio 1]
• Helfika [Prio 1]
  • Wie kann ich Helfika anwerben? -> Düsseldorf
  • Wie kann ich Helfika mit dem Engelsystem verwalten? (Wer hat noch Erfahrung?)
• Einchecken [Prio 1]
  • Tagungstaschen
  • Tagungsausweise
  • Listen
  • Organisation
• Abmeldung [Prio 1]
  • Teilnahmebestätitgung
  • Getränke bezahlen
  • Stimmkarten
• Vertrauenspersonen/Awareness/Code of Conduct [Prio 1] -> (mit Awareness ZaPFika)
• ZaPF-Evaluation [Prio 1] -> (Katrin, Theresa)
• Aktualisierung Finanzen [Prio 1] -> (Finanzvorstände bitte für Neulinge schreiben)
  • Finanzen und Rechtliches muss in Unterpunkte aufgeteilt und strukturiert werden
  • Viel zu BMBF und Sponsoring machen

Prio 2

• Anmeldung [Prio 1]
  • Was kann sie alles?
  • Wie bekommt man sie?
  • Wie wird sie kommuniziert?
  • Anmeldung für die ZaPF und Anmeldung auf der ZaPF (bzw. Einchecken)
• Ausrüstung (Zeug) [Prio 2]
  • Ausleihen vs. Kaufen
  • "Wandermaterial" u.a. vom ZaPF e.V.
  • Inventarisierung (Lennart)
• Gleichstellungsthemen [Prio 2]
• Nachhaltigkeit [Prio 2]
  • Hülle für Tagungsausweis (in Packliste schreiben) z.B. 85x55 mm
  • Tasse, falls ihr in der Anmeldung angegeben habt, keine bekommen zu wollen
  • Platz für Tagungsmaterial (Tagungsheft, etc.), falls ihr angegeben habt, keinen Tagungsbeutel bekommen zu wollen
• Logistik [Prio 2]
  • Einkaufen
  • Shuttles

Prio 3

• Tagungsheft [Prio 3]

Prio 4

• Tagungsprogramm -> Referierende [Prio ?]
• IT (eventuell gar kein eigenes Kapitel, sondern verteilt oder nur kurz, Gitlab.zapf.in Checkliste nicht vergessen), wenn schon woanders geschrieben reicht auch eine kurze Beschreibung mit Querverweis [Prio 3]
  • Website
  • Orgamailadresse
  • Wolke
  • Plenumstechnik
  • Technik
  • Engelsystem -> (Hamburg, sind auch die Letzten)
  • Mailinglisten (Resos, Tagungsbüro, Vertrauenspersonen, Teilnehmika)
• Rahmenprogramm [Prio 3] -> aktualisieren mit Infos von Sonja (Kiel)
• Plenums-Orga [Prio 3] --> überarbeiten
• Reader [Prio 4]
  • Nach der ZaPF
• An- und Abreise [Prio 4]
• Tagungsbüro (Aufgaben während der ZaPF) [Prio 4]
• Merch [Prio 4]
  • TShirts
  • Tassen
  • anderes
• Orga-Spaß [Prio 4]
  • ZaPF Hype & Werbevideos
  • Orga-Teambuildung
• Aufräumen [Prio 4]
  • Fundsachen
  • Nach der ZaPF
• Evaluation der ZaPF [Prio 4]
  • Nach der ZaPF
• Dokumentation [Prio 4]
  • Nach der ZaPF
• Alles wird gut!! [Prio 4]

Aktualisierung:

• Finanzen und Recht (vor allem auch strukturieren, Unterpunkte, BMBF und Sponsoring)
• Helfika
• Redaktionelles
• Querverweise!

(allgemeine Akklamation von Seiten der Möven)

Man kann auch nochmal in der Orga Gruppe fragen, ob da jemand das Kompendium überarbeitet werden kann.

Möven pflanzen sich gerade fort

Das Kompendium muss auch regelmäßig aktualisiert werden. Vielleicht sollte auch Kompendium und Orga-Austausch AK zusammengeführt werden.

Zusammenfassung/Ausblick

Es gibt noch viel zu tun. Wir haben einen schönen Überblick, was im Orga-Kompendium noch getan werden muss. Und wir können uns von Möven anpöbeln lassen. Da es im Orga Austausch AK immer ähnliche Fragen gibt, könnte man Orga Kompendium und Orga Austausch AK möglichst zusammen führen. Möven haben ganz viel Spaß. Anmerkung der Möven: [ganz laut] Möv möv möv!