SoSe24 AK Orga Kompendium

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Alumnus), Daniela (Alumnus), Max (Alumnus), Jörg (Siegen), Tobi(D)

Einleitung und Ziel des AK
Das Orga-Kompendium hat zum Ziel, potentiellen Organisatorika von ZaPFen eine Handreichung zu geben, wie so eine ZaPF organisiert wird. Auch bereits organisierende ZaPF-Orgas können hier Inforamtionen finden. Das Orga-Kompendium wurde im Frühjahr 2023 begonnen und wird seit dem von einer kleinen Gruppe von Freiwilligen befüllt (siehe AK-Verantwortliche).

Den aktuellen Stand des Orga-Kompendiums findet man unter orgakompendium.zapf.in

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Nein, aber es wurde im letzten AK Orga-Austausch darüber gesprochen.

Wer ist die Zielgruppe?
ZaPFika, die am Orga-Kompendium mitarbeiten möchten.
ZaPFika, die gerade Orga sind oder werden wollen.
ZaPFika, die an einer guten Dokumentation interessiert oder einfach neugierig sind.

Wie läuft der AK ab?

• Wir schauen an, was da ist.
• Wir schauen, was noch geschrieben werden muss.
• Eventuell Bedarfsanpassung.
• Feedback von aktuell Nutzenden klingt nach einer klugen Sache.

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Laptop ist sicher hilfreich, geht aber auch ohne.

Materialien und weitere Informationen
Auf die Webseite schauen. Achtung, ZaPF-Auth notwendig. orgakompendium.zapf.in

SoSe24 AK Orga Kompendium

Protokoll vom 20.05.2024

Beginn

08:00 Uhr

Ende

09:40 Uhr

Redeleitung

Andy (Alumni), Jörg (Siegen)

Protokoll

Christian Stoß (Mainz)

Anwesende Fachschaften

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Universität Hamburg,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Universität Siegen,

Universitas Saccos Veteres,

Universität der Sturmmöven Mövster (viele Kieler Möven)

Protokoll

Das Orga-Kompendium ist dafür da, geballtes Wissen der Orgas zum Ausrichten einer ZaPF an einem Ort zu sammeln.

Erst einmal wird die Liste der offenen ToDos im Kompendium überarbeitet. Anschliueßend wird geschaut, ob sich Leute finden, noch etwas zu schreiben. Auch Verbesserungen für Lesende werden noch diskutiert (sowohl wenn es Orga-Leute als auch Neuinteressierte es lesen).

ToDo: Stand aus Berlin online synchronisieren

Prio 0

• Wiki-Seite zum Orga-Kompendium erstellen!!! Und als fortlaufendes Projekt eintragen.
• Alte HowTo Orga mal mit Disclaimer versehen, dass das Kompendium das eigentliche aktuelle Dokument ist

Prio 1

• Essen -> Rezeptesammlung und Menge für ewiges Frühstück (Mit EINHEITEN!!!!!) [Prio 1]
• Helfika [Prio 1]
  • Wie kann ich Helfika anwerben? -> Düsseldorf
  • Wie kann ich Helfika mit dem Engelsystem verwalten? (Wer hat noch Erfahrung? -> Giulia fragt bei Hamburger Helfika-Orga nach)
  • andere Möglichkeiten, Helfika digital zu verwalten
• Einchecken [Prio 1]
  • Tagungstaschen
  • Tagungsausweise
  • Listen
  • Organisation
• Abmeldung [Prio 1]
  • Teilnahmebestätitgung
  • Getränke bezahlen
  • Stimmkarten
• Vertrauenspersonen/Awareness/Code of Conduct [Prio 1] -> (mit Awareness ZaPFika)
• ZaPF-Evaluation [Prio 1] -> (Katrin, Teresa)
• Aktualisierung Finanzen [Prio 1] -> (Finanzvorstände haben Punkte identifiziert, die veraltet sind)
  • Finanzen und Rechtliches muss in Unterpunkte aufgeteilt und strukturiert werden
  • Kommunikation/Zusammenarbeit mit dem BMBF und Sponsoring ausweiten

Prio 2

• Anmeldung (online) [Prio 1]
  • Was kann sie alles?
  • Wie bekommt man sie?
  • Wie wird sie kommuniziert?
• Ausrüstung (Zeug) [Prio 2]
  • Ausleihen vs. Kaufen
  • "Wandermaterial" u.a. vom ZaPF e.V.
  • Inventarisierung (Lennart als Inventar-Vorstand mit einbeziehen)
• Gleichstellungsthemen [Prio 2]
• Nachhaltigkeit [Prio 2]
  • Hülle für Tagungsausweis (in Packliste schreiben) z.B. 85x55 mm
  • Tasse, falls ihr in der Anmeldung angegeben habt, keine bekommen zu wollen
  • Platz für Tagungsmaterial (Tagungsheft, etc.), falls ihr angegeben habt, keinen Tagungsbeutel bekommen zu wollen
• Logistik [Prio 2]
  • Einkaufen
  • Shuttles

Prio 3

• Tagungsheft [Prio 3]
• Tagungsprogramm -> Referierende [Prio 3]
• IT: Wir wollen das aktuelle Konzept der Seite beibehalten und eine Übersicht über nötige/mögliche IT geben, mit Querverweisen auf andere Artikel wenn es dort ausführlich mehr Sinn ergibt [Prio 3]
  • Website
  • Orgamailadresse
  • Wolke
  • Plenumstechnik
  • Technik
  • Engelsystem -> (Hamburg, sind auch die Letzten)
  • Mailinglisten (Resos, Tagungsbüro, Vertrauenspersonen, Teilnehmika)
• Rahmenprogramm [Prio 3] -> aktualisieren mit Infos von Sonja (Kiel)
• Plenums-Orga [Prio 3] --> überarbeiten
• Reader [Prio 3]
  • Nach der ZaPF
• An- und Abreise [Prio 3]
• Tagungsbüro (Aufgaben während der ZaPF) [Prio 3]
• Merch [Prio 3]
  • TShirts
  • Tassen
  • anderes
• Orga-Spaß [Prio 3]
  • ZaPF Hype & Werbevideos
  • Orga-Teambuildung
• Aufräumen [Prio 3]
  • Fundsachen
  • Nach der ZaPF
• Evaluation der ZaPF [Prio 3]
  • Nach der ZaPF
• Dokumentation [Prio 3]
  • Nach der ZaPF
• Alles wird gut!! [Prio 3]

Weiteres Vorgehen

Für einzelne Artikel müssen wir auf Menschen außerhalb der Kuratorika-Gruppe zugehen (s.o.). Ansonsten wollen wir eine aufgeräumte Version der Themenliste in die Orga-Vernetzungsgruppe werfen, in der Hoffnung so Autor:innen zu finden.

Eine weitere KT im Herbst wäre großartig <3

Aktualisierung:

• Finanzen und Recht (vor allem auch strukturieren, Unterpunkte, BMBF und Sponsoring)
• Helfika
• Redaktionelles
• Querverweise!

(allgemeine Akklamation von Seiten der Möwen)

Man kann auch nochmal in der Orga Gruppe fragen, ob da jemand das Kompendium überarbeitet werden kann.

Möwen pflanzen sich gerade fort.

Das Kompendium muss auch regelmäßig aktualisiert werden. Vielleicht sollte auch Kompendium und Orga-Austausch AK zusammengeführt werden.

Zusammenfassung/Ausblick

Es gibt noch viel zu tun. Wir haben einen schönen Überblick, was im Orga-Kompendium noch getan werden muss. Und wir können uns von Möven anpöbeln lassen.

Da es im Orga Austausch AK immer ähnliche Fragen gibt, könnte man Orga Kompendium und Orga Austausch AK möglichst zusammen führen.

Möwen haben ganz viel Spaß.

Anmerkung der Möwen: [ganz laut] Möv möv möv!