WiSe23 AK Orga-Austausch

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: Jakob (Alte Säcke)
  

• Ziel des AKs: Austausch von (Alt-)Orgika mit Interessierten.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein, aber ihr findet im Wiki viele ähnliche AKs.
  

• Materialien und weitere Informationen: Keine.
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Interessierte, potentielle Orgika, schon gewählte kommende Orgika, Orgika, Alt-Orgika.
  

• Wie läuft der AK ab?: Wenn niemand eine innovative Idee hat, werden wir zu bestimmten Themen erst erfahrene Orgika erzählen lassen und dann Fragen aller anderen beantworten. Das Ergebnis des AKs ist dann das Protokoll hier zum nachlesen für alle. Mögliche Themen (aus dem Vorlauf dieser ZaPF und dem Nachgang der letzten) wären:
  • Qualitätssicherung (insb. ZäPFchen-AK, AK-Protokolle).
  • Sicherheitskonzepte (die werden anscheinend immer öfters verlangt und zunehmend ausführlicher).
  • Bringt's das Mentika-System?
    

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Wenn ihr euch als Orgakon/Alt-Orgakon zählt, dann wäre Erfahrung nicht schlecht.
  

• Sonstige Vorstellung: Keine.
  

Arbeitskreis: Orga-Austausch

Protokoll vom 28.10.2022

Beginn

09:00 Uhr

Ende

10:30 Uhr

Redeleitung

Jakob Schneider (Universidad de los Saccos Veteres)

Protokoll

Jakob Pohl (Universidad de los Saccos Veteres)

Anwesende Fachschaften

Universidad de los Saccos Veteres,
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,
Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,
Heinrich Heine Universität Düsseldorf,
Humboldt-Universität zu Berlin,
Johann Wolfgang Goethe Universität Frankfurt am Main,
Johannes Gutenberg Universität Mainz,
Ludwig-Maximilians-Universität München,
Ruhr-Universität Bochum,
Technische Universität München,
Universität Hamburg,
Universität Konstanz,
Universität Siegen

Protokoll

Ursprüngliches Protokollpad: Protokollpad WiSe23_AK_Orga-Austausch

Klärung der "Fronten", wer ist Alt-Orga, wer ist aktuell planend:

• Kiel (nächste ZaPF)
• Zusammenschluss LMU/TU München (überlegt sich zu bewerben)

Jakob schlägt vor, zum Start aktuelle Themen aufzurufen, Alt-Orgas dazu erzählen zu lassen und danach zukünftige Orgas fragen stellen zu lassen.
Karola: Lieber andersrum, erst Fragen und dann Erzählungen sollten wir mal ausprobieren, ist vermutlich sinnvoller.

Fragerunde

Kiel: Probleme mit Unterkunft, sind momentan aufgesplittet in Kirchengemeindehäusern und einer Schulturnhalle. Die Turnhalle ist in der letzten Nacht nicht verfügbar, was wäre die beste Option: Durchmachen oder JHB buchen? Wäre eine Anreisestrecke von ca. 45min zumutbar?

Frankfurt: Womit fängt Mensch mit der Orga eigentlich am Besten an? Essen, Schlafen, etc? Gerne Hinweise zu Sponsoring. Nachtrag zum Sicherheitskonzept, gerade an Berlin und Düsseldorf, welche Erfahrungen, wo gab es Unterstützung, gibt es Templates?

Mainz: Gibt es Erfahrung mit Messezelten als Schlafort?

TUM/LMU: Wie ist es mit Feiertagsnutzung? Sollte man lieber ohne Feiertage planen für das Datum?

Reihenfolge der Planung

FU:

• am wichtigsten und langfristigsten: Sponsoring
• weil die gerne eine Webseite oder einen Plan sehen, ist Webseite bedingt auch ganz oben

HU:

• auch Logo ist (gerade für Webseite) sehr wichtig, habt einen Plan, welche Sponsoring-Leistungen ihr anbietet (Sponsoring-Katalog), Antwortschreiben zum Ankreuzen geben schnellere Antworten, am Jahresende ist im Zweifel etwas mehr Geld übrig
• da ihr auch einen festen Ort braucht und einen Zeitpunkt ist eure Uni anfragen definitiv auch high priority

Bochum:

• hatte auch Standard-Antwortschreiben für Sponsoring (zum Ankreuzen, wie man sponsorn will und zurückschicken), wie im Wiki-ZaPF-HowTo vorgeschlagen
• alle, die bisher gesponsert haben, sponsern mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder, sucht auch nach lokalen Firmen etc.
• Haushaltspläne werden meist im Jan/Feb festgelegt, vorher kommt oft keine definitive Antwort. Beachtet Sachsponsoring als Alternativmöglichkeit zu Geld.
• T-Shirts und Essen sind im Zweifel erst kurz vor der ZaPF konkret planbar, alles was auch früher planbar ist, sollte auch vorher angefangen werden

Vicki: Auf orgakompendium.zapf.in findet ihr sehr viele Infos.

Kiel: Spektrum der Wissenschaften hat auch meist eine Liste von möglichem Sponsoring

Jakob: Seid nicht zu vorsichtig beim Festsetzen von Preisen, nehmt mindestens so viel wie die ZaPF vor euch.

FU: Finanzvorstand vom ZaPF e.V. hat auch noch weitere Auskünfte zu bisherigen Finanzierungen

Kiel: sind gerade bei 4,5k€ durch Sponsoring, ist das genug oder wieviel wird benötigt? Brauchen wir mehr?

• kommt darauf an, ihr müsst aufpassen dass ihr nicht vom BMBF Rückforderungen bekommt, weil ihr aus deren Sicht die Förderung nicht mehr braucht
• im Zweifel zusätzliches Sponsoring als zweckgebunden deklarieren, dann ist das beim BMBF außen vor

TUM/LMU:

• müssen wir ein eigenes Konto eröffnen?
  • Konten laufen über den Verein
• Wann ist der BMBF-Antrag fällig?
  • immer im Frühjahr, für jeweils eine Winter- und eine Sommer-ZaPF zusammen (also ein halbes oder anderthalbes Jahr vor der jeweiligen Winter-ZaPF und noch ein halbes Jahr länger für die Sommer-ZaPF)

FU: Alles Sponsoring muss am Ende deklariert werden, deshalb sind Sachspenden oder zweckgebundene Spenden toll!

Jakob: Sachspende geht auch darüber, dass Sponsoring einfach dedizierte Rechnungen übernimmt.

Kiel:

• Wann sollte Mensch sich an Daniela für die Anmeldung wenden?
  • Die Anmeldung an sich braucht nicht (mehr) so viel Vorlauf, wichtiger ist die Zeit für Merch nach Anmeldeschluss mit einzukalkulieren.
• Warum hat Düsseldorf das Engelsystem nicht benutzt?
  • war auf Anhieb zu unübersichtlich, mobile Ansicht braucht offenbar auch eine Überarbeitung
  • Düsseldorf hat auch mehr auf lokale Helfika und nicht so sehr auf ZaPFika gesetzt, da gab es nicht so viel Bedarf ursprünglich.

Pendelstrecke/Schlafen

Pendeln

HU: Seit Bonn sind ZaPFika durchaus lange Pendelstrecken gewohnt, schlafen können ist wichtiger als Pendelzeit.

Bochum: Pendelzeit sollte aber immer mit eingeplant werden müssen, Programm dann entsprechend später beginnen/früher beenden.

Jakob: Lange Pendelzeiten machen eure Programmpunkte womöglich unattraktiv wenn sie an Orten stattfinden, die sonst nicht verwendet werden.

N.N.: Bis zu einer Stunde Pendelzeit wurde schon diverse Male geplant.

Zeitpunkt Schlafplanung?

Jakob: nicht zu früh aber auch nicht zu spät, Buchungszeiträume beginnen erst eine gewisse Zeit vorher aber Schlafmöglichkeiten sind auch schnell ausgebucht

Hamburg: Wer Turnhallen plant, sollte vorher abfragen ob das überhaupt erlaubt ist.

Bochum: manchmal lohnt es sich auch, bei Absagen später noch mal nachzufragen, gerade wenn die Absage lange her war, Verantwortlichkeiten ändern sich

FU:

• es gab bisher noch keine ZaPF ohne Schlafplatz aber viele ZaPFen mit unklaren Schlafplätzen bis kurz vor Ende
• Erfolgschancen steigen mit erhöhtem Zeitdruck
• zusätzliche Anfragen an Stellen an die ihr nicht gedacht hattet, könnte auch helfen, Fachbereiche geben womöglich Geld oder erlauben dann doch Übernachtung in Uni-Gebäuden
• persönliche Kontakte und persönliche Gespräche helfen auch extrem, wenn Mensch die Problematik schilder kann

Jakob:

• notwendig: Flächen und Hygiene
• je mehr Gedanken ihr euch über Unterkunft, Sanitär, Reinigung, Sicherheit/Wachschutz, Brandschutz im Vorfeld macht und ins Gespräch mitbringt, desto wahrscheinlicher ist eine Zusage

HU: Berlin 2023 hat auch alle kostenlosen Zusagen nur bekommen, weil schon ein ausgefeiltes Konzept bestand

Bochum:

• solange ihr nicht ins Gebiet Exmatrikulations-würdiges Verhalten eindringt, sind auch leichter Aktionen ohne Involvierung aller Stellen durchzubringen
• manchmal ist später entschuldigen einfacher als vorher genehmigt zu bekommen
• speziell an Kiel: fragt ab, wer vielleicht ohnehin früher abreisen möchte, dann wisst ihr, um wie viele Schlafplätze ihr euch kümmern müsst und könnt entsprechend zuteilen

Vicki: In Frankfurt mussten jeden Morgen die Seminarräume geräumt werden und ZaPFika Gepäck mitnehmen/wegräumen, das geht auch.

HU: Berlin 2017 lief genauso, manchmal ist Bett wegräumen schneller als Pendeln und im Zweifel ist überhaupt ein Schlafplatz wichtiger als ein guter Schlafplatz.

Düsseldorf: konnte verhindern, dass die Halle permanent geräumt werden muss, indem die Vollzeit-Nutzung gleich in der ersten Mail abgeklärt wurde

Messezelte als Schlafplatz

Jakob:

• Großzelte in Konstanz sind legendär, K. hatte aber auch Pech mit Kälteinbruch und Menschen sind unterkühlt aufgewacht.
• ZaPF ist nur zwei Mal im Jahr, da ist einiges auszuhalten, ZaPFika sind meist schlimmeres gewöhnt

Bochum: und selbst wenn ZaPFika es noch nicht gewöhnt sind, sie brauchen auch Gelegenheit sich an schlimmeres zu gewöhnen

N.N.:

• beheiztes Messezelt sollte ähnlichen Komfort wie eine Turnhalle bieten, erst Recht während einer Sommer-ZaPF
• nur rechtzeitig um Duschen kümmern
• Berlin 2017 hatte Duschcontainer, war nur recht wartungsintensiv und die Uni musste vorher extra einen Wasseranschluss legen -> rechtzeitig abklären
• Wenn das Schlafzelt schon von einer vorangehenden Veranstaltung als Partyzelt aufgebaut wurde, sollte man beachten, dass Menschen nicht gerne auf verklebten Böden schlafen wollen. Ggf. neuen Teppich drüber legen

Kiel: haben gesplittete Unterkünfte und würden Alkohol im Abendprogramm zulassen, einige Unterkünfte aber für nüchtern erklären

Berlin: ist natürlich in Ordnung, dabei wird nur eventuell das Unwohlsein mit alkoholisierten Menschen auf dem Abendprogramm vernachlässigt

Inventar zwischen den ZaPFen

• mittlerweile besitzt der ZaPF e.V. sehr viel Equipment (ca. eine Sprinter-Ladung ist der letzte Stand).
• Alles muss zwischen den ZaPFen zwischen den Unis transportiert werden, deshalb ist der Kontakt und rechtzeitige Absprache zwischen nachfolgenden ZaPFen wichtig.
• Lagerfläche für vor und nach der ZaPF sollte immer mit berücksichtigt werden.
• Wenn ihr für eure ZaPF etwas nicht braucht, sprecht ab, ob es von der übernächsten ZaPF schon vorzeitig übernommen werden kann.
• Nehmt Rücksicht darauf, wie gut/lange die vorangehende/folgende ZaPF Dinge lagern kann.
• Die Abrechnung von Fahrten für den Transport vom Vereins-Equipment lässt sich leichter vor als nach einer ZaPF bewerkstelligen, für eure ZaPF abholen statt bringen lassen ist sehr hilfreich.
• Eine aktuelle Inventarliste existiert zur Zeit nur in Teilen, Kiel muss vermutlich aktualisieren.
• Sprecht rechtzeitig mit dem Verein, ob bestimmte Sachen existieren, damit ihr nicht doppelt organisiert.
• Lennart wird auf zukünftige ZaPFen vermutlich mit Bulli fahren, bei rechtzeitiger Absprache könnte Lennart Transporte zu Klausurtagungen übernehmen.

allgemeine Tipps

• Stellt auch immer gerne Fragen, an Alt-Orga, an Verein, an TOPF, es besteht Raum für Inkompetenz ohne Verurteilung und alle helfen gerne.
• Das Orga-Kompendium (orgakompendium.zapf.in) ist nur so gut wie eure Beiträge, schaut rein, nehmt teil.
• Vertrauenspersonen sind bis zur nächsten ZaPF gewählt und auch zwischen den ZaPFen für viele Themen ansprechbar.
• Eine Veranstaltungsversicherung gibt es vom Verein, muss nicht selbst organisiert werden.
• Ein Mensch aus eurer Orga wird Vorstandsmitglied im Verein werden, dazu den Verein auch rechtzeitig ansprechen.

TOPF/IT für ZaPF

Daniela ist gerade Deckel, alle Anfragen erst mal an Daniela.

Ressourcen, die der TOPF zur Verfügung stellt:

• Wolke-Zugriff auf Orga-Austausch
• neue Vereins-Vorstände müssen sich an Daniela wenden, um Zugriffsrechte zu bekommen
• es gibt keine Postfächer aber Verteilerlisten mit frei wählbarem Wunschnamen (z.B. coburg@zapf.in)
• Webseite
  • Zola -> statisch aber robust
  • eigene Domain ist auch möglich
  • alternativ eigener Server mit Weiterleitung von zapf.in
• Anmelde-System
• Engelsystem
  • System für Helfika-Schichten, unabhängig von ZaPF-Auth
  • sieht erst mal sehr komplex aus, ist aber machbar und der TOPF hilft gern
• App/Wiki
  • für Zeitplan und Raumplan der AKs
  • wird aktuell noch vom Deckel betreut, aber nicht unbedingt garantiert, dass ihr es nicht später selbst macht

Bezüglich Datenschutz möchte der Verein rechtssicher agieren, deshalb bekommt ihr Zugriff auf alle Ressourcen, die ihr brauchen könntet und dem Verein ist daran gelegen, dass so viel wie möglich über die ZaPF e.V. Infrastruktur läuft. Ausnahme ist, wenn ihr über einen Datenschutzbeauftragten an eurer Uni abgesichert seid. Passt auf, dass ihr keine Teilnehmerdaten zur NSA schickt.

Zusammenfassung

Es wurden hauptsächlich Orgadinge zu Sponsoring, Schlafen, Inventar und IT/Infrastruktur besprochen.