SoSe15 AK Diskussion KASAP: Unterschied zwischen den Versionen
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Uni Freiburg(KIF), | |||
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Uni Kiel, | |||
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== Protokoll == | == Protokoll == | ||
Erklärung: Wie Funktioniert das System, das auf Digital Umgestellt werden soll. (Siehe Datei) | |||
Projekt: Digitalisierung der Pool-Verwaltung | |||
===Derzeitige Situation=== | |||
Die Pool-Verwaltung übernimmt alle administrativen Aufgaben im Bezug auf die Poolmitglieder sowie die Kommunikation mit Agenturen im Zusammenhang mit Akkreditierungsverfahren und Gremien im Akkreditierungswesen. Neben dem Pflegen der Mitgliederdatenbank ist die Ausschreibung von Akkreditierungsverfahren und Plätzen in Gremien sowie die spätere Losung der Bewerber*innen für Akkreditierungsverfahren das Tagesgeschäft. Zudem besteht die Mitgliederdatenbank derzeit hauptsächlich aus Ordnern, die in der fzs-Geschäftsstelle in Berlin vorgehalten werden. | |||
Zudem ist es für Poolmitglieder teilweise schwierig, Überblick zu behalten, welche Bewerbungen gerade laufen, für welche sie gelost worden sind und an welchen sie teilgenommen haben. | |||
===Problem=== | |||
Die beschriebenen Aufgaben der Poolverwaltung sind offensichtlich sehr mechanischer Art. Die Arbeitszeit wäre besser eingesetzt in individuelleren und anspruchsvolleren Bereichen. Zudem ist das Verfahren gerade bei der Losung wenig transparent und anfällig für Manipulationen. Weiterhin müssen insbesondere durch die regelmäßige Nutzung der fzs-Geschäftsstelle durch Pool-externe Personen, die dem KASAP nicht näher bekannt sind, Bedenken im Bezug auf den Datenschutz bestehen. | |||
===Lösungsansatz=== | |||
Eine Lösung der beschriebenen Probleme würde in der weitgehenden Digitalisierung der Pool-Mitglieder-Datenbank sowie des Losverfahrens bestehen. Dadurch würde die Pflege der Datenbank weitgehend auf die Mitglieder verlagert, Agenturen und systemakkreditierte Hochschulen könnten ihre Ausschreibungen selbsttätig eintragen und das Losverfahren könnte vollständig digital ablaufen. | |||
===Weitere Schritte=== | |||
Das Projekt soll professionell durchgeführt und in der Folge auch gewartet werden. Erster Schritt zur Realisierung wäre das Erstellen eines Mock-Ups zur Demonstration des Konzepts bei pooltragenden Organisationen und Poolmitgliedern. In der Folge müsste ein Lastenheft erstellt werden, mittels dessen das Projekt ausgeschrieben werden könnte. Die Begleitung der Realisierung selbst ist durch den KASAP möglich. | |||
Finanzbedarf | |||
Der KASAP rechnet mit einem Bedarf von insgesamt etwa 10.000€. Der erste Schritt wird sich unserer Meinung nach im Bereich von 1.000€ bewegen. Eine genauere Abschätzung der Kosten kann erst nach diesem Schritt erfolgen. | |||
Dann: Was soll gemacht werden. | |||
Frage: Wie zufällig ist der Zufall? | |||
Antwort: So Zufällig wie jetzt, aber halt per Algorhytmus (Was manche evtl Problematisch finden) | |||
Anmerkung: Man muss darauf achten, dass der Pool das auch Wollen muss. | |||
Joke: Kritisch wenn Pooltragende Organisationen ohne Exekutivgremium einen Zugang zum System haben. (Wer Zugang zum System hat, hat freies Mandat) | |||
Sicherheit bei der Authentifizierung: Passwörter oder One-Time dingsbumms. | |||
Frage: Wer finanziert das? | |||
Antwort: Ist noch nicht finanziert. Wir Glauben dass wir dafür Geld finden können. Wir möchten das an einen Externen geben, damit ist eine Höhere wahrscheinlichkeit gegeben, dass es gut wird. | |||
Zurück zu Authentifizieren.: | |||
Gibt es schon eine Lösung? | |||
Antwort: Man bewegt sich in einem Feld von "Sicher aber Unbequem" bis "Sehr Bequem aber Unsicher" | |||
Anfrage: Was ist nochmal der sinn? | |||
*Es spart Arbeit. | |||
*Bestimmte Organisationen möchten so Dinge wissen wie "Wer ist alles im Pool" oder "Wer ist von mir im Pool" Das macht Viel Arbeit | |||
*Die Person, die das gerade macht | |||
Freie runde | |||
Warum habt ihr so mega Muffe, dass das nicht Funktionieren soll. | |||
A: So viel haben wir nicht. Aber erfahrungsgemäß kommt von Info und Physik am ehesten (konstruktive)kritik | |||
== Zusammenfassung == | == Zusammenfassung == | ||
Version vom 28. Mai 2015, 08:52 Uhr
Vorstellung des AKs
Verantwortliche/r: Matthias Nick (KASAP)
Der KASAP möchte gerne im ZKK-Rahmen ein "Großprojekt" vorstellen und erste Resonanz der eher kritischen pooltragenden Organisationen einholen. Es geht um die Weitgehende Vereinfachung und Digitalisierung der Pool-Mitglieder-Datenbank und der Prozesse in der Poolverwaltung.
Eine präzisere Beschreibung folgt.
Arbeitskreis: Diskussion KASAP
Protokoll vom tt.mm.jjjj
- Beginn
- HH:MM Uhr
- Ende
- HH:MM Uhr
- Redeleitung
- Vorname Nachname (Uni)
- Protokoll
- Vorname Nachname (Uni)
- Anwesende Fachschaften
TU Braunschweig (KIF),
TU Dresden, Uni Düsseldorf,
Uni Freiburg(KIF), Uni Heidelberg, Uni Kiel, Uni Konstanz,
Einleitung/Ziel des AK
Protokoll
Erklärung: Wie Funktioniert das System, das auf Digital Umgestellt werden soll. (Siehe Datei)
Projekt: Digitalisierung der Pool-Verwaltung
Derzeitige Situation
Die Pool-Verwaltung übernimmt alle administrativen Aufgaben im Bezug auf die Poolmitglieder sowie die Kommunikation mit Agenturen im Zusammenhang mit Akkreditierungsverfahren und Gremien im Akkreditierungswesen. Neben dem Pflegen der Mitgliederdatenbank ist die Ausschreibung von Akkreditierungsverfahren und Plätzen in Gremien sowie die spätere Losung der Bewerber*innen für Akkreditierungsverfahren das Tagesgeschäft. Zudem besteht die Mitgliederdatenbank derzeit hauptsächlich aus Ordnern, die in der fzs-Geschäftsstelle in Berlin vorgehalten werden. Zudem ist es für Poolmitglieder teilweise schwierig, Überblick zu behalten, welche Bewerbungen gerade laufen, für welche sie gelost worden sind und an welchen sie teilgenommen haben.
Problem
Die beschriebenen Aufgaben der Poolverwaltung sind offensichtlich sehr mechanischer Art. Die Arbeitszeit wäre besser eingesetzt in individuelleren und anspruchsvolleren Bereichen. Zudem ist das Verfahren gerade bei der Losung wenig transparent und anfällig für Manipulationen. Weiterhin müssen insbesondere durch die regelmäßige Nutzung der fzs-Geschäftsstelle durch Pool-externe Personen, die dem KASAP nicht näher bekannt sind, Bedenken im Bezug auf den Datenschutz bestehen.
Lösungsansatz
Eine Lösung der beschriebenen Probleme würde in der weitgehenden Digitalisierung der Pool-Mitglieder-Datenbank sowie des Losverfahrens bestehen. Dadurch würde die Pflege der Datenbank weitgehend auf die Mitglieder verlagert, Agenturen und systemakkreditierte Hochschulen könnten ihre Ausschreibungen selbsttätig eintragen und das Losverfahren könnte vollständig digital ablaufen.
Weitere Schritte
Das Projekt soll professionell durchgeführt und in der Folge auch gewartet werden. Erster Schritt zur Realisierung wäre das Erstellen eines Mock-Ups zur Demonstration des Konzepts bei pooltragenden Organisationen und Poolmitgliedern. In der Folge müsste ein Lastenheft erstellt werden, mittels dessen das Projekt ausgeschrieben werden könnte. Die Begleitung der Realisierung selbst ist durch den KASAP möglich. Finanzbedarf Der KASAP rechnet mit einem Bedarf von insgesamt etwa 10.000€. Der erste Schritt wird sich unserer Meinung nach im Bereich von 1.000€ bewegen. Eine genauere Abschätzung der Kosten kann erst nach diesem Schritt erfolgen.
Dann: Was soll gemacht werden.
Frage: Wie zufällig ist der Zufall? Antwort: So Zufällig wie jetzt, aber halt per Algorhytmus (Was manche evtl Problematisch finden) Anmerkung: Man muss darauf achten, dass der Pool das auch Wollen muss. Joke: Kritisch wenn Pooltragende Organisationen ohne Exekutivgremium einen Zugang zum System haben. (Wer Zugang zum System hat, hat freies Mandat) Sicherheit bei der Authentifizierung: Passwörter oder One-Time dingsbumms. Frage: Wer finanziert das? Antwort: Ist noch nicht finanziert. Wir Glauben dass wir dafür Geld finden können. Wir möchten das an einen Externen geben, damit ist eine Höhere wahrscheinlichkeit gegeben, dass es gut wird.
Zurück zu Authentifizieren.: Gibt es schon eine Lösung? Antwort: Man bewegt sich in einem Feld von "Sicher aber Unbequem" bis "Sehr Bequem aber Unsicher"
Anfrage: Was ist nochmal der sinn?
- Es spart Arbeit.
- Bestimmte Organisationen möchten so Dinge wissen wie "Wer ist alles im Pool" oder "Wer ist von mir im Pool" Das macht Viel Arbeit
- Die Person, die das gerade macht
Freie runde
Warum habt ihr so mega Muffe, dass das nicht Funktionieren soll.
A: So viel haben wir nicht. Aber erfahrungsgemäß kommt von Info und Physik am ehesten (konstruktive)kritik
