SoSe15 AK Diskussion KASAP

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Matthias Nick (KASAP)

Der KASAP möchte gerne im ZKK-Rahmen ein "Großprojekt" vorstellen und erste Resonanz der eher kritischen pooltragenden Organisationen einholen. Es geht um die Weitgehende Vereinfachung und Digitalisierung der Pool-Mitglieder-Datenbank und der Prozesse in der Poolverwaltung.

Eine präzisere Beschreibung folgt.

Arbeitskreis: Diskussion KASAP

Protokoll vom 28.05.2015

Beginn

08:15 Uhr

Ende

09:15 Uhr

Redeleitung

Mathias Nick (Aachen, KASAP)

Protokoll

Kwawak (Düsseldorf)

Anwesende Fachschaften

TU Braunschweig (KIF),
TU Dresden,
Uni Düsseldorf,
Uni Freiburg(KIF),
Uni Heidelberg,
Uni Kiel,
Uni Konstanz

Protokoll

Erklärung: Wie Funktioniert das System, das auf Digital Umgestellt werden soll. (Siehe Datei)

Projekt: Digitalisierung der Pool-Verwaltung

Derzeitige Situation

Die Pool-Verwaltung übernimmt alle administrativen Aufgaben im Bezug auf die Poolmitglieder sowie die Kommunikation mit Agenturen im Zusammenhang mit Akkreditierungsverfahren und Gremien im Akkreditierungswesen. Neben dem Pflegen der Mitgliederdatenbank ist die Ausschreibung von Akkreditierungsverfahren und Plätzen in Gremien sowie die spätere Losung der Bewerber*innen für Akkreditierungsverfahren das Tagesgeschäft. Zudem besteht die Mitgliederdatenbank derzeit hauptsächlich aus Ordnern, die in der fzs-Geschäftsstelle in Berlin vorgehalten werden. Zudem ist es für Poolmitglieder teilweise schwierig, Überblick zu behalten, welche Bewerbungen gerade laufen, für welche sie gelost worden sind und an welchen sie teilgenommen haben.

Problem

Die beschriebenen Aufgaben der Poolverwaltung sind offensichtlich sehr mechanischer Art. Die Arbeitszeit wäre besser eingesetzt in individuelleren und anspruchsvolleren Bereichen. Zudem ist das Verfahren gerade bei der Losung wenig transparent und anfällig für Manipulationen. Weiterhin müssen insbesondere durch die regelmäßige Nutzung der fzs-Geschäftsstelle durch Pool-externe Personen, die dem KASAP nicht näher bekannt sind, Bedenken im Bezug auf den Datenschutz bestehen.

Lösungsansatz

Eine Lösung der beschriebenen Probleme würde in der weitgehenden Digitalisierung der Pool-Mitglieder-Datenbank sowie des Losverfahrens bestehen. Dadurch würde die Pflege der Datenbank weitgehend auf die Mitglieder verlagert, Agenturen und systemakkreditierte Hochschulen könnten ihre Ausschreibungen selbsttätig eintragen und das Losverfahren könnte vollständig digital ablaufen.

Weitere Schritte

Das Projekt soll professionell durchgeführt und in der Folge auch gewartet werden. Erster Schritt zur Realisierung wäre das Erstellen eines Mock-Ups zur Demonstration des Konzepts bei pooltragenden Organisationen und Poolmitgliedern. In der Folge müsste ein Lastenheft erstellt werden, mittels dessen das Projekt ausgeschrieben werden könnte. Die Begleitung der Realisierung selbst ist durch den KASAP möglich. Finanzbedarf Der KASAP rechnet mit einem Bedarf von insgesamt etwa 10.000€. Der erste Schritt wird sich unserer Meinung nach im Bereich von 1.000€ bewegen. Eine genauere Abschätzung der Kosten kann erst nach diesem Schritt erfolgen.

Siehe auch * Präsentation zum Thema

Diskussion

Frage: Wie zufällig ist der Zufall?

Antwort: So zufällig wie jetzt, aber halt per Algorhithmus (Was manche evtl. problematisch finden)

Anmerkung: Man muss darauf achten, dass der Pool das auch wollen muss.

Joke: Kritisch, wenn Pooltragende Organisationen ohne Exekutivgremium einen Zugang zum System haben. (Wer Zugang zum System hat, hat freies Mandat) Sicherheit bei der Authentifizierung: Passwörter oder One-Time dingsbumms.

Frage: Wer finanziert das?

Antwort: Ist noch nicht finanziert. Wir Glauben, dass wir dafür Geld finden können. Wir möchten das an einen Externen geben, denn damit ist eine höhere Wahrscheinlichkeit gegeben, dass es gut wird.

Zurück zu Authentifizieren.:

Frage: Gibt es schon eine Lösung?

Antwort: Man bewegt sich in einem Feld von "Sicher, aber unbequem" bis "Sehr bequem, aber unsicher"

Anfrage: Was ist nochmal der Sinn?

• Es spart Arbeit.
• Bestimmte Organisationen möchten so Dinge wissen wie "Wer ist alles im Pool" oder "Wer ist von mir im Pool". Das macht Viel Arbeit.
• Die Person, die das gerade macht.

Freie Runde

Frage: Warum habt ihr so mega Muffe, dass das nicht Funktionieren soll.

Antwort: So viel haben wir nicht. Aber erfahrungsgemäß kommt von Info und Physik am ehesten (konstruktive)kritik

Frage: Wie wird sichergestellt, ob diese Leute, die im Pool sind, auch wirklich wahrheitsgemäße Angaben gemacht haben. Zum Beispiel zu ihrem Fach.

Antwort: Das lässt sich (auch jetzt schon) schwer Prüfen. Es wird (durch die Poolverwaltung) nicht wirklich geprüft ob die Angaben der Leute stimmen. Die Agenturen machen jedoch eine Prüfung.

Frage: Können wir sehen, wie Kritisch unsere Poolmitglieder sind?

Antwort: Nein. Aber wenn die Agenturen nicht den 1. oder 2. Vorschlag gewählt haben, bekommt der KASAP eine Rückmeldung darüber. Diese enthält eine Begründung. (Das könnten z.B. Leute sein, die es nicht auf die Kette bekommen, am Vorabend der Begehung sich nicht zu Betrinken, die möchte man nicht haben, das hört man dann schon.)

Frage: Wie geht man mit Leuten um, die "Untragbar sind?" Gibt es eine Möglichkeit, die entsendende pooltragende Organisation zu informieren, damit diese ihre Entsendung überdenken oder zurückziehen kann? (Nicht alle PTOs haben eine zwischen den Tagungen existierende Exekutive)

Antwort: Informieren der PTO ist schwer möglich, da dieses den Deliquenten an den Pranger stellen würde. Das wäre unverhältnissmässig Es gibt ein Beschwerdeverfahren. Dieses wird selten genutzt. Dort könnte die Pooltragende Organisation auch eingebunden werden.