HowTo ZaPF eV. Vorstand

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

• Einladung zur Mitgliederversammlung
  • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
  • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
  • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
• Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
• Google-Drive Ordner aktuell halten
• Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
• Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
• Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
• üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

• Steuerwegweiser_Vereine_Hessen
• Termine_Hessen

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

Buchführung

Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden. Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:

• Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied
• Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden

ZaPF-Ordner

Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:

• Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
• Sponsoringverträge
• Mietverträge
• Spendenquittungen in Kopie
• Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
• Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.