HowTo ZaPF eV. Vorstand

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

• Einladung zur Mitgliederversammlung
  • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
  • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
  • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
• Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
• Wolke-Ordner aktuell halten
• Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
• Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
• Sicher stellen, dass der Kassenwart sich um die Gemeinnützigkeitserklärung und das Verbändegespräch BMBF kümmert
• üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Kassenwart

• Buchführung des Vereins
• Verwaltung und Führung der Konten
• Berichte über Finanz- und Vermögenslage
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
  • Erstellung der Steuererklärung
  • Erstellung der Finanzübersichten
  • Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
• Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es sollte entweder der Vorstandsvorsitz oder der Kassenwart und mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

• Steuerwegweiser_Vereine_Hessen
• Termine_Hessen

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Ein HowTo findest du im Orgakompendium unter Finanzen & Rechtliches: [[1]].

Kassenprüfung

Bei der Kassenprüfung solltet ihr folgendermaßen vorgehen:

1. Wer möchte entlastet werden?
   
2. Vollmachten
   • Wer steht zur Entlastung?
   • Grund: Kassenwärt*in oder ZaPF-Orga?
   • Bei ZaPF Orga muss zur Entlastung die Vollmacht aufgelöst sein
3. Kontoauszüge mit GnuCash Buchungsliste abgleichen (wenn nicht vorhanden: erstellen)
   • Korrekt sortiert (für Finanzamt), Vereinszweck erfüllt?
4. Buchungen mit Rechnungen und ggf. mit Spendenquittungen und Sponsoringrechnungen/-verträgen abgleichen
   
5. Bei ZaPF-Orga Konto:
   • Auch die Barkasse muss geprüft werden, das geht genauso wie beim Konto, nur dass statt Kontoauszügen das Kassenbuch verwendet wird. Die Endsumme der Barkasse muss 0€ sein.
   • Falls es eine Abrechnung in einem anderen Tool gibt: Auch diese mit Buchungen (in gnuCash) abgleichen.

GnuCash

TODO: Blabliblubb, so macht mans mit gnuCash.

Wolke

Die Wolke findet ihr unter wolke.zapf.in. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den TOPF.

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr

• Kontoauszüge
• Protokolle der Mitgliederversammlungen
• Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
• Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
• BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
• Den aktuellen Freistellungsbescheid