WiSe24 AK Orgaaustausch

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: TBA
  

• Ziel des AKs: Austausch von (Alt-)Orgika mit Interessierten.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein, aber ihr findet im Wiki viele ähnliche AKs.
  

• Materialien und weitere Informationen: Keine.
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Interessierte, potentielle Orgika, schon gewählte kommende Orgika, Orgika, Alt-Orgika.
  

• Wie läuft der AK ab?: (Potentielle)Neu-Orgas/aktuelle Orgas stellen gespannt Fragen. Menschen vom Verein und andere Alt-Orgas geben Antworten.

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Wenn ihr euch als Orgakon/Alt-Orgakon zählt, dann wäre Erfahrung nicht schlecht.
  

• Sonstige Vorstellung: Keine.
  

WiSe24 AK Orgaaustausch

Protokoll vom 02.11.2024

Beginn

08:20 Uhr

Ende

10:01 Uhr

Redeleitung

Niklas Jamborek (Hamburg)

Protokoll

Amélie Mink (Kiel)

Anwesende Fachschaften

Ruhr-Universität Bochum,

Universität Bremen,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Naturwissenschaften),

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Goethe-Universität Frankfurt a. Main,

Georg-August-Universität Göttingen,

Universität Hamburg,

Universität Heidelberg,

Technische Universität Kaiserslautern,

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Ludwig-Maximilians-Universität München,

Technische Universität München,

Universität Siegen

Protokoll

TOPF und ZapF e.V. stellen sich vor.

ZaPF e.V.:

• Die ausrichtende Fachschaft richtet eine ZaPF für den ZaPF e.V. aus. Damit ist auch der e.V. am Ende dafür verantwortlich.
• Der e.V. kann u.a. bieten:
  • Ein Konto, das auch zu benutzen ist
  • Hilfestellungen über Finanzen
  • Fahrtkostenerstattung
  • Allgemeine Hilfestellung. Wir kennen Menschen, die Dinge machen
  • BMBF Anträge
  • Einen Platz für eine Person im Vorstand, die eigenverantwortlich für den e.V. Verträge abschließen kann.
• Sprecht den e.V. gerne an.

TOPF:

• vor der Anmeldung Exkursionen festlegen, sonst trägt sich nur die Hälfte ein, wenn mans nachträgt
• personenbezogene Daten über die Wolke, nicht anders (Datenschutz!)
• Was der TOPF bieten kann:
  • Websiten Hosten + ggf. Hilfe beim erstellen einer Website (allerdings sollten hier schon Texte komplett fertig sein)
  • ZaPF App für Zeitplan
  • Engelsystem -> Helfika-Schichtplan (das ist aber allerdings kaputt also müsstet ihr uns dafür frühzeitig bescheid geben, damit wir das reparieren können)
  • Anmeldung -> Individuelle Anpassung möglich (insb. bei der Auswertung) Auch hier: Sprecht frühzeitig mit uns, damit wir ggf. noch was einbauen können.
  • Mail und Mailverteiler
  • Overleaf für z.B. Tagungshef

Weitere Infos vom e.V.:

• kein Geldfluss über Privatkonten, alles soll direkt über den eV laufen. Das geht für Einkauf zB auch direkt mit einer ausgestellten Bankkarte
• Rechnungen für alles! Am besten möglichst direkt digital in die Wolke.
• Bargeld nervt, deshalb wurde Kartenzahlung versucht. Wie die Buchhaltung dazu läuft muss man noch schauen aber es wurde auf jeden Fall reichlich angenommen.
• Das Orga-Kompendium ist sehr gut, eventuell etwas erschlagend. Benutzt es!

Kommunikation mit dem Fachbereich

• Erlangen hat gute Kommunikation mit dem Fachbereich, die ZaPF hat theoretisch die Erlaubnis an der Uni zu schlafen, damit lässt sich aber nicht planen. Der BMBF Antrag ist noch nicht bestätigt, da Ausgaben zu gründlich begründet wurde. Das BMBF möchte mit der Bestätigung warten, bis Erlangen sich festgelegt hat. Jetzt muss gut (mit Unterschrift) belegt werden, dass die Jugendherberge gebucht werden soll.**
• Sitzungsleitung: Es ist häufig problematisch, wenn man sich früh auf eine Lösung festlegt.
• Kiel: Wir haben nur geschrieben, dass man mit einer Jugendherberge plant. Das reicht als Erklärung aus.
• Erlangen: Begründungen sollten möglichst kurz gehalten werden.
• Mainz: Man sollte jedoch eine Kalkulation (für eventuelle Rückfragen) in der Hinterhand haben.

Essen

München fragt nach einer Essenskalkulation.

• Mainz: Es gibt noch keine perfekt ausgearbeitete Dokumentation. Bitte erwartet nicht zu viel.
• Bochum: Erfahrung: Gefrorene Lebensmittel sind mehr Arbeit als Schnippeln
• Mainz: Generell Essen: Man kann, wenn genug Helfika da sind, frisch kochen. Geld sollte gegen Menschkraft aufgewogen werden. Frische Lebensmittel am besten nicht bei Metro, sondern bei speziellen Unternehmen die Gemüse liefern kaufen. Auch Landwirte können eine Rechnung schreiben.
• München: Was ist der Wechselkurs von Helfika zu Euro?
• Mainz: Ein T-Shirt und ein bisschen Essen.
• Bochum: Empfiehlt Eintöpfe weil sie sehr praktisch sind. Auch für Menschen, die Allergien haben. Bietet Hilfe beim Kochen an.
• AwareGrem: Für Sicherheit der Menschen, sorgt dafür, dass Gerichte nicht zu gewürzt sind. Lieber Gewürze für Eigenbedarf daneben stellen.

Unterkünfte und Infrastruktur

Göttingen fragt, wie hoch ist die Nachfrage für dienüchterne Unterkunft tatsächlich?

• Kiel/Mainz: 1/3 Verteilung. Laut/Leise auch gleich verteilt. Schlafgruppen lassen sich nicht fix einteilen.
• München: Wie kann das in einer Turnhalle realisiert werden?
• Ruben: Düsseldorf ist ein gutes Beispiel. Am Anfang leise anfangen, dann lauter. Dann haben die Menschen die leise geweckt werden wollen Zeit, aufzustehen.
• Sitzungsleitung: Auch eine Halle kann man in nüchterne/ nicht nüchterne Unterkunft aufteilen. Gern mit dem AwareGrem abklären.
• Göttingen: Wie ist Konzept von nüchternen Zimmern gemeint? In Mainz ist durch Raumkonzept das nur bedingt möglich.
• Kiel: Sprecht mit dem Awarenessgremium.
• Göttingen: Vorher am besten kommunizieren, was das Konzept der Orga bedeutet.
• Sitzungsleitung: In Schlafsituation ist man meistens angreifbar, da kann Konzept wie in Mainz auch helfen.

• Frankfurt: Die Räumlichkeiten sind so wie sie sind, dann offen kommunizieren wie es ist.
• Kiel: Ruheräume existieren.

Öpnv Konzept

Erlangen fragt nach einem Konzept wegen des ÖPNVs, haben alle das Deutschlandticket?

• Mainz: Das bundesweite Studiticket existiert jetzt. Auf Menschen die nicht aus Deutschland sind oder nicht studieren sollten sich das erstatten lassen können.
• Awaregrem: Es ist wichtig zu kommunizieren, dass es die Tickets gibt. Vor allem für ZaPFis.
• Erlangen: Wenn jemand ein 49€ Ticket zurückerstattet haben möchte, ginge das?
• Jan: Ja, es geht vor allem auch unter Fahrtkosten für Teilnehmika. Das muss jedoch nachvollziehbar sein (Bsp. Bundesreisekostengesetz, Erstattungsrichtlinie des e.V.).

Weckzeiten und Förderung durch das BMBF

Aus Frankfurt in den Raum gestellt: Hat die Orga aus Frankfurt das Problem, dass 6 Uhr wecken zu früh ist? Zeitplan verschiebt sich.

• Kiel: Wichtig ist, dass Menschen die Möglichkeit haben mindestens 8 Stunden zu schlafen.
• München: Sinnvolle Zeiteinsparung ist ein kurzer Weg zur Unterkunft.
• Mainz: Man kann insgesamt Kosten reduzieren und weniger als 6 Stunden Programm anbieten (bzgl Förderung)
• Sitzungsleitung: Die 6 Stunden kommen aus dem BMBF Antrag. 6 Stunden legitimieren einen Tag Förderung.
• Hamburg: Plenen am besten auf 6 Stunden setzten, um volle Tage zu generieren. Meistens dauern sie sogar länger.
• Sitzungsleitung: Projektträger des BMBFs ist der DLR.
• Jan: Netter Typ übrigens.
• Erlangen: Wir haben keine Pausen eingetragen, Begründung reicht, dass das Plenum in einen zweiten Hörsaal übertragen wird wo Menschen Pause machen können.

Allgemeines für die Organisation der Plena

Was braucht die Redeleitung von einer Orga?

• Hörsaal
• Anfangsinput
• Austausch-Gruppen
• Initialmail, Vorgespräch

Seid euch bewusst, dass die Koordination der Plena Zeit direkt vor der ZaPF in Anpruch nimmt. Gleiches gilt für die Kommunikation mit dem Awarenessgremium, gern eine Person in der Orga dafür abstellen, dass sich ungefähr ein halbes Jahr vorher mit dem AwGrem trifft.

• Göttingen: Wie werden Plena koordiniert und TO festgelegt?
• Sitzungsleitung: Am Anfang jedes Plenums muss die Orga das Plenum bis zum Beschluss der Redeleitung ausrichten. Wir bieten auch gern einen Crashkurs an. Es bietet sich an, eine Person von der Orga in der vorherigen ZaPF Teil der Redeleitung zu haben.

Schickt zur ZaPF vor euch gern Menschen, die die ganze Zeit der Orga hinterherlaufen.

• Erlangen hat ab der Woche vorher für erweiterte Orga Unterkünfte organisiert.
• Alles was man vor der ZaPF geplant hat muss man nicht während der ZaPF planen.

Sponsoring

Göttingen fragt nach allgemeinen Tipps zum Sponsoring.

• Kiel: Verweis auf Orgaaustausch: Da gibt es Vorformulierungen. Am besten Anrufen.
• Mainz: Tagungshefte anschauen. Es sind immer die Gleichen Sponsorika.
• Erlangen: Manche Stiftungen haben Fristen, auf die die ZaPF achten muss.
• Mainz: Es gibt Excelsheets mit Einträgen von Unternehmen. Mietstand auf der Tagung ist eine Möglichkeit zu lokalen Unternehmung.
• Erlangen: Lokale Unternehmen anfragen heißt auch, Leute die an eurer Uni studiert haben (Alumni)mal zu fragen. Das hilft.
• Göttingen: Wie groß ist die Akzeptanz der ZaPF für Sponsoring auf der Tagung?
• Kiel: Keine Rüstungsunternehmen, vorab abklären, wann und wo die Stände sind und was die Rahmenbedingungen sind.
• Jan: Wenn ihr Anzeigen ins Tagungsheft macht: Schreibt eine Frist bis wann ihr die Werbegrafiken braucht.
• Ein Teilnehmikon hat bei einem Stand schon interessante Sachen über Vakuumpumpen gehört.
• AwareGrem: Berliner ZaPF: Bewegte Pausen während des Plenums und zwischen den AKs gesponsort von der TK. Angenehme Präsenz.
• Hamburg: Bzgl TK, das ist das Einzige was sie noch anbieten können. Sie dürfen keine Geldspenden geben. Nur Sach* und Leistungsspenden.
• Kiel: Unternehmen dürfen teilweise keine Geldspenden geben sondern nur Sachspenden. Das können auch Bänder für Tagungsausweise oder so sein.

• Göttingen: Was ist grob eine Gesamtsumme an Sponsoring?

• Göttingen: Wie viele verschiedene SponsorInnen sind üblich?
  • Kiel: Größenordnung 7
  • Mainz 5-7. Zu viel Werbung sollte es auch nicht sein.
  • Sitzungsleitung: Was ist der Unterschied zwischen Spenden und Sponsering?
  • e.V.: Wenn eine Gegenleistung existiert, dann ist es Sponsoring.

• AwareGrem: Auf der letzten ZaPF in Göttingen, da wurde die ZaPF von WolframAlpha und RedBull gesponsert, sind da noch Daten vorhanden?
• Göttingen: Schauen wir mal nach.

• Göttingen: Was sind gute Sachspenden?
  • Zollstöcke
  • Ohrstöpsel
  • Handrasierer von PsyFaKo
  • Rucksäcke in Berlin
  • Seifenblasen: Aber nicht zu viel im Hörsaal.
  • Schlafmasken
  • Getränke in allen Formen und Farben
  • Tee von TeeGschwendner
  • Traubenzucker, weil Menschen auf ZaPF wenig essen
  • Theoretisch alles.
  • Blöcke, Stifte... Tablet für die Kartenzahlung...
• e.V: Alkoholische Getränke nur als Sachspende annehmen, Merch genauso. Dies müsste sonst zum Selbstkostenpreis als Einnahme wieder aufs Konto kommen.
• Göttingen: Sowas verrechnen wir dann auch nicht mit Geldspenden?
• e.V: Merch mit Sponsoring geht nicht. Wir dürfen die wirtschaftlichen Kategorien nicht sponsoren lassen. Exkursionen sind ok. Keinen Verlust dabei machen (jährlich). Dies betrifft alles, was nicht für die Durchführung der ZaPF nötig ist. Siehe Satzung. Bei Unsicherheit, sprecht uns an, bzw. Jens.

Awareness

Das Awarenessgremium hätte gern eine Ansprechperson für Awareness eine ZaPF vorher

• AwareGrem: Kommt gern auf uns zu wenn ihr Konzepte u.ä. habt und/oder Unterstützung braucht. Wir helfen gern bei Awarenessstrukturen mit.
• Rekapitualtion: Frage zur nüchternen Unterkunft, wie Turnhalle in nüchtern/nicht nüchtern aufteilen?
• AwareGrem: Idealstandart: Abgeschlossene Einzelkabinen. Das gibt es in den wenigsten Unis, also ist Beschriftung wichtig.
• Es gibt auch häufig im Physikgebäude Duschen. Einzelduschkabinen können so während der Tagung möglich gemacht werden.

Ihr als Orgas

• e.V.: Plant damit, dass im Zweifel eine Hauptorga Person ausfällt. Mindestens zwei Leute sollten Einblick in ein Thema haben. Plant damit, dass Dinge nicht so funktionieren wie sie sollen. Habt im Zweifel Autos und Leute in der Hinterhand. Man kann auch in der Zapf Menschen fragen.
• Kiel: Achtet darauf, dass ausgeschlafene Menschen Auto fahren.
• Mainz: Sorgt für PKWs unterschiedlicher Größe. In einen Corsa passen keine 1000 Brötchen. Achtet auf Einfahrtsberechtigungen.
• Mainz zum Thema Einkauf: Was weg ist, ist weg. Trockenware mind. 2 Wochen vorher kaufen. Lagert Dinge ein, sprecht mit Instituten und sorgt für Lagerraum direkt am Tagungsort. Auch im Metro gibt es keine 1000 Würstchen (spricht Mainz da aus Erfahrung?)
• Sitzungsleitung: Bestellen kann man bei den meisten Supermärkten. Die machen das gern weil Umsatz, und einfach. Sprecht mit Leuten.
• AwareGrem: Sorgt für einen Erstehilfekasten, der benutzt werden darf. Alle sollten wissen, wo der ist.
• Kiel: Das ist ja eine genehmigte Sonderveranstaltung auf der Uni. Was spricht gegen Uni Erstehilfekästen? Im Vorfeld mit der Uni absprechen.
• AwareGrem: Es geht darum, dass man im Notfall keinen Kasten suchen muss.
• Hamburg: Hinweis, auf allen Toiletten sollten Mülleimer existieren. Und Klopapier auch.
• Sitzungsleitung: Abschließendes Kommentar: Bitte passt auf die Orga auf, oder lasst auf die Orga aufpassen.
• "Orgas im Bett sind gute Orgas."

Fazit: Guter Schlaf hilft der Belastbarkeit der Orga. Überlegt wer wann wie schläft.

Exkursionen

Erlangen fragt, wann Exkursionen geplant werden sollten.

• Mainz: Sehr lange vorher planen. Exkursionen funktionieren nie 100 % auf der ZaPF. Achtet auf Kündigungsfristen.
• Sitzungsleitung: Es gibt Aufgabenbereiche, die man gut nach Außerhalb vergeben kann. Schnittstelle und Kommunikation muss aber klar sein. Insbesondere in den Tagen vor der ZaPF soll nochmal jeder einzelne Punkt durchgesprochen werden.
• Mainz: Sind alle zukünftigen Orgas im Orga Austausch? Es gibt einen auf Signal und einen auf Telegram.
• Kiel: Kommt zu den StaPF-Sitzungen. Wir sind dabei, unsere Strukturen für Hilfestellung zu optimieren.
• Göttingen: Ist klar, wo die nächsten KTs stattfinden?
• Eine ist in Erlangen. Termine sind aber noch unklar.
• Mainz: KTs müssen organisiert werden. Nehmt das als Orga selbst in die Hand. Sprecht das mit dem StaPF ab.
• Generelle Empfehlung aus Kiel: 1 Jahr vorher zu allen KTs fahren. Das hat auf der ZaPF sehr gut funktioniert. Kommt vorbei.
• e.V: Wir erstatten euch auch die Fahrtkosten, oder über die ZaPF.

Zusammenfassung/Ausblick

Auch auf der nächsten ZaPF wird es wieder einen Orga-Austausch AK geben.