WiSe13 AK FachschaftsIT

Arbeitskreis: Fachschafts-IT

Protokoll vom 16.11.2013

Beginn

08:35 Uhr

Ende

10:05 Uhr

Redeleitung

Patrick (RWTH Aachen)

Protokoll

Larissa Boie (FU Berlin)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen, FU Berlin, TU Berlin, Uni Bonn, TU Braunschweig, Uni Bremen, TU Dresden, Uni Düsseldorf, TU Graz, Uni Hamburg, Uni Karlsruhe, Uni Konstanz, Uni Leipzig, Uni Marburg, LMU München, Uni Würzburg, PsyFaKo

Einleitung/Ziel des AK

Verantwortliche/r: Patrick (RWTH Aachen)

Ziel des Arbeitskreises ist der Austausch der Verantwortlichen für FS-IT (aka Admins). Falls ihr irgendwelche Probleme mit eurer Infrastruktur habt und/oder ihr gerne etwas an eurer IT ändern wollt, könnt ihr euer Problem gerne dem AK vorstellen um von den bestehenden Erfahrungen der Anwesenden profitieren zu können.

Mögliche Fragen, die diskutiert werden könnten:

• Verwendete Betriebssysteme/Distributionen
• Vorhandene Server (Hardware und Serverdienste, Virtualisierung?)
• IT-Angebot für aktive Fachschaftler und alle Studis
• Konfigurationsmanagementsysteme (Ansible, Puppet, FAI usw...)
• Drucker (Leasing oder eigener Drucker?)
• ...

Mailingliste

Die Adresse der Mailingliste ist: zapfadmins@lists.physik.tu-berlin.de

Eintragen könnt ihr euch HIER

Protokoll

In der Runde werden kurz die Strukturen vorgestellt, man kann direkt Zwischenfragen stellen.

Aachen: Fachschafts-Admin, relativ große FS mit Mathe/Info zusammen, haben 8 Clients mit Debian, Server sind bei einem Lehrstuhl im Serverraum gehostet, betreiben eigene Firewall, haben Video-AG mit viel Traffic (filmen die Vorlesungen), verwenden Ansible

TU Graz: Wird von nicht selbst administriert, Plone wird verwendet

Leipzig: hoffnungslos veraltete Homepage, haben Verteiler, machen viel mit Cloud-Computing (Google drive)

KIT: 3 FS-Admins, 2 PCs mit Ubuntu 12.04, 1 Server mit Debian wo Website liegt, haben ein Forum, internes Wiki, Mailingliste, Protokollverleih (sehr alt und schwierig zu warten), Website mit Opal, bekommen .edu-Adresse (wegen VS), Zukunft: Dürfen sie noch eigene Rechenzentren betreiben? Das Rechenzentrum will das nicht mehr.

Bremen: Sie haben einen Homepage-Beauftragten (aber nur der Postfachbeauftragte, der Mails verwaltet, ist da). Er hat keine Ahnung wie die HP funktioniert. Nutzen jetzt Titan-Pad und organisieren darüber Dinge, Fragen etc. können von allen da rein geschrieben werden, Einträge werden in Sitzungen diskutiert.

Würzburg: Wie werden gemeinsame Verzeichnisse/Archivordner gehandhabt?

Psyfako: Wollen ihr Netzwerk zum Laufen bringen. Auf Bundesebene eigener Server mit Wordpress. Interessiert sich für File-Ablagen/Online-Server.

Dresden: Haben Domain gekauft, die an Uniseite weitergeleitet wird. Uni hat CMS, sie müssen das auch machen. Haben auch ein internes Wiki mit Protokollen, für Diskussion, laden dort Fotos hoch, öffentlich sichtbar für alle, Rechner im FSR-Raum laufen mit Ubuntu

TU Berlin: haben zwei Clientsysteme, die sie manchmal zu wenig finden. Dürfen von ihrer IT aus keine eigene Mail haben. Aber Physik darf eigenen Mailserver betreiben. Sind gerade dabei, ihre Sitzungen transparenter zu gestalten, nutzen dafür Piraten-Pad, wollen irgendwann mal ihre Sitzungen streamen. Teilweise aber unzufrieden, weil das Piraten-Pad nicht auf dem eigenen Server liegt.

Aachen: hosten allgemein viele Basis-Dienste. Bieten auch Etherpad für die gesamte Studierendenschaft an.

Konstanz haben auch ein eigenes Etherpad.

Braunschweig: Haben nur Homepage, sind relativ klein, brauchen nicht mehr. Wollen aber auch Dateien verwalten. Einziger Mensch mit Admin-Zugang ist verschwunden.

Bonn: haben Server für interne Dinge, Homepage wird extern gehostet, aber schon sehr veraltet. Haben ein Wiki mit z.B. How-Tos. Protokolle sind auf dem Server abgelegt, nicht im Wiki, man kann von den Clients drauf zugreifen. Nachtrag dazu: hatten schon immer ein Konto-Managementsystem, damit FSler alles selbst machen können. Vor zwei Jahren wollten sie die Webseite verschönern, mittlerweile wohl ein Design aber noch keine Ergebnisse vorhanden, deshalb wird die alte Webseite vernachlässigt, Server wurde mal von außen abgeschossen. EDV und Webseite sind zwei getrennte Referate.

Hamburg: Haben Plone, Idee war, dass alle mitarbeiten, aber nur 3-4 Leute beherrschen das, daher auch fast nie aktuell. Fragt, wie man anderen Leuten das beibringen kann. Der Rechner wird als Datenablage verwendet. Mailing läuft über Physik-Rechenzentrum (RZ). RZ ist restriktiv. FS hat zwar einen Router, den dürfen sie aber nicht anschließen.

LMU: komplett verzahnt mit komplettem FS-Hosting. haben ein Admin-Team für alle FSen gemeinsam. Haben 4 Clients, hosten ziemlich alles (2 Wikis, Channel, Ether-Pad).

FU Berlin: Haben eine Homepage, haben ein Wiki, aber recht leer. Haben Ether-Pad, von der Informatik gehostet. FSI hat keine eigenen Rechner. Protokolle werden getext und stehen auf der Homepage. Haben Mailingliste und Prüfungsdatenbank, aber ohne fancy Drumrum.

Marburg: Hat seit ca. 7 Jahren ein Wiki mit allem drin: Infos über Feiern (organisatorisches), Protokolle etc. Infos helfen sehr, neue Leute haben direkt alle wichtigen Infos. Rechenzentrum kümmert sich um Mailingliste etc. Machen auch die Vorlesungsumfrage: FS hat ein Skript gebastelt, jeder FSler kann sich anmelden, Papier-Lehrevaluationsbögen werden eingelesen. Am Ende kommt Latex-Skript raus mit der Auswertung. Ordnung im Wiki wird nach "Jahreskalender" chronologisch sortiert.

Konstanz: Haben 1 Rechner, der auch Server ist, da läuft auch die mäßig aktuelle Homepage. Haben kein Wiki. Mit Cloud von außen zugreifbar. Haben externe und interne Mailinglist. Protokolle werden im Etherpad geschrieben, wird sich aber sicher mit Verfasster Studierendenschaft (VS) ändern. Haben Forum eingerichtet, aber etwas unübersichtlich bei mehreren gleichzeitigen Themen.

TOP 1: Dateiaustausch/Ordnerstruktur

LMU hat einmal einen Cut gemacht, sich hingesetzt, sortiert und aufgeräumt und seitdem läuft es gut, was Ordnung betrifft. Aber im ersten halben Jahr mussten alle mehr suchen. Hamburg: Plone hat eine nette Suchfunktion, die erzieht Leute, vernüftige Beschreibungen/Titel anzugeben. Über die Suche findet man alles. Würzburg: Hat auch vor ein paar Wochen geordnet, Befürchtung: Nach einem Jahr alles wie früher. Aachen gibt einen Tipp: Ordner für spezielle Veranstaltungen im Voraus anlegen, damit die komplette Arbeit dort sofort abgelegt werden kann.

Marburg: Hatten txt- und Word-Dokumente erstellt. War nicht so gut, haben jetzt alles im Wiki, weil man jedes Jahr wieder zugreifen will. Haben Kapitel mit Semester, kopieren die Inhalte aus dem Vorjahr, Leute können sich neu eintragen für Dienste etc.

TU Berlin: Jedes halbe Jahr wird aufgeräumt, die Leute halten sich eh nicht an Vorgaben.

LMU: Um Chaos zu vermeiden, darf nicht jeder Benutzer Ordner anlegen, sodass gar nicht so viele Ordner entstanden sind (Erziehung!). War als Maßnahme gedacht, um sich mit der neuen Struktur nach dem Aufräumen vertraut zu machen. Größtes Problem: Dateistrukturen/Verzeichnisse und Wiki: Wo liegen die Infos? Diskrepanz? Wo ist die aktuelle Version? Wiki nicht für größere Dateimengen geeignet, Dateien nicht so gut zu ordnen.

Marburg lädt sogar Bilder ins Wiki hoch (große Datenmengen funktionieren sehr wohl). Das klappt alles sehr gut, das Wiki läuft da super.

Aachen: Nerds versus Browser-Struktur (anwenderfreundlich) im Wiki. Nerds sind unzufrieden, Normalos wollen aber auch damit klarkommen.

Hamburg verwendet Plone: Ein mächtiges CMS, welches trotzdem noch recht einfach ist.

Konstanz benutzt OwnCloud, was sowohl Webinterface als synchronisierbare Ordnerstruktur anbietet. TU Berlin hat mit distributed Dropbox (BTSync) angefangen. Funktioniert nur mäßig. Struktur ist etwas chaotisch. Aachen empfiehlt OwnCloud. TU Berlin rät: keine hypersensiblen Daten in OwnCloud lagern! Der Security sei nicht zu trauen.

Bonn will alle FS-Daten in Wiki integrieren. Haben keinen "Kampf" zwischen extern mounten und Anwendung für normale. Sie finden zur Zeit einfach keine Daten wegen chaotischer Sortierung. Aachen: Es gibt Tracker die alle Dateien indizieren um eine Volltextsuche anzubieten.

TOP 2: Admin-Nachwuchs

Aachen fragt: Wie kann eine Übergabe, gerade einer etwas größeren Infrastruktur, an neue Admins stattfinden? Dresden hat das selbe Problem. Sie empfehlen eine Screenshot-Anleitung für Edits/Wartung etc., die zwar sehr aufwendig zu erstellen, aber hilfreich für Neue ist.

Der Würzburger Vertreter wurde ins kalte Wasser geschmissen, aber der alte Admin konnte angerufen werden. Er hat viel Zeit investiert, aber lerning-by-doing war sehr effizient. Erreichbarkeit der alten Admins sollte man unbegdingt sicherstellen!

Marburg hat nicht nur einen Experten, sondern sie haben zur Zeit 2 Leute, damit Infos nicht verloren gehen und immer einer ausgetauscht werden kann, ohne dass Expertise verloren geht. Deren Sytem ist nicht sonderlich komplex, einfaches Warten. Manche Dinge werden outgesourct.

Aachen: Komplexität kleinhalten ist eine gute Idee. Wenn Dinge zu sehr als Hobby spezieller Personen angesehen werden, ist es schwierig, die Strukturen an weniger begeisterte Bastler zu übergeben.

Dresden: Die neue Generation arbeitet sich selber ein. Es kümmern sich viele verschiedene Leute darum. Sie stellen nochmal die Frage, wie man eine komplexe Struktur sinnvoll übergeben kann.

TOP 3: Beteiligung anderer an Admin-Prozessen

Wie kann man andere aktive Fachschaftler dazu bewegen, einen Artikel auf einer Homepage zu erstellen?

Aachen ist auf Wordpress umgestiegen, es klappt jetzt besser, neue Leute trauen sich. Katja glaubt, dass viele sich nicht angesprochen fühlen, und das Problem nicht darin liegt, dass die Leute Angst vor der Software etc. haben (verbreitete Meinung: "Es gibt ja spezielle Leute, die das machen").

KIT: Es gibt ein paar Leute, die sich kümmern. Sie benutzen Drupal. Die Admins bieten einen Crashkurs an.

Leipzig: Nach jeder Sitzung schreibt wer anders eine Zusammenfassung, die auf die Homepage kommt. Dadurch lernen es viele Leute und im Anschluss an die Sitzung kann auch Hilfe geleistet werden.

TOP 4: Fachschaftsinterne online-Kommunikation

Genny (FUB): Channels (FUB verwendet Freenode) sind eine gute Diskussionsplattform. Man kann von der Fachschaftshomepage auch direkt eine Frage in den Channel schicken. Würzburg fragt, welche Kommunikationsplattformen zur Zeit verwendet werden.

FUB: Facebook ist "verboten", Hasswort. Viele andere Fachschaften haben auch eine generelle Facebook-Abneigung.

Hamburg sieht Problem bei Channels: Wer ist die ganze Zeit online? Dann ist Channel nicht so hilfreich. Etherpad ist nicht so gut aufgenommen worden, weil wohl die Internetverbindung in den Fachschaftsräumen nicht immer so gut ist. Konstanz hat ein LAN-Kabel im Fachschaftsraum, dass der Protokollant bekommt, damit die Verbindung gesichert ist.

Bonn hat eine FB-Seite, sie haben auch einen rege benutzten Twitter-Account, mit dem sie Infos nach außen geben.

Bremen sagt, dass man ja die komplette Studierendenschaft vertrete, daher muss sich auch an Masse der Studies anpassen. Sie haben deshalb eine FB-Gruppe, auf der einmal pro Woche das Protokoll verlinkt wird. Protokoll aushängen scheint aber mehr Leute zu erreichen.

Leipzig erreicht mehr Leute, seit sie eine Facebookseite haben. Die Uni hat sogar die Fachschaften angehalten, FB-Gruppen zu gründen.

Aachen nutzt jetzt auch FB für Öffentlichkeitsarbeit, aber darüber läuft keine interne Kommunikation. Es existiert die Verpflichtung, dass alle FB-Infos auch auf der Homepage verbunden werden, damit Leute ohne Facebook-Konto keine Nachteile haben. Leipzig hat auch eine RSS-Feed-Verknüpfung mit Facebook.

Aachen meint, dass man nicht zu viele verschiedene Kanäle haben sollte. Aber z.B. Channel und Mail-Verteiler werden für verschiedene Dinge verwendet, daher verschiedene Kanäle sinnvoll.

Hamburg schickt auch Mails mit nur einer Zeile, die über den Verteiler laufen. Es bekommen alle ein Jabber/IRC-Account, den nutzen aber nur die wenigsten.

TU Braunschweig hat eine WhatsApp-Gruppe, aber es gab Beschwerden von Leuten, die kein WhatsApp haben. Daher wurde das wieder eingestellt.

TOP Verschiedenes

Anfrage aus dem WiSe13 AK StudienführerInternational zu Hosting-Arbeit. Hamburg hostet bereits den allgemeinen Studienführer. Sie sind auch damit einverstanden, das Wiki "Internationaler Studienführer" auf dem selben Serven zu hosten. Sebastian (Hamburg) kann dafür auch den Admin machen.

Gibt es ein Ticketsystem o.ä. um herauszufinden, wer Mails beantwortet bzw. welche Anfragen erledigt sind? Bei den meisten Fachschaften gehen die Emails an die FS-Adresse automatisch an die FS-Mailingliste Konstanz hat das nicht, Mails werden gefiltert und lesenswerte erst dann auf den internen Verteiler geleitet. Bei Antworten wird die Liste in CC gesetzt, damit die anderen wissen, dass und was geantwortet wurde. Würzburg hat eine spezielle Ordnerstruktur für den Mailserver: Archiv-Ordner werden für jedes Jahr angelegt, die Inbox ist standardmäßig leer. Es gibt einen Ordner "in Arbeit", ankommende Mails in der Inbox werden von den Leuten gelesen, wer sich drum kümmert, verschiebt die Mail in den "in Arbeit"-Ordner. Wer nichts machen will, lässt die Mail in der Inbox. Hamburg macht es so, dass, sobald einer geantwortet hat, die nachfolgende Kommunikation nur noch mit einer Person läuft. Diese Lösung trifft nicht auf große Zustimmung, weil nicht jeder alle Antworten zu Fragen kennt und bestimmte Personen dann "ihr Ding machen". Problem bei Tickets allgemein: Es werden so viele Tickets erstellt, dass man mit der Bearbeitung der Tickets nicht hinterher kommt.

Werden Mails von außen (Werbung, Umfragen etc) moderiert/gefiltert?

Moderation findet größtenteils statt. Spam etc. wird nicht weitergeleitet. An LMU wollten Leute vom Verteiler gestrichen werden, nachdem die Fachschaft Umfragen weitergeleitet hatte. Marburg hat eine Umfragen@-Adresse, sodass man nichts weiterleiten muss. LMU hat das zusätzlich auch für Jobangebote. Jeder kann sich auf diesen Listen ein- oder austragen. Bei Aachen gibt es Jobs-Spam@ und Umfragen-Spam@. In Hamburg werden solche Dinge gelöscht. Andererseits stellt Hamburg die Frage, wie man Studies erreicht, wenn man wirklich was interessantes verteilen will oder informieren möchte.

In Dresden kann man sich in einen Fachschafts-Newsletter eintragen. Außerdem moderiert das Rektorat Studi-Mails, sodass man eine Anfrage ans Rektorat schicken muss, wenn man an alle Studierende schreiben will. Leipzig geht mit einer Liste in die Erstivorlesungen, sodass sich jeder mit seiner favorisierten Mail-Adresse auf einen Infoverteiler schreiben kann.

Wie erreicht man Studis bei wichtigen Infos?

In Konstanz gibt es einen Studi-Verteiler. In Hamburg klappt Kommunikation über die Uni-Adressen nicht gut, weil man drei verschiedene Adressen bekommt, die man unterschiedlich abrufen muss. Es scheint einige Leute zu geben, die sich keine Weiterleitung/Zusammenführung einrichten (können). In Marburg gibt es eine bebilderte Anleitung, wie man sich auf eine Mailingliste einträgt. Marburg hat sich explizit dagegen entschieden, an Studis zu schreiben. An der LMU muss man sich, bevor man den Uni-Account hat, für das Ersti-Programm online anmelden. Daher hat die LMU auch die anderen (privaten) Mailadressen. Anmerkungen der TU Berlin: Das Procedere sei datenschutzrechtlich bedenklich, auch wenn die Seite darüber informiert. Es ist wohl EU-rechlich wichtig, ob es opt-in oder opt-out ist. Fachschaften gelten nämlich als Privat, was rechtliche Dinge betrifft. Die TU Berlin hat das ähnlich wie Uni Konstanz.

Besteht Interesse, eine Mailingliste "Fachschafts-Admins" einzurichten?

Der Zapf-Verteiler ist zu groß für Probleme, die nur die Fachschafts-IT-Menschen betreffen. In einem Meinungsbild wir die Idee sehr positiv aufgenommen. Das Meinungsbild dazu ist positiv. Da der Zapf-Verteiler bereits bei der TU Berlin läuft, wird dieser Verteiler auch dort eingerichtet. Der Verteiler wird auf dem Plenum und auf dem Zapf-Verteiler verkündet.

Nachtrag: Der Verteiler ist eingerichtet (s. oben).