StAPF18,6:Klausurtagung02

Informationen

Die 2. Klausurtagung des 18,6. StAPFes findet wieder analog statt, vielen Dank an die ausrichtende Fachschaft in München! Sie beginnt am Freitag, den 2. Oktober und endet am Sonntag, den 4. Oktober. Für den Sonntag ist auch eine StAPF Sitzung geplant ab 10 Uhr. Kickoff Treffen ist am Freitag um 17 Uhr, dort soll der weitere Zeitplan gemacht werden.

Themen- und Aufgabensammlung

Diskussions-TOPs

• Form der ZaPF diskutieren
  • Hybridmöglichkeiten
  • Alternative, wenn keine Präsenz-ZaPF möglich sein sollte
  • Alternative Wahlen
• Mit dem TOPF abstimmen (Resotool, LimeSurvey)--> Arbeit für den TOPF
• StAPF Nachfolgende
• Wie bewerben wir die Umfragen, wann findet welche statt
• Nicht-Versandwünsche von Fachschaften

Arbeitsthemen

• Newsletter schreiben
• Selbstberichtsumfrage
• Fachschaftenumfrage an Fachschaften
• Wiki-Umfrage an alle ZaPFika
• Reader abschließen
• Zäpfchen AK vorbereiten
• Menschen für Folge-AK anschreiben
• Präsentation für Anfangsplenum vorbereiten
• Poolmitglieder auf Wiederwahl prüfen
• Erinnerungs-Mail an AK für München verschicken
• Mail für ZaPF Sommer 2022

StAPF Sitzung

Das Protokoll der StAPF Sitzung findet ihr hier

Protokoll

Kickoff-Treffen

Anwesende:

Peter, Vicky, Philipp, Anna, Tobi, Agnes, Hendrik, Lena, Fabian, Chris (digital), Hannah (digital), Andy, Sean

• Frage zu beantworten: Muss und bis wann kann man sich anmelden, um digital an der ZaPF teilzunehmen?

Formalitäten zwecks Corona

• Niemand der Teilnehmenden darf sich länger als 48h in einem Risikogebiet nach RKI aufgehalten haben, bestätigten Kontakt zu einer infizierten Person gehabt haben oder selbst nachgewiesen infiziert sein.

• Arbeitsmittel oder Gegenstände dürfen ausschließlich personenbezogen genutzt werden oder müssen 20s mit Seife gewaschen werden - auch Dokumente...

• in allen Gebäuden der TUM herrscht eine Maskenpflicht außerhalb des Arbeitsplatzes

• Alle Teilnehmenden sollen die Richtigkeit ihrer persönlichen Angaben prüfen.

Begrüßung

• Anna heißt uns zu dieser *Präsenz*-Klausurtagung willkommen und freut sich sehr, dass wir wieder zusammen kommen können.
• Ein großes Dankeschön an die Münchner Fachschaft, dass sie die KT für uns ausrichtet.
• Heute machen wir hauptsächlich Terminplanung. Hannah möchte außer bei den Absprachen mit dem TOPF eigentlich überall dabei sein, Felicia hat keine Wünsche, möchte aber einen Zeitplan haben.
• Anna geht die Diskussios- und Arbeitspunkte durch.

Aufteilung der Arbeitsthemen

• Der Zeitplan wurde aktualisiert (s.o.) und wir haben die Aufgaben verteilt.

Dinge die mit dem TOPF zu besprechen sind

Beim LimeSurvey gibt es bisher keinen neuen Stand

Björn und Jörg konnten auch nichts beim Resotool machen. Sie meinten aber, dass man das vielleicht bei einem Update des Wikis direkt verbinden.

Es gibt auch noch einige andere Themen, die theoretisch anstehen, Zertifikate automatisch aktualisieren, Mailman, ....

Sean möchte sich bei der KT darauf konzentrieren, das Limesurvey aufzusetzen und sich den Vorschlag von Björn und Jorg beim MediaWiki anzuschauen.

Sean möchte weiterhin im TOPF bleiben (seine Amtszeit läuft auch noch bis Rostock). Von Timo wissen wir noch nichts. (Edit: Timo hat vor weiter zu machen.)

(Anmerkung von Jörg: Sean hat einige Wikierweiterungen installiert, die Potential haben Resoabgabe zu ermöglichen. Ich spiele morgen damit herum und berichte)

Besprechung Samstag Vormittag

Planungsstand der Winter-ZaPF

Schlafplätze

• aktuell 81 angemeldete Personen von ca. 35 Unis
• Corona sorgt für eingeschränkte Planungsmöglichkeit
• die Verwaltung der TUM lässt mit festen Aussagen zur Raumnutzung auf sich warten
• es ist ein Gebäude der Uni als Schlafmöglichkeit im Gespräch
• die Anzahl der Schlafplätze hängen von der Einstufung der Veranstaltung ein (dienstliche oder allgemeine Veranstaltung).
• In ersterem Fall 53 Schlafplätze, in letzterem 87
• Diese Fragen werden hoffentlich in dieser Woche geklärt.

Finanzlage

• der Zuwendungsbescheid des BMBF ist da
• Sponsorenlage ist schwierig, es haben bis jetzt nur drei "Standardsponsoren" Heraeus-Stiftung, Jülich und Springer zugesagt
• die meisten anderen Firmen haben wegen Corona kein Budget für Sponsoring
• dadurch ist die Finanzplanung etwas eingeschränkt, sie sind aber optimistisch mit dem was da ist auch arbeiten zu können

Zeitplan/Ablauf

• ziemlich analog zu weiteren ZaPFen gestaltet
• Seminarräume können nur mit wenigen Menschen genutzt werden (für AKs), es soll Hybridteilnahme möglich sein
• Rahmenprogramm:
  • keine Party
  • dafür Filmabend, Karaoke, Jeopardy, Spieleabend
  • "Kneipentour" über den Campus

Varianten

• schlechteste Option: Digital-ZaPF
  • entweder wieder zwei Wochen lang
  • oder mit dem analogen Zeitplan (da wäre evtl auch BMBF-Förderung drin)
• Minimal-ZaPF - eine Person pro FS + digitale Teilnahme
• mittelgroße ZaPF (entspricht allen Menschen, die angemeldet sind)
  • evtl. mit zusätzlichen Schlafplätzen extern

Corona-Konzepte

• so ziemlich das selbe wie gerade auf der KT
• rechtlich ausgerichtet an der 6. BayIfSMV + Arbeitsschutzregeln
• Nachverfolgung:
  • eine Liste pro AK
  • braucht einen Sitzplan + Anwesenheitsliste
  • auch für Essen und Abendprogramm muss erfasst werden, wer an welchem Tisch sitzt
• die Nachverfolgung kann auch digital passieren, München wird sich da mit möglichen Konzepten befassen
• Kontaktdaten sind über die Anmeldung vorhanden
• Schlafplätze: verlangt werden wohl 12m^2 pro Person
• Maskenpflicht überall außer auf Sitzplätzen
• Ewiges Frühstück als offenes Budget kritisch
  • müsste permanent bewacht werden
  • dauerhafter Austausch des verwendeten Bestecks oder alle nutzen Hygienehandschuhe
  • maximal 10 Personen pro Tisch
  • zu diskutieren, ob Buffet sinnvoll
• Sitzungen/Plenen
  • existiert Checkliste von der Uni
  • es gibt Hörsäle, die auch mit Corona groß genug sind
• Abendprogramm
  • Programm in Kleingruppen (bis zu 10 Menschen)
  • Abstand und Masken

Fazit

• aktuell wird auf Minimal- bis mittelgroße ZaPF geplant
• sobald klar ist dass pro FS eine Person untergebracht werden kann (also in Summe 50 Menschen), wollen sie Präsenz machen

Unter welchen Bedingungen steigen wir auf Digital um?

• Zwei Aspekte: ab wann können wir eine Präsenzveranstaltung nicht mehr verantworten und wie viel Planungssicherheit brauchen wir bzw. die ZaPFika?
• um eine neue Digital-ZaPF aufzusetzen brauchen wir ca. eine Woche
• Merch und ähnliches muss bald bestellt werden, das ließe sich aber auch bei einer Digital-ZaPF an die Leute verkaufen - kein Zeitfaktor für die Entscheidung
• Urlaubsplanung und Tickets buchen für Teilnehmika ist das größere Problem
• Orga stellt Entscheidungszeitraum Ende nächster Woche (10./11.10.) in den Raum, bis dahin sollte auch eine sinnvolle Abschätzung bzgl. Schlafplätze möglich sein
• sobald Quarantäne-Regeln das Reisen nach Bayern nicht erlaubt
• Sobald die Anzahl der anreisenden FS unter 25 geht, ist eine Präsenz-ZaPF nicht mehr sinnvoll repräsentativ.

Zwei Reißleinen: Schlafplätze, Anzahl der anreisenden Fachschaften unter 25 Kommunizieren und nach Meldungen fragen, wenn Anreise der Fachschaft nicht mehr möglich ist.

Außerdem: Wenn im Umkreis der Münchner Orga jemand in Quarantäne muss und/oder es ungeklärte Verdachtsfälle gibt, ist das auch ein Kriterium gegen die Ausrichtung.

Bei vertretbarem finanziellen Aufwand (oder vllt als Studien-Teilnahme) könnte man auch Schnelltests für alle bei der Ankunft anbieten.

Finanzfragen

• aktuell ist München noch nicht ausfinanziert
• Fakultät oder Fachschaft der TUM können wahrscheinlich noch zuschießen
• Notfalloption: Spendenaufrufe an FSen/ZaPFika oder Teilnehmika-Beiträge auch für digitale Teilnahme

Können wir eine Veranstaltung mit Teilnehmika aus ganz Deutschland verantworten?

• Diskussion über verschiedene Aspekte des Nutzens und der Risiken wird geführt, nicht protokolliert da ich mich selbst konzentriert beteiligen wollte.
• Fazit: Aktuell können alle Anwesenden es verantworten, weiter auf eine Präsenz-ZaPF hinzuarbeiten. Es wird aber explizit festhalten, dass sich jede\*r, bei dem diesbezüglich Bedenken aufkommen diese auch äußern soll, damit sie besprochen werden.

Digitale Beteiligung an einer Präsenz-ZaPF

Teilnahme an AKs:

• Zuschalten nur über Mumble sind nicht ideal, um Menschen an Diskussionen zu beteiligen
• besser Konferenzsysteme, Raummikros, Bildübertragung
• Am besten anmelden lassen, an welchen AKs man teilnehmen möchte. Damit dann die Raumtechnik dementsprechend verteilt können
• Insbesondere Bildübertragung ist Wünschenswert, damit das besser geht die Integration
• AKs sollen auch von extern geleitet werden können. Dies wird auch in die Mail an die AK Leitika übernommen
• Die Münchner Fachschaft hat auch eine BBB Instanz, mit der auch Videos übertragen werden können.
• Es gibt auch Räume, wo AKs mit Kameras übertragen können
• Helfika sinnvoll, die bei Technikproblemen helfen kann
  • Ist schon eingeplant. Auch wegen desinfektion
• Forum! Jeder AK ein Thread
• Protokolle über protokolle.zapf.in und ins Forum
• AK Streams sollen mit Passwort versehen werden
• Personaldebatte unter Ausschluss der Diskussion darf nicht gestreamt werden
  • Das heißt, da werden externe ausgeschlossen werden.

Diskussionen zu Abstimmungen

Für eine Hybridveranstaltung werdenn wir eine GO-Änderung vorschlagen. Die Onlineteilnahme von Fachschaften zulässt und die Abstimmungsmodi beschreibt.

Offene Abstimmungen bei Hybrid

• Sicherstellen, dass jede Fachschaft nur einmal abstimmt durch
  • namentliche Abstimmung pro FS
  • FS-Accounts
  • extra Tool bei dem man sich mit Token anmelden kann
• Man sollte alle Teilnehmer daran erinnern, dass jede geheime Abstimmung eine Briefwahl bedeutet. Dies führt zu einer Verlängerung des Ablaufs. Insbesondere bei Änderungsanträgen wäre käme das einer Vertagung gleich - die nicht abgestimmt werden muss.

Geheime Wahl:

• Vorschlag: München stellt jeder Fachschaft passwortgeschützt (mit dem FS-Token) die Wahlunterlagen für jede Wahl zur Verfügung, die jeweils in einen kleinen Umschlag kommen. Hinzu kommt ein Zettel mit dem Fachschaftstoken, der in einen äußeren Umschlag mitgeschickt wird.
• Oder von München an alle Fachschaften die Wahlunterlagen und Umschläge verschicken

Verfahrensvorschlag bei einer reinen Onlineveranstaltung

• Wir definieren, dass Anwesenheit der Fachschaften heißt, dass ein symbolischer Betrag (1€) als Teilnehmerbetrag gezahlt wird und mindestens eine Person pro Fachschaft mit Bild und Ton teilnimmt.

(Kommentar von Jörg: der Teilnahmebeitrag muss nicht symbolisch sein, die ausrichtende Fachschaft kann ihn einfach auf 0 setzen)

• Wir kommunizieren vorher schon den genauen Ablauf

• Vertrauenspersonen: Die Münchner können ihre eigenen Vertrauenspersonen definieren.
• Wenn sich maximal 6 Personen zur Wahl stellen, kann die Abstimmung zum Aussprechen des Vertrauens auch offen geschehen * wenn es nicht anders gefordert wird.

Besprechung Samstag Nachmittag

Wiki-Umfrage und Fachschaften-Umfrage

• BaMa-Umfrage: einmal pro FS und Studiengang bei ihnen auszufüllen
• Wiki-Umfrage: an alle ZaPFika zu richten
• Von TOPF-Seite gibt es noch keine Fortschritte bei LimeSurvey
• beide Umfragen sind aktuell im Göttinger LimeSurvey
• für die BaMa-Umfrage hat die Göttinger FS schon das OK gegeben ihr LimeSurvey zu nutzen, für die Wiki-Umfrage will Felicia das noch einholen
• Beide Umfragen sollten noch Korrektur gelesen werden

• Wiki-Umfrage soll ca in einer Woche versandt werden
• BaMa-Umfrage kurz vor der ZaPF rumschicken, damit dann auf der ZaPF Werbung dafür gemacht werden kann

• Jörg wirft ein, dass die Freitext-Fragen am besten keine Pflichtfragen sein sollten, das wird noch geändert - done

Ablauf und Orga einer potentiellen Digital-ZaPF

• Rückmeldung, dass nach ca. 2 Wochen die Luft etwas raus war
• --> OnlineZaPF über 1,5 bis 2 Wochen

Alternative:

• Genau die Zeit der Münchner ZaPF nutzen

Argumente:

• längere Videokonferenzen schlauchen schon sehr,
• wir haben eh schon einen sehr straffen Zeitplan
• andere BuFaTa haben mit dem reinen Umlegen auf ein WE eher durchwachsene Erfahrungen gemacht.
• AK Slots am Abend liegen auf Abendessens-/Freizeit von vielen Studis, was sie unattraktiv macht
• Zeiten ließen sich noch anpassen, vllt auch zwei Wochenenden intensiv nutzen
• Für ein Wochenende kann man sich vielleicht eher mal frei nehmen.
• Bei einem Wochenende müsste man vermutlich an AK Slots sparen.
• Nur Wochenenden scheint schwierig, da die Plenen schon viel Zeit an einem Tag einnehmen würden. D.h. man sollte auch andere Tage nutzen.
• Vorschlag: 5.-15.11., da sind die eigentlich geplanten ZaPFTage auch mit dabei, sowie 2 Wochenenden

Was muss getan werden:

• AK Planung
  • allgemeiner leerer Plan (München)
  • Informationen sammeln (Vicky)
  • Plan erstellen (Vicky)

• Plenum (StAPF)
  • Redeleitung
  • Protokoll
  • Abstimmungsmöglichkeiten

• Technik (TOPF)
  • BBB Instanzen von München
  • Wahlen (Tool, GO-Vorschlag)

• Merch verteilen (München)
  • Versand? (München)
  • (Vor)Finanzierung

• Informationsfluss während der ZaPF
  • Dokumentation von AK
  • APP? -> GitHub

• Rahmen-/Spaßprogramm
  • Für die Kneipentour hat München ja schon Kneipentour
  • München hat schon Ideen

Nachfolge für Gremika

Was brauchen wir?

• KomGrem - 1 vmtl schon eine Kandidatin
• StAPF - 2 bis 3
• TOPF? - Timo und Sean machen beide weiter