SoSe26 AK Orgaaustausch
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Vorstellung des AKs
Verantwortliche*r: Patrick (Mainz)
Einleitung und Ziel des AK
- Austausch von (Alt-)Orgika, Neu-Orgika, dem TOPF, dem AwGrem sowie dem Vorstand des Vereins. Es wird das Organigramm der ZaPF und viele helfenden Hände und Köpfe vorgestellt sowie alle Fragen beantwortet.
Handelt es sich um einen Folge-AK?
- Jain, auf jeder ZaPF gibt es einen Orgaaustausch-AK, diese sind aber voneinander unabhängig.
Wer ist die Zielgruppe?
- Alle Personen, die eine ZaPF organisiert haben, organisieren, organisieren möchten oder sich dabei noch nicht so ganz sicher sind (schnuppert gerne einfach rein). Natürlich auch alle Gremika und Menschen, die für die ZaPF eine organisatorisch tragende Rolle spielen.
Wie läuft der AK ab?
- Der Vorstand des Vereins sowie die Gremien stellen sich kurz vor und erklären wie sie die Orga unterstützen. Es wird darüber gesprochen was die ZaPF von einer Orga erwartet und wie bzw. wo sie weitere Hilfe erhält. Anschließend werden Fragen beantwortet.
Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
- Keine, ein digitales Endgerät auf dem man tippen bzw. sich das Wiki ansehen kann, sind aber praktisch.
Materialien und weitere Informationen
- Das Wiki (vor allem die Kategorie HowTo) und das Orgakompendium.
SoSe26 AK Orgaaustausch
Protokoll vom 15.05.2026
Beginn
- 10:34 Uhr
Ende
- 12:18 Uhr
Redeleitung
- Patrick (Mainz, e.V.)
Protokoll
- Niklas (Alter Sack, e.V.), Lyria (Hamburg), Mio (Hamburg)
Anwesende Fachschaften
- Universität Bremen,
- Universität Frankfurt,
- Universität Göttingen,
- Universität Hamburg (Physik),
- Universität Heidelberg,
- Universität Kiel,
- Universität Mainz,
- Universität Münster,
- TU Wien (Technische Physik),
- Universität Wien,
- Universidad Saccos Veteres
Protokoll
Es sind Alt-Orgika, das Kompendium, der e.V. und der StAPF anwesend. TOPF ist leider schon abgereist.
Es gilt allgemein
Die Orga ist verantwortlich. Das heißt aber nicht, dass sie alles machen müssen. Aufgaben dürfen (und müssen) delegiert werden!
Was ist der e.V.?
- Offizieller Veranstalter der ZaPF Tagung
- Kooperationsvertrag zwischen e.V. und ausrichtender Fachschaft (nicht zwingend nötig, aber stark empfohlen)
- BMFTR Antrag
- Eine ZaPF braucht viel Geld
- Der e.V. stellt die Finanzanträge für Bundesfördermittel (denn er ist eine rechtsfähige Körperschaft)
- Dafür muss jemand von der jeweiligen Orga in den Vorstand. Die Haftung ist durch eine Versicherung für das Vorstandsmitglied stark begrenzt.
- Die Finanzen müssen über die Konten des e.V. laufen (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
- BMFTR-Gelder können nicht an Einzelpersonen ausgezahlt werden.
- Geld läuft über die Konten des e.V. (Keine privaten oder Fachschaftskonten)
- Kostenrückerstattungen an Privat- oder Fachschaftskonten sind jedoch möglich.
- Der e.V. stellt Infrastruktur zur Verfügung:
- Canva (Designs): https://www.canva.com/
- SumUp (PoS Terminal): https://www.sumup.com/de-de/
- Metrozugang
- Server der ZaPF (verwaltet vom TOPF, rechtlich getragen und finanziert vom e.V.)
- Für Daten ist die Infrastruktur des e.V. nutzen, damit diese ggf. vom e.V. auch gelöscht/verwaltet werden können (Datenschutz!)
TOPF
Der TOPF verwaltet und administriert die IT-Infrastruktur der ZaPF und stellt den Orgas diverse Systeme zur Verfügung:
- Anmeldesystem
- Engelsystem (für Helfika)
- Open Slides für die Plena und Anträge
- Mailing Listen, Gruppenmailpostfächer und Verteiler (teils noch im Aufbau)
- ZaPF-App (für Navigation auf der Tagung)
- Wolke (Cloud, insb. mit Altdaten z.b. Vorlagen)
- Overleaf
- Termin- und Aufgabenplanungstool
- Ansonsten fragt den TOPF, die helfen gerne (Wenn man lieb und früh fragt)
- Merch und Exkursionen bitte vor Liveschaltung fertigstellen (fangt frühzeitig an, bitte!)
Plenumstechnik
In der Orga sollte es Menschen geben, die sich mit der Hörsaaltechnik auskennen (diese müssen/sollten nicht Teil der Hauptorga sein).
- Wo sind Steckdosen?
- Wo ist der Sicherungskasten?
- Wo können die Kabel liegen und wie lang sind die?
- Internet (Eines der beiden essenziellen Grundbausteine einer ZaPF, neben Koffein)
- Vorher mit Rechenzentrum reden. Der TOPF kann euch bei der Definition von Notwendigkeiten helfen.
Awarenessgremium
Unterstützung vor Ort und vor allem während der Planung mit Awernessarbeit, bitte frühzeitig anfragen.
- Üblicherweise schaut sich das AwGrem den Tagungsort bei einer KT an. (Explizit einladen!)
- Hilfe bei Überlegungen mit Einteilung bei Unterkünften, Toilettenbeschilderung
- Tagungshefte haben i.d.R. einen Teil zu Awareness
- Evaluation der ZaPF
- Die Orga stellt zwei Vertrauenspersonen, die sich vor Ort auskennen.
- Der AK "Trans@Zapf" hat eine Liste an Wünschen der Trans-Personen. Diese sind dem Awerenessgremium bekannt
Orgakompendium
Das Orgakompendium stellt eine Zusammenstellung von Wissen für zukünftige Orgas zur Verfügung.
- Befindet sich im Aufbau, hat aber schon viel Inhalt
- Beispiel für die Vorlage der Tagungsausweise und Tokenbriefe in Latex
- Gute Praxis, kein Muss
- Ihr habt große Handlungsspielräume, aber einige Sachen sind einfach sinnvoll.
- Vorlagen (Schilder, .tex-Files, Reader, Tagungshefte, Sponsoringkataloge)
- Materialsammlung in der Wolke (Materialsammlung von Alt-Orgas), mehr oder minder geordnet
- Sucht immer Nachwuchs. Bitte helft uns!
- Frage: Gibt es im Kompendium auch Österreich-spezifische Infos?
- Überhaupt ist nur der Teil zu BMFTR deutschlandspezifisch, weil der Antrag in Österreich nicht gestellt werden kann.
- Explizit für Österreich haben wir nichts. Die letzte ZaPF in Österreich hat deutlich vor der ersten Version des Orgakompendiums.
- Es wird gerne geholfen, wen man da anfragen kann.
- Es gibt aber noch nicht viel Wissen über Förderstrukturen in Österreich.
- Frage: Wie groß ist etwa das benötigte Buget?
- Anträge haben maximal ca. 70 % Förderquote, also Eigenkapital notwendig (Drittmittel, Sponsoring, Tagungsbeiträge). Im Zweifel könnte dieses Eigenkapital auch vom e.V. erbracht werden, wenn es überhaupt nicht mit Sponsoring klappt.
- Kosten sind tagungsabhängig (Kostentreiber sind typischerweise Übernachtungskosten)
- Was förderfähig ist, wird so weitergereicht. Also ist je nach Bedarf Mittel beantragbar
- ca. 10.000€ - 25.000€
- Auffindbar über https://ok.boomer.zapf.in (oder über ZaPF Login https://login.zapf.in)
BMFTR Antrag
- Immer für 2 ZaPFen gestellt (genannt: Maßnahmen)
- Abgabefrsit 1. April 12:00 Uhr. Geht per Post, digital oder per Fax (zur Fristwahrung)
- Im Februar gibt es eine Informationsveranstaltung. Geht da hin. Es ist nützlich!
- Der Antrag besteht aus 3 Teilen
- Übergeordnete Struktur mit Formalia (Titel etc.)
- Sommer-ZaPF
- Winter-ZaPF
- Über die Anträge entscheidet der ausgelagerte Projektträger (das DLR)
- Sucht nach: "Zentrale hochschulbezogene Maßnahmen"
- Informationsveranstaltung
- Ganz viele Vorlagen in Word Dokumenten, die verwendet werden müssen!
- Es ist gut schaffbar. Ihr schafft das. Spätestens mit der Hilfe des e.V.
- Die größten Teile, die geschrieben werden müssen, sind Copy and Paste.
- Kalkulationsblatt muss aber immer selbst gemacht werden.
- Es muss zu Zeiten der Einreichung plausibel sein.
- Kann sich im Nachhinein noch ändern. Dadurch verzögert sich aber ggf. die Bewilligung.
- Es gibt immer gerne Leute aus e.V. oder ehemalige Orgas, die Anträge gegenlesen können.
- Förderfähig sind:
- Arbeitskreise
- Plena
- Exkursionen nur in Ausnahmefällen (expliziter Physikbezug notwendig)
- 3 Stunden förderfähiges Programm am Tag: Halber Tag
- 6 Stunden förderfähiges Programm am Tag: Ganzer Tag
- Maximal 200 Studierende (Unterschriften und Immatrikulationsbescheinigung bei Anmeldung)
- Pro Studi und förderfähigem Tag dürfen maximal 45 € beantragt werden.
- Alkohol, Merch und größere Anschaffungen, die für mehr als eine Tagung nutzbar sind, werden nicht gefördert.
- Spülmaschinen, Gemüseschnibbelmaschinen etc. sind eventuell möglich, wenn argumentiert wird, dass Kaufen günstiger ist als Leihen.
- Feste Förderung
- Nach der Bewilligung ist das Geld fix.
- Weniger abrufen ist okay, aber mehr geht nicht.
- Verträge können erst unterschrieben werden, wenn die Bewilligung da ist.
- Problem: Gerade Unterkünfte brauchen viel Vorlauf.
- Gute Absprachen sind nötig (Reservieren und mündlich zusagen, zum Förderzeitpunkt zu unterschreiben)
- auf jeden Fall mit e.V. reden.
- Beim Abrufen von Geldern
- Nach der ZaPF wird abgerechnet
- Es gibt eine Überweisung vom BMFTR
- Altervativ: Abschlagszahlungen schon vor der ZaPF. Diese müssen allerdings innerhalb von 6 Wochen ausgegeben werden.
- Auszahlungsanweisungen ans DLR werden sehr schnell bearbeitet (i.d.R. am gleichen Tag)
- Vereine wie der ZaPF e.V. müssen gewisse Dinge beachten, um als gemeinnützig zu gelten.
- Keine Subventionierung von z.B. Alkohol und Merch
- Darf nicht zu viel Gewinn machen. Da sind wir aber typischerweise weit drunter.
- Der e.V. muss eine Steuererklärung machen.
- Alle Rechnungen und Gelder müssen über den e.V. laufen.
- Frage: Ist es möglich, Merch kostenlos anzubieten, wenn das über Sponsoring explizit dafür finanziert wird?
- Allgemein ja.
- Frage: Kann man eventuell weiter im Voraus BMFTR-Gelder für ZaPFen beantragen, um mehr Zeit nach der Bewilligung zu haben.
- Nein. Die Veranstaltungen müssen im Antragszeitraum liegen und die Anträge werden in der Reihenfolge bearbeitet, wie die Veranstaltungen liegen.
- Wir haben üblicherwiese zwei große Ressourcen - Probleme können häufig durch beide Ressourcen gelöst werden, sind aber unterschiedlich effektiv. In der Projektplanung gibt es eine 80 %-Lösung:
- Geld
- Menschen
Sponsoring
- Es lohnt sich durch DPG-Hefte (Physik-Journal) zu schauen.
- Es gibt ein paar Dauersponsoren, aber auch da merken wir Kürzungen im Haushalt.
- Um Stiftungen wie Heraeus muss man sich als Kontakt auch kümmern. Wenn man nicht auf ihre Wünsche zu Berichten von der Tagung nicht eingeht, sponsern sie uns vielleicht nicht mehr
- Sponsoring Verträge
- Sponsoring ist immer Geld gegen Gegenleistung.
- Datum auf Verträge schreiben (damit abgesichert ist, dass das Geld trotzdem da sein muss, auch wenn Unternehmen bis eine Woche vor Veranstaltung vergessen haben, die Werbung zu schicken)
Eine ZaPF mit Inhalt füllen (Oder: Wie geben wir das ganze Geld aus?)
- Prioritäten setzen, um unnötige Diskussionen zu verhindern.
- Die ZaPF ist die ZaPF der Orga. Sie darf im Prinzip machen, was sie will.
- Es gibt allerdings Konventionen und Dinge, die gerne oder weniger gerne gesehen sind.
- Rechtliche und Datenschutzdinge mit dem e.V. absprechen.
- Bitte gerne mit dem StAPF absprechen.
Fragen
- Arbeitsaufwand einschätzen ist ziemlich schwer, wie viel ist das?
- Kommt drauf an, wie viele Streitigkeiten es innerhalb der Orga gibt.
- Mehr Orga heißt nicht immer weniger Arbeit, aber mehr Helfende ist sehr praktisch.
- Die Art, wie eine Orga funktioniert, ist sehr unterschiedlich.
- Es ist praktisch, wenn Menschen, die nicht in der Hauptorga sind, die KT zumindest mitausrichten.
- Tatsächlicher Aufwand ist von super vielen Faktoren abhängig (Glück, Verhältnis zu Verwaltung vor Ort, Aufbau Orga etc.)
- Richtig stressig sind vor allem die Wochen direkt davor, wenn alle Deadlines nah beieinander liegen.
- Gute Strukturierung der Orga hilft viel.
- Ein paar Dinge müssen sein, aber ganz viel ist: Alles kann, nichts muss. Und kann ggf. gestrichen werden.
- In sich abgeschlossene Aufgaben (z.B. Abendprogramm, Exkursionen etc) können auch an Menschen außerhalb der Hauptorga delegiert werden. Kommunikative Schnittstellen müssen aber gut sein.
- Empfehlung: Für alle Aufgaben zwei Leute haben, so dass ohne Schaden eine davon ausfallen kann.
- Gibt es im Orga-Kompendium eine Liste, die hilft zu strukturiern, wann etwas fertig sein muss?
- Wäre sinnvoll, aber auch nicht fix, da je anch Austragungsort auch hier Unterschiede.
- Wie bekommt die Orga Entlastung auf der ZaPF?
- Während der Tagung wird es i.d.R. sehr viel entspannter. Der genaue Zeitpunkt hängt aber davon ab, wie viel spontan schief läuft.
- Es gibt viele erfahrene ZaPFika, die vor Ort Aufgaben verlässlich übernehmen können (Spülzelt aufbauen, nicht zugestellte Lieferungen abholen, etc.)
- So viel wie möglich so früh wie möglich erledigen.
- Wie überbrückt man finanziell die Zeit, in der man noch keine Einnahmen hat?
- e.V. macht das.
- Unter welchen Umständen ist die Vorverlegung des Förderzeitraums möglich?
- Mit Leuten reden hilft. Die sind i.d.R. lieb.
- Bewilligung wird oft zurückdatiert.
- Gibt es Kontaktlisten? Die allgemeinen Info-Mails sind ja nicht immer am sinnvollsten
- Am besten anrufen, um herauszufinden, wer den eigenen Antrag bearbeitet und dann direkt mit dieser Person zu kommuniziert
- Welche Aufgeben können gut an Personen außerhalb der Orga abgegebn werden und wie sinnvoll ist das?
- Das steht und fällt mit den Menschen mehr als mit den Aufgaben, Leute müssen zuverlässig sein
- Exkursionen, Merch, Designs, Abendprogramm, Schlafplätze etc.
- Die meisten Dinge kann man delegieren, aber Finanzen und Überblick haben sollte Orga machen
- Anmeldung und Helfika wäre auch sinnvoll für Orga, da viel feedbackloop und Rücksprache mit Orga nötig.
- Informationsfluss managen wichtigste Aufgabe der Haupt-Orga, Aufgaben, die viel Kommunikation benötigen, sind gut bei der Haupt-Orga aufgehoben. Aufgaben mit wenig nöigem Informationsfluss können leicht abgegeben werden.
- Wie sieht das Haftungsechnisch mit Brandschutzkonzepten aus?
- Brandschutzkonzept der ZaPF sieht Nachtwachen vor, Orgas sollen sich sinnvoll dafür zusammensetzen
- ein offizielles Brandschutzkonzept einzureichen, ist aber sehr teuer und aufwändig
- Die Orga ist verantwortlich, falls was passiert, steht die ggf. vor Gericht
- In den meisten Hallen Pflicht zu Brandwachen
- Abwägung: Was ist wie wahrscheinlich und wie wichtig. Wirklich gefährenden Dinge müssen abgedeckt werden, aber wie viel Energie und Arbeit in Vorsorge von unwahrscheinlicheren, kleineren Dingen gesteckt wird, ist der Orga überlassen.
- Unis wollen elektronische Geräte häufig vorher überprüfen, diese haben das nicht immer auf dem Schirm. DGerne selbstständig anfragen, damit das nicht noch zu kurzfrsitig gemacht werden muss
- Das Prüfprotokoll ist wichtiger als der Sticker auf dem Gerät
- Geräte wurden in Göttingen geprüft, Dokumentation wird an e.V. weitergereicht
- Privatgeräte zur Sicherheit mitprüfen
Sonstige Hinweise
- Orgas sollten zu StAPF Sitzungen gehen. Da sind Leute, die helfen, Probleme zu lösen. Das sind Vernetzungstreffen. Die vergangenen Orgas empfehlem dem StAPF in den Sitzungen mit den zukünftigen ZaPFen anzufangen.
- Beim DLR überlegen, wie man gut genug begründen kann, was man haben möchte. Das kann man mit den Leuten besprechen und die empfehlen einem am Telefon teils selbst, was man da noch reinschreiben kann, damit man möglichst viel Geld bekommt.
- Regelmäßige Treffen der Orga sind sinnvoll, um zu wissen, was der Stand ist. Intervalle werden kürzer oder Plena länger, werden wenn Tagung näher kommt.
- Erlangen: Tagungsbüro war dauerhaft besetzt. Dabei waren eine Schicht jeweils 8h lang. Dazu gab es eine sinnvolle Übergabefrist (1h) und bestand jeweils aus einer Person aus Haupt-Orga plus einer Menge an Helfenden. Dadurch gibt es genug Schlaf und Essen für alle Organisierenden.
- Göttingen: Fand ursprünglich das Erlangens Prinzip toll. Das passte den Menschen je näher die ZaPF kam dann doch nicht mehr. Es gibt Absprachen, wer früh/spät da ist. Keine Besetzung des Tagungsbüros in der Nacht, aber telefonische Erreichbarkeit.
- Hauptorga sollte gut kommunizieren können.
- Eine schriftliche Dokumentation und Absprachen kann über z.B. Notion, Orga-Wiki gemacht werden. Alles sollte so dokumentiert werden, dass Aufgaben nahtlos übernommen werden können, wenn eine Person ausfällt.
- Arbeitswochenenden als Mini-KTs mit der Orga sind voll sinnvoll.