SoSe24 AK Orgaaustausch

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: TBA
  

• Ziel des AKs: Austausch von (Alt-)Orgika mit Interessierten.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein, aber ihr findet im Wiki viele ähnliche AKs.
  

• Materialien und weitere Informationen: Keine.
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Interessierte, potentielle Orgika, schon gewählte kommende Orgika, Orgika, Alt-Orgika.
  

• Wie läuft der AK ab?: (Potentielle)Neu-Orgas/aktuelle Orgas stellen gespannt Fragen. Menschen vom Verein und andere Alt-Orgas geben Antworten.

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Wenn ihr euch als Orgakon/Alt-Orgakon zählt, dann wäre Erfahrung nicht schlecht.
  

• Sonstige Vorstellung: Keine.
  

Protokoll vom 19.05.2024

Beginn

10:35 Uhr

Ende

HH:MM Uhr

Redeleitung

Maggie (Uni Düsseldorf)

Protokoll

Robin (Uni Düsseldorf), Niklas, Alice (Uni Hamburg)

Anwesende Fachschaften

Humboldt-Universität zu Berlin,

Ruhr-Universität Bochum,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Universität Bremen,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Physik und Medizinische Physik),

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Emmy-Noether-Universität Göttingen,

Universität Hamburg,

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Ludwig-Maximilians-Universität München,

Technische Universität München,

Protokoll

Themen:

• BMBF Antrag
• TOPF Sachen
• Kompendium
• Ruheräume
• e.V.-Service

e.V. Service

Der ZaPF e.V. richtet die ZaPF formal aus und stellt den BMBF-Antrag, über den Verein läuft auch die Abrechnung. Dafür wird für jede ZaPF ein Vorstandsmitglied aus der lokalen Orga gewählt, welches am besten rechtzeitig benannt und auf einer MV gewählt wird.

Der Verein schließt mit der ausrichtenden Fachschaft einen Kooperationsvertrag, unter anderem aus Gründen des Datenschutzes.

Die Finanzen müssen ordentlich dokumentiert werden, am besten nicht in Excel sondern im aktuell verwendeten Buchhaltungsprogramm. Das erklären die Vorstandsmenschen gerne. Grundsätzlich sollte bei Finanzfragen immer im Voraus beim restlichen Vorstand nachgefragt werden, wie Dinge gemacht werden sollen.

TOPF-Service

Es wird ein Bild mit Tagungsspezifischen Angeboten angeworfen. (aka Ruben retraumatisiert den AK mit ToPF-Dingen) Grundsätzlich: Wenn der TOPF irgendwo helfen kann: geht auf den TOPF zu!

• Anmeldesystem: simpel, Anmeldungen zu erstellen.
  • Erfahrungsgemäß lohnt es sich, Excel zu haben, anstatt Libre Office (das kann aus technischen Gründen (Kommas) die Tabelle zerstören).
• Engel-System für Helfendenschichten Einteilung
• Abstimmungstool für das Plenum (Alle sind der Meinung, dass das aber gerade kaputt ist. Könne man aber reparieren)
• Mailing-Listen, Verteiler, Aliase
• Open-Slides beim Plenum
• ZaPF App
• Webseiten hosten
  • Am liebsten Dockercontainer/Zola Website der Orga, wenn aber kein Wissen dazu vorhanden, kann auch der ToPF viel dazu übernehmen. Texte müssen von der Orga geschrieben werden
  • Auch Weiterleitung einstellen, falls von der Orga-Uni gehostet
• Nextcloud
  • Inkl. auf Daten von alten Orgas zugreifen
• Wolke -> Das ist die Nextcloud
• ShareLateX Server

Wenn Service benötigt, den es (noch) nicht gibt, fragt gerne beim TOPF nacht, der schaut dann was getan werden kann.

Plenumstechnik

• "Es ist immer gut ein Tobi zu haben" ~Tobi - bzw. eine person die sich mit Technik im HS und dem Plenum in a box auskennt.
• Es sollte Leute der Orga geben, die sich mit der Technik im HS auskennen und ggf. auch kabel, Internet, orts ect. besorgen können.
  • Diese Leute müssen nicht in der Haupt-Orga sein, die ist während dem Anfangsplenum i.d.R. ausgelastet.
• Internet ist wichtig für die Revolution (weil für das Plenum (in a box))

Orga-Kompendium

Link zum Orga-Kompendium: https://orgakompendium.zapf.in

Wenn ihr weitere Infos gebrauchen könnt, freut sich das Orgakompendiumteam auf Hinweise.

Es ist hilfreich, Kontakt zu einer kürzlichen Orga zu pflegen und bei Nachfragen einfach anschreiben. Es ist besser Leute direkt zu fragen als in Gruppen. Im Zweifel werdet ihr dann weitergeleitet. Viele Dinge/Dokumente stehen auch in der WOLKE: \\Nextcloud\Orgaaustausch. Wenn ihr dafür nicht freigegeben seid, könnt ihr dem TOPF schreiben.

Ruheräume und Awareness

Frage: Kann der Ruheraum und Schlafraum derselbe Raum sein, oder ist es besser wenn es getrennt ist? Frage der Kontingenz, aber es ist besser mehrere Räume zu haben. Sinn des Ruheraumes ist, dass eine Person sich zurückziehen kann, i.d.R. wird der auch immer nur von einer Person genutzt. Zusätzlich kann ein Schlafraum für ausruhen zwischendurch genutzt werden. Es ist hilfreich, wenn die Unterkunft nah an der Uni und tagsüber geöffnet ist, so dass Leute sich tagsüber auch mal hinlegen können.

Der Ruheraum sollte nicht für Besprechungen genutzt werden, sondern für Leute die diesen akut brauchen.

Ein Besprechungsraum z.B. für Redeleitung Besprechung ist hilfreich, wenn nicht viele Räume vorhanden, werden auch Seminarräume ausreichen

Schlafraum/Rückzugsort für die Orga ist sinnvoll. Da ist auch ein Büro für 1-2 Personen mit Matratze ausreichend. Wichtig ist, dass in diesem ZaPFika nicht reikommen, und es kein Lagerraum ist wo Leute im Zweifel rein müssen um Sachen holen.

BMBF

• Wann und wo
  • WiSe X und SoSe X+1 zusammen.
  • frist 6 Monate (ca Ende März), genauer etwa 3 Monate davor
  • Es gibt eine Onlineveranstaltung Mitte Februar. Die ist sinnvoll.
  • Link zu der Webseite des DLR: https://projekttraeger.dlr.de/de/studentischeverbaende
  • BMBF-Antrag ist kein Hexenwerk, aber Zauberei
  • Wichtig ist, eine plausible Kostenkalkulation. Plausibilität ist da im Vordergrund.
  • Nach Einreichen des Dokumentes können sich auch noch Dinge ändern, das ist nicht schlimm, muss nur kommuniziert werden.
  • Die KoMa reicht auch Anträge ein, ohne dass der Ausrichtungsort feststeht.
  • Die Tage, an denen die ZaPF stattfindet, dürfen nicht ohne Absprache geändert werden.
  • Es gibt ein offizielles Dokument und ein praktisches Dokument mit Anleitung. Der Antrag ist nicht für Tagungen gemacht, also muss man nach dem praktischen Dokument vieles leer lassen, da es nicht zutrifft.
  • Den Leuten vom DLR kann man auch gut anrufen und Fragen stellen.
  • Man muss einen Eigenanteil von am besten >25% nachweisen. Da zählen Teilnahmebeiträge, Sponsoring (Heraeus und Jülich unterstützen regelmäßig) rein.
  • Es ist sinnvoll, Auszahlungsantrag
  • Maximale Förderung: 45€ pro ZaPFikon (<= 200) pro Maßnahmentag (6 Std. Förderfähiges Programm, <= 5, 3Std. für halben Tag).
  • Die ZaPF setzt selber fest, wie hoch der Teilnahmebeitrag ist. Es kommt darauf an, wieviel Geld von anderen Quellen eingeworben wurde. Wir versuchen, den Teilnahmebeitrag gering zu halten, damit die ZaPF zugänglich ist.
  • Es ist nicht schlimm, wenn ZaPFen minus machen. Das ist tatsächlich sogar sinnvoll.
  • Es kann passieren, dass es plötzlich billiger wird, als zuvor gedacht.
  • Förderfähig sind hochschulpolitische Sachen, teilweise auch Exkursionen (wenn sie etwas mit Physik zu tun haben). Man muss evtl. im Voraus abschätzen, wieviele Leute auf die Exkursionen gehen.
  • Mehr Programm = mehr Geld. Das Geld kann für alles genutzt werden, was für die Tagung nötig ist (Miete, Essen...) aber kein Alkohol, Merch etc.
  • (Größere) Anschaffungen wie z.B. Drucker können nicht über das BMBF abgerechnet werden, da diese nicht nur für die eine Tagung benutzt wird, sondern durchaus für mehrere Tage hintereinander. Da kann der ZaPF eV aber aushelfen und das eigene Inventar erweitern.
  • Merch: ZaPFika sind auch voll fein damit, wenn Werbung auf Merch steht (man muss halt etwas darauf achten, von wem genau).
  • Merchverkauf sollte sich selbst finanzieren, kann sonst schwierig werden mit der Abrechnung.
  • Stichwort Gemeinnützigkeit Verein: Der Merch- und Alhoholverkauf darf nicht subventioniert werden.
  • Am besten möglichst genaue Buchführung machen. Bei Alkohol möglichst den Kaufpreis wieder reinbekommen. Partys können über den eV finanziert werden wenn nicht zu großer Betrag.
  • Für das Konto kann der eV etwas einrichten.
  • Es können nur Ausgaben über das BMBF abgerechnet werden, die in den Bewilligungszeitraum fallen (meist 1.9.-30.6. pro Winter- und Sommer-ZaPF)
  • Am Besten mit dem eV. klären was übernommen werden kann.
  • Backup-Pläne z.B. bei Übernachtungen auch einen vertrag mit der Jugendherberge zu unterschreiben kann sehr sinnvoll sein. Man sollte auf den Plan haben, bis wann so ein Vertrag gekündigt werden muss, falls sich eine bessere Option (Turnhalle) ergibt.
  • Nach Ausrichten der ZaPF muss ein Bericht an den BMBF geschickt werden. Es muss eine Belegliste existieren, die aber nicht mitgeschickt werden muss (es gibt Stichproben, also 5 Jahre lang parat halten).

Allgemeine Tipps

Tobi (indirekt): Wichtigstes für die ZaPF ist Essen, Schlafen und eine gute Haupt-Orga. Der Rest ist Qualitätssteigerung. Düsseldorf: 3 Pläne für die Unterkunft. Auch mit anderen BuFaTas reden, was die so machen (z.B. Duschcontainer, mit Schwimmbad abklären)

• Essen
  • Menschen essen mehr Äpfel wenn sie aufgeschnitten sind.
  • Schneidemaschine kann Helfendenschichten sparen.
  • gewisse Probleme können wahlweise mit Manpower oder Geld gelöst werden (zB Einkauf)
  • Einzelhandel (tw. auch Großhandel) mit Tagungsmengen überfordert. Es empfiehlt sich, vorher bescheid zu geben/bestellen
  • ZaPFika sind hilfreiche Leute (falls man noch mehr Helfika braucht). Im Zweifel kommen manche Unis mit mehr.
  • Bei aktuellen Orgas bedanken, wenn es gut läuft.
  • Alt-Orgikas sind meistens unfassbar hilfsbereit, vor Allem wenn es um unvorhersehbare Probleme geht.
  • Einfach bei Unternehmen wie Metro nachfragen ob man Rabatt bekommt. Funktioniert erstaunlich gut.
  • Auf Kommission bestellen kann sinnvoller sein, als direkt alle Getränke zu kaufen.
  • Genug Fahrzeuge zur Verfügung haben, die von genug Menschen gefahren werden können. Eine Person zu haben, die nur für Fahrten zuständig ist kann auch vieles erleichtern, ist aber ein nice to have.
  • Sich früh um Sachen zu kümmern (z.B. Hafermilch und Katjes wenn es im Angebot sind) ist sinnvoll, wenn man die Kapazitäten hat.
  • Pfand bei der Metro kaufen: auf dem Pfand ist Mehrwertsteuer drauf. Im Supermarkt nicht.
  • Es gibt unterschiedliches Essverhalten im Sommer und Winter (im Winter wird warmes Essen bevorzugt), und je nach Unterkunft.

• • Überschneiden sich FS-Finanzen und ZaPF-Finanzen? In der Regel nicht.
  • Generelles zu Bargeld und Bezahlen: Girokarte bei der GLS-Bank holen, Bargeld ist kaum direkt einzuzahlen. Am besten ein paar Monate vor der ZaPF mit Finanzmenschen schnacken für viele Tipps (Limitänderung etc.)

• • Der ZaPF eV hat Inventar, aktuell wird das so gehandhabt, dass die aktuelle ZaPF das lagert. Kann aber auch anders gehandhabt werden, also redet am besten mit der Vorherigen und der nächsten ZaPF-Orga. Die ausrichtende Orga muss i.d.R. Sachen abholen. Unter den Sachen können auch unverderbliche Lebensmittel dabei sein (z.B. Tetra-Packs mit Hafermilch). Das kann als Reisekosten abgerechnet werden.

• Exkursionen:
  • Wenn Forschungszentrum das weiter weg ist und es keine gute Busverindung gibt, dann kann es durchaus sein, dass das Forschungszentrum ein Bus finanziert. (Beispiel: Jülich bei Düsseldorf).

• Sponsoring
  • Viele Firmen die so was prinzipiell tun würden, wenig Rückmeldung, noch weniger positive Rückmeldungen.
  • Durch Katalog gehen, DPG Journal, alte ZaPF Tagungshefte und viele viele Mails schreiben
  • Am besten kurze Beschreibung der ZaPF und liste mit Preisen mitschicken.

• Anmeldung
  • So wenig wie möglich, so viele wie nötig.
  • Vieles abfragen, das man im Zweifel brauchen könnte. Beispiel: Geburtsdatum wird teilweise von der Unterkunft gewollt.
  • Für Merch auch mit den Druckfirmen reden und evtl. Anmeldung anpassen (Bsp: bis wann sind Größenangaben nötig?)

• Allgemeines
  • Manche Sachen kann man im Voraus machen, einfach weil es geht.
  • Zeitplan oder Kalender mit Aufgaben erstellen um Sachen auf dem Schirm zu haben.
  • Regionale Dienstleister\*innen sind teilweise billiger und kann Lieferkosten sparen.
  • In Orga Kompendium ist alles recht allgemein gehalten.
  • "Diese Feinheiten sind recht grob."
  • Es ist gut, wenn Leute der Orga Ahnung hat von einem anderen Aufgabengebiet. Es können Personen ausfallen und da ist es super, Zugriff auf mehr zu haben.
  • Mehr Hauptorga heißt mehr Overhead, aber auch besser aufgestellt sein bei Ausfällen.
  • Einzelne Orgagebiete an andere Personen abgeben.
  • Mehrere Leute fürs Essen zu haben ist sinnvoll.
  • Wenn es der Orga nicht gut geht/Konflikte gibt versucht es, vor der ZaPF zu klären.
  • Leute unter Stress arbeiten unterschiedlich und das kann zu Problemen führen. Vertrauensperson als Orga ist super, auch externe an denen man sich wenden kann.

IT:

• • Sprecht mit dem TOPF

Zusammenfassung/Ausblick

Alles mögliche anfragen und das nehmen, was gratis ist (Sachsponsoring etc.).