SoSe20 Orga Austausch

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Würzburg)

Einleitung und Ziel des AK
Der Orga-Austausch ist eine wunderbare Plattform - Alt-Orgas bietet er die Gelegenheit, sich toll und erfahren zu fühlen und zukünftigen Orgas nimmt er viel Panik. Wenn nämlich die Chaoten, die da zusammen sitzen es schaffen ZaPFen zu organisieren, schafft man das selber auch!

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Regelmäßig stattfindender Arbeitskreis, aber ohne inhaltliche Voraussetzung

Wer ist die Zielgruppe?
Dieser AK richtet sich an alle, die eine ZaPF ausgerichtet haben, gerade dabei sind sie zu organisieren oder es ganz vielleicht irgendwann mal machen wollen.

Wie läuft der AK ab?
Hier könnt ihr alle Fragen stellen, die euch auf der Seele liegen und euch wertvolle Tipps für den Orga-Prozess holen.

Wo findet der AK statt?
Wir treffen uns im Mumble, und zwar in AK-Raum 1.

Arbeitskreis: AK Orga-Austausch

Protokoll vom 30.05.2020

Beginn

17:00 Uhr

Ende

19:00 Uhr

Redeleitung

Andreas Drotloff (Würzburg)

Protokoll

Marlene Heinrich (Freiburg)

Anwesende Fachschaften

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,

Georg-August-Universität Göttingen,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Technische Universität München,

Universität Hamburg,

Universität Heidelberg,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Protokoll

Es gibt eine Vorstellungsrunde der anwesenden Teilnehmika inkl. kurzer Übersicht, was sie als Orga so getan haben bzw. gerade tun.

Bericht der zukünftigen Orga-Teams (aktueller Stand, Fragen und allgemeine Verwirrung)

München

Es sind insgesamt sehr viele Menschen in der Orga, deswegen läuft momentan alles ganz gut. Corona macht was die Terminplanung angeht noch Probleme, da die Universität die ZaPF bisher noch nicht vollständig genehmigt hat. Nächste Woche findet eine Besprechung zum Thema Hygienekonzepte statt und dann hofft man auf weitere Infos. Die Raumplanung ist dementsprechen auch noch eher problematisch, aber auch da wird dran gearbeitet.

Sponsoring läuft bisher schleppend, weil viele Unternehmen gerade nicht so sonderlich spendabel sind.

Allgemein ist die Orga trotzdem zufrieden und arbeitet innerhalb des gemachten Zeitplans.

-- Ideensammlung Hygienekonzepte -- bisher: - Reduzierung der Teilnehmika (1 pro FS + Gremien) - Wie stünde es eigentlich mit Mundschutzplicht?

Chris: Das ist jeder Orga selber überlassen, man könnte auch Menschen die Möglichkeit geben sich noch online dazuzuschalten. Und zumindest ein "verkleinertes" Analogtreffen (mit eventuellen Digital-Zusätzen) ist definitiv schöner als eine reine Digital-ZaPF.

Jacques: Eine einzige Person ist sehr wenig (keine Diskussion bei Abstimmungen, keine Möglichkeit in zwei gleichzeitige AKs zu gehen).

Ruben: Besser kleine ZaPF als keine ZaPF!. Orga-Nachfrage zum Thema "Wie habt ihr in der Uni die Schlafplätze bekommen (wohl kostenlos?!)?"

Antwort (München): Es gibt in München so ein Gebäude, was explizit für die Nutzung durch Studierende da ist, dieses wurde der Orga angeboten.

Andy (wieder zu Corona und München): Wenige Teilnehmika sind natürlich irgendwo schwierig, aber für eine sinnvolle Vertretung aller Physik-Fachschaften ist eine ZaPF mit Anwesenheit zu bevorzugen, auch wenn das nur ein Mensch pro Fachschaft bedeutet. Durch zwei Menschen wäre aber für das Gesamtkonzept einiges gewonnen.

Tobi: Turnhallen fallen unter BMBF-Förderungsfähig, also ist das nicht so schlimm, wenn das was kostet. Und zum Thema "Teilnehmika reduzieren" sollte man an den Akkreditierungspool denken, der besetzt werden muss und man muss Teilnehmika sein, um gewählt werden zu können (da sollte man also noch drüber nachdenken wie man das sinnvoll macht). Und Tobi merkt an, das alte Säcke bei einer Beschränkung vermutlich nicht kommen könnten.

Chris (zu Abstandsregeleung): ZaPFika würden das sicher hinbekommen, aber das wäre vermutlich ein nicht unerheblicher Organisationsaufwand (Räume müssen groß genug sein, aber man weiß ja vorher gar nicht wie viele Leute zum AK kommen, Essensschlangen, ...)

Hendrik (München): Organisatorisch bekommt man das schon irgendwie hin, aber das allgemeine zwischenmenschliche ZaPF-Feeling wäre halt nicht gegeben und die Orga fragt sich ein bisschen wie wichtig das ist.

Jens (zum Sponsoring): Bei der Heraeus-Stiftung könnte man auch in dieser Situation nachfragen, die sind eigentlich immer dabei (Anmerkung von Freiburg (Mali): Schreibt einen schönen Antrag, fragt am besten mal Rostock, die waren da sehr erfolgreich). Diese Förderung reicht dann auch vermutlich für einen BMBF-Antrag.

Jacques(zu Abstandsregelungen): Kuschel-AKs sind nicht unbedingt das relevant, vieleicht freuen sich die Menschen auch einfach die Leute wiederzusehen.

Richard (Finanzen): Rostock hat einen schönen Heraeus-Stiftungsantrag.

Andy: Wenn man noch ein bisschen kreativ wird, dann sollte man wirklich eine schöne und spaßige ZaPG hinbekommen, auch wenn diese vielleicht noch irgendwelchen Regelungen unterworfen ist.

Chris: Laut GO (?) ist jeder Teilnehmika der den Beitrag gezahlt hat. Und es ist beim besten Willen kein muss, dass alle Dinge unglaublich nah beieinander liegen, ZaPFika können auch laufen und die Öffis nutzen.

Zusammenfassung: Auch eine kleine und eingeschränkte ZaPF wäre eine gute ZaPF.

Philipp (München): Der momentane Digital-oder-Anwesend-Entscheidugnstermin wäre Anfang September. Ist das sinnvoll / zu früh / zu spät? Richard: Die Hauptorientierung in Rostock waren auch unterschiedliche Deadlines, die eingehalten werden mussten, um noch Dinge zu kündigen / zu buchen.

Andy: Für die Teilnehmika sollte dieser Zeitraum auf jeden Fall noch okay sein.

Rostock

Richard: Allgemein ist es natürlich ärgerlich, dass die "alte" Orga ihre ZaPF jetzt nicht durchführen konnte, aber die Uni war sehr kooperativ und Raumbuchen usw. konnten gut einfach verschoben werden. Der BMBF-Antrag wird momentan versucht zu verschieben, da wird aktiv dran gearbeitet (duch Home-Office erschwert)...

Max und Jonathan übernehmen die Hauptorga nächstes Jahr und Richard ist zuversichtlich, dass man die bisherigen Erfahrungen gut weitergeben kann.

Frage: Wie ist denn die zeitliche Dringlichkeit bei Änderungsantragen für das BMBF?

Jens: Allgemein klang das bisher nicht so als ob das dringlich ist (bis ca. ein Monat davor), aber je nach dem wie viele Änderungen dann noch vorgenommen werden müssen, kann sich das ganze halt eine Weile ziehen.

Göttingen

Hanna Lina: Wir haben uns erst mal breit informiert, was man alles machen und und wie man das vielleicht sinnvoll macht. Jetzt wird versucht eine Schlafhalle zu finden und die offiziellen Gespräche mit wichtigen Menschen des Instituts finden langsam statt.

Frage: Wann muss ein BMBF-Antrag fertig sein?

Jens: Vermutlich ca. April 2021

Frage: Wie stehts mit Internet? Eduroam oder was anderes?

Sean: Siehe Freiburg, da ist es zumindest im Anfangsplenum auf Grund der hohen Anmeldungszahlen abgestürzt. Lief aber den Rest der Tagung okay. Andy: Das könnte aber durch die Notfalllösung "Plenum-in-a-box" (Fragen dazu an Fabs) gelöst werden, wodurch das Plenum auch ohne Internet stattfinden kann und für den Rest der Tagung sollte Eduroam eigentlich reichen.

Jonathan: In Rostock ist die Anzahl von Menschen pro Hörsaals-W-Lan teilweise beschränkt. Falls so was bei euch existiert sollte man das vielleicht vorher rausfinden.

Frage: Wann sollen / können wir wohl sinnvoll mit Sponsoring beginnen?

Jacques: Eigentlich so früh wie möglich, aber erst sobald man auch schöne Informationen für potentielle Sponsoren hat. Ein bisschen Kontakt mit der vorherigen ZaPF ist sinnvoll, damit man sich nicht gegenseitig die Leute wegschnappt.

Sean: Geht den Leuten auf die Nerven! Wenn viel zeitlicher Puffer da ist, dann kann man auch noch mal nachfragen, das hat in Bonn viel gebracht. Lokale Firmen kann man sehr früh fragen ohne der vorherigen ZaPF ins gehege zu kommen.

Carina: Wir haben auch mit regionalem angefangen (lasst euch nicht von Sponsoring-Anfragen deprimieren, das wird schon), und dann in Absprache mit Freiburg überregional weiter gemacht. Holt euch Listen von Altorgas und macht euch selber eine motivierende Liste.

Chris: In Heidelberg hatten die Firmen gegen Jahresende potentiell mehr Geld locker. Gerade große Geldgeber soollte man möglichst früh anfragen, aber bei kleineren kann man auch ein bisschen länger warten. Aber früher ist generell schon besser. (Chris hat Rostock vergessen...)

Alle freuen sich auf Rostock.

Katharina: Wie haben die Orgas bisher das mit dem Kochen/den Küchen gemacht? Jacques: Freiburg hatte guten Hobbykoch, der sich bereit erklärt hatte, die Tagung über das Kochen zu koordinieren. Wir haben günstige Gaskocher gekauft, die sind jetzt bei Rostock.

Tobi: Jemand mit Großküchenerfahrung hatte gekocht. Riesoge Töpfe haben wir ausgeliehen und ein Kochzelt geliehen. Geschirr kann man beim StuWe mieten. Es gab Mensagutscheine, wenn gerade nicht gekocht wurde.

Andy: Wir wollten selbst kochen, das StuWe wollte aber das Equipment nicht leihen. Dann haben sie uns versorgt, was im Endeffekt auch günstig war. Selbst gekocht wurde für die Helfika und Menschen mit Allergien/Einschränkungen beim Essen.

Üblich ist 1 Tag pro ZaPF in der Mensa essen, wenn es finanziell funktioniert.

Chris: Wie in Würzburg, wir hatten die Mensa. Spart an Helfika und ist preislich gut gewesen.

Basti: Wir hatten jemanden, der Kocherfahrung für große Mengen hatte. Wir haben Hockerkocher gemietet. Hatte schlechte Qualität (super günstig) und hat dadurch Zeit und Nerven gekostet.

Ruben: Wie sind die Hygienebestimmungen beim Selbstkochen?

Jens: In Siegen gab es bis auf Ewiges Frühstück nur Mensa.

Mali: Wir hatten super Erfahrungen mit der Mensa, die haben uns aus der Patsche geholfen. In der Theorie müssten wir Hygienebestimmungen einhalten, der Koch braucht ein Gesundheitszeugnis usw.

Jens: Hygieneschulungen sind online möglich.

Chris: Haben wir überlegt, aber die Mensa riet uns davon ab.

Andy: Der ZaPF e.V. ist ja ein Verein, daher könnten hier die gleichen Bestimmungen gelten wie bei einem Vereinsfest. Wenn selbst kochen die beste Lösung ist, dann ist das auch ok.

Tobi: Sobald man Leute mit Erfahrung mit großen Veranstaltungen/Großküchen findet, ist es total gut. Ansonsten muss man schauen.

Klärung von bisher aufgekommenen Fragen

Schlafplätze:

Andy: So lange die Schlafplätze in Laufreichweite (20 min) sind, sind überhaupt kein Problem, bei den Öffis kommt es ein bisschen auf die Verfügbarkeit an. Aber ganz Allgemein müssen Menschen halt schlafen, und wenn es halt keine Schlafplätze nah dran gibt, dann wird halt weit weg geschlafen.

Duschen: Tobi: Wenn es keine Duschen und auch keine Duschcontainer gibt, könnte man über Schwimmbad (o.Ä.) Dusch-Wertkarten nachdenken.

Chris (findet Duschen auch wichtig...?): Oder auch nicht. ZaPFika brauchen gar nicht mal so wenige Duschen. Die Leute verteilen sich schon alle über den Tag. Und ganz allgemein ist man da schon anpassungsfähig. Aber drei Duschen sind wohl vielleicht zu wenig. Bisher getestet: Ca. 15 Duschen in Containern auf ca. 200 Menschen. War nicht nur toll, aber auch nicht schlimm.

Jacques: Turnhallen sind als Schlafplätze was das angeht sehr angenehm, die haben halt Toiletten und Duschen.

Motivierender Rest

ZaPF-Orga ist kein Todesurteil. Fragt Menschen, fragt Altorgas, es gibt fast auf jede Frage eine Antwort und es gibt quasi keine Frage, die nicht sinnvoll ist. Es gibt auch riesige Berge von Daten, die man nutzen kann, Vorlagen für fast alles, Auswertungsprogramm und anderes. Fragt den StaPF, die sind super und Antworten auf fast alles.

Gebt Arbeit ab! Man kann nicht alles alleine schaffen und unglaublich viele Aufgaben können auch ganz viele kleine Posten verteilt werden.

Telefonieren und persönlich vorbeischauen wenns möglich ist. So viel mehr Sponsoring und Hilfe kommt, wenn man nicht nur einen Brief schreibt.

Kreatives Denken, es gibt keine Idee, über die man nicht zumindest mal nachdenken kann, darüber reden kann und vielleicht was unglaubliches gutes schaffen kann. Die ausrichtende Fachschaft hat letztendlich die Macht über das Geschehen, machmal kommt einem das schwierig vor, weil ZaPFika Erwartungen haben (an dieser Stelle: Sprecht mit Leuten, dem StaPF, wenn die die Idee cool finden, dann wird das schon), aber so kann man die ZaPF auch weiterentwickeln.

Sonstiges

Geldanträge sollte nicht zu klein sein (großkotziges Auftreten und viel verlangen und im zweifelsfall kann man sich ja immer noch auf einen geringeren Betrag einigen).

Bei Studierendenvertretungen kann man auf jeden Fall auch Anträge stellen und vielleicht auch eher größere als kleine.

Mali: Muss man den Reader eigentlich drucken? Tobi: Reader on demand hat sich da als sinnvoll erwiesen. Allgemein: 10 bis 20 Reader sollten reichen. Eher zehn als mehr.

Zeitpläne sind toll, aber zu weit im vorraus werden sie dann doch über den Haufen geworfen... Aber macht euch Gedanken über eure Leute und rechnet im Zweifelsfall auch damit, dass Menschen abspringen / aufgeben. Solange der grobe Kern (zumindest ein halbes Jahr vor der ZaPF) feststeht bekommt man das schon irgendwie hin. Sinnvoll ist es vielleicht, dass jeder Mensch des Orga Teams seine Sachen nicht klammheimlich erledigt, sondern für alle anderen zugänglich (dh. E-Mails und Dateien) macht.

Helfer: Sucht euch eure Menschen. Zu früh wie möglich und so oft wie möglich, man kann nicht genug Helfer haben. Das Engelsystem funktioniert an sich ganz okay, das Erstellen ist aber ein Krampf und deutlich leichter, wenn man es erst erstellt, wenn man schon genau weiß was man möchte. Rückzugsorte für Helfer (Schlafräume, wenn irgendwie möglich halt auch für Orga-Menschen) sind sinnvoll und vielleicht auch Arbeiträume für Helfer. Ein Tagungsbüro mit eigenen Fachschaftsmenschen hat sich zumindest in Freiburg als sinnvoll erwiesen. Damit und in Kombination mit einem How-To-Ordner für fast alles sind sehr wenige sinnlose Fragen bis zu der Hauptorga durchgekommen und unglaubliche viele Fragen wurden einfach so beantwortet.

Schaut irgendwie, dass auch genau während der Tagung Menschen da sind, die Ahnung (und Entscheidungsgewalt) haben. Und auch, dass an manche Dinge gedacht ist (1 - 2 Autos / Transporter, Dispo für Kreditkarten, Schlüssel die man über das Wochenende braucht, Bargeld zum wechseln, Ordnungssysteme (für Leihgut, Schlüssel die man hat)). Spielt doch lieber ein bis zwei Worst-case-Szenarien durch. Die treten nicht ein, aber schaden kann das nicht.

Budget / Kosten einer ZaPF: Zusammengetraegen / geraden / nachgegucket ca. 20.000 - 25.000 wichtige Posten sind:

Shirts

restlicher Merch (Tassen)

Unterbringung

Essen

Öffis

Aber es gibt einige Tabellen von früheren Tagungen, die da auch eine gute Quelle bieten.

Macht euch die ZaPF an sich nicht an der Orga kaputt! Es gibt einige sehr gute Momente in denen man halber stirbt vor lachen.