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| 9. Sonstiges<br \> | | 9. Sonstiges<br \> |
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| = Protokoll = | | = Protokoll = |
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| \documentclass[a4paper]{article}
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| %***** Seitenränder definieren *****
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| \usepackage[left=2cm,right=2cm,top=2.5cm,bottom=2.5cm]{geometry}
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| \usepackage[utf8]{inputenc}
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| \usepackage{eurosym} %\euro erzeugt €
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| %***** Kopf- und Fußzeile *****
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| \fancyfoot[R]{Seite \thepage\ von \pageref{LastPage}} %****** Seite i von n unten rechts
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| \fancyfoot[C]{} %****** Standardseitenzahl von fancy leeren
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| \newcommand{\protokollant}[1]{\fancyfoot[L]{Protokollant: #1}} %****** Protokollant unten links
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| \newcommand{\datum}[1]{ %****** Kopfzeile Links mit Titel und rechts mit Datum
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| \fancyhead[L]{Mitgliederversammlung 12.11.2020}
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| \fancyhead[R]{Protokoll vom #1}
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| \begin{center}
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| \textbf{\underline{\huge Mitgliederversammlung der Zapf e.V.}} %****** Überschrift des Dokuments
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| \medskip\\
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| \LARGE \underline{Protokoll vom #1}
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| \end{center}
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| }
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| \pagestyle{fancy} %****** Seitenformatierung auf fancy stellen um Kopf-/Fußzeile zu aktivieren
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| \renewcommand{\top}[1]{\section{#1}}
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| \newcommand{\utop}[1]{\subsection{#1}}
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| \newcommand{\inhalt}{\tableofcontents}
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| \newcommand{\sub}[1]{\textbf{#1:\\}}
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| %
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| \begin{document}
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| %%%%%%%%%%%%%%%% Wichtig!! Folgende Inhalte anpassen!! %%%%%%%%%%%%%%%
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| %%% Wann? %%%
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| \datum{12.11.2020}
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| %%% Wer hat das Protokoll geschrieben? %%%
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| \protokollant{Andreas Drotloff}
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| \setcounter{tocdepth}{2} % welche Punkte sollen im Inhaltsverzeichnis auftauchen? 1 = top, 2 = utop
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| \newpage
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| \inhalt % Inhaltsverzeichnis
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| \vspace{0.5cm}
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| \newpage
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| \noindent\textbf{Disclaimer:} Entsprechend des „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“, §5 findet diese Mitgliederversammlung per Internettelefonie statt.
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| \top{Anwesende Mitglieder}
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| \noindent Anwesend sind Andreas Drotloff, Leo Grabitz, Maximilian Schneider, Sean Bonkowski, Claudius Zimmermann, Karola Schulz, Victoria Schemenz, Björn Guth, Agnes Zinth, Martin Scheuch (außerordentliches Mitglied), Philipp Rößner
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| \top{Anwesende Vorständ:inne}
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| \noindent Zur Mitgliederversammlung anwesend sind Peter Steinmüller (1. Vorsitzender), Jens Borgemeister (1.Kassenwart), Fabian Freyer (IT-Vorstand), Lisa Dietrich (Finanzschwache Fachschaften), Lena Wunderl (Finanzerin München), Richard Altenkirch (Finanzer Rostock)
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| \top{Anwesende Gäst:innen}
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| \noindent Katharina Feeser, Hendrik Hartmond
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| \noindent Peter Steinmüller begrüßt die Anwesenden in seiner Funktion als erster Vorstandsvorsitzender.
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| \top{Feststellung der Tagesordnung}
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| \noindent Die Tagesordnung wird genderneutral angepasst, da sie in der Einladung noch im generischen Maskulinum formuliert wurde. Peter kümmert sich um eine allgemeine Vorlage für kommende MVs.
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| \begin{enumerate}
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| \item Feststellung der Tagesordnung
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| \item Wahl der protokollführenden Person
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| \item Wahl der Versammlungsleitung
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| \item Feststellung der Beschlussfähigkeit
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| \item Bericht des Vorstands
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| \item Bericht der kassenprüfenden Personen
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| \item Umgang mit Corona Situation
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| \item Sonstiges
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| \end{enumerate}
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| \noindent Es gibt keine Gegenrede gegen diese Tagesordnung, damit ist diese angenommen.
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| \top{Wahl der protokollführenden Person}
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| \noindent Andreas Drotloff hat sich als Protokollant freiwillig gemeldet. Es gibt keine Einsprüche, damit ist er in dieser Funktion bestätigt.
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| \top{Wahl der Versammlungsleitung}
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| \noindent Peter Steinmüller wird per Akklamation als Versammlungsleitung bestätigt.
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| \top{Feststellung der Beschlussfähigkeit}
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| \noindent Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung an die Mitglieder versandt. Damit ist die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben.
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| \noindent Es wird darauf hingewiesen, dass diese Versammlung keine Entscheidungen treffen wird, da keine akzeptable Lösung für digitale Abstimmungen gefunden wurde.
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| \top{Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung vom 06.06.2020}
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| \noindent Es gibt keine Anmerkungen zum Protokoll. Dieses ist damit angenommen und wird von Peter auf der Homepage veröffentlicht.
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| \top{Bericht des Vorstandes}
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| \utop{Vorstandsvorsitzender Peter Steinmüller}
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| \noindent Im letzten Semester ist nicht sonderlich viel passiert. Ich war auf der Klausurtagung in München und habe dort mit dem StAPF und den weiteren Anwesenden geredet.
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| \noindent Hierbei habe ich versucht eine Lösung für den Fall einer erneuten Online-Veranstaltung zu finden, konnte jedoch keine zufriedenstellende Lösung finden.
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| \noindent Aus diesem Grund findet diese MV erneut nur informell statt. Ich hoffe auf guten Input unter dem Corona TOP.
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| \utop{Stellvertretende Vorsitzende Daniela Kern-Michler}
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| \noindent Daniela ist nicht anwesend und es ist kein schriftlicher Bericht eingegangen. Peter geht davon aus, dass sie sich um die Post gekümmert hat und sich darüber hinaus weitestgehend aus der Vereinsarbeit zurückzieht.
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| \utop{1. Kassenwart Jens Borgemeister}
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| \noindent Es ist nicht viel passiert, außer gelegentlichen Prüfungen der Konten und Kontoauszüge.
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| \noindent Der aktuelle Kontostand auf den Konten des ZaPF eV ist:
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| \begin{itemize}
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| \item Hauptkonto: 9.556,23 \euro
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| \item Freiburg: 6.682,09 \euro
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| \item Rostock: 4.363,30 \euro
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| \item München: 755,29 \euro
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| \item Bonn: 318,44 \euro
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| \end{itemize}
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| \utop{2. Kassenwart Marcus Mikorski}
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| \noindent Marcus ist nicht anwesend, hatte in seinem Ressort aber auch im letzten halben Jahr nichts zu tun.
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| \utop{IT-Vorstand Fabian Freyer}
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| \noindent Ich hab als IT-Vorstand nicht wirklich viel gemacht; ich habe angefangen, an dem Plenum in a Box zu arbeiten, das dann aber abgebrochen, weil die ZaPF nicht in Präsenz stattfindet.
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| \utop{Finanzschwache Fachschaften Lisa Dietrich}
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| \noindent Lisa hat mit Peter über die Überführung ihrer Aufgaben in den Vorstandsposten des 2. Kassenwarts gesprochen. Außerdem hat sie sichergestellt, dass das Angebot für finanzschwache Fachschaften weiter besteht. Für die geplante Präsenz-ZaPF gab es einen Antrag auf Förderung, der auch genehmigt wurde. Da die ZaPF letztendlich nur online stattfinden konnte, war dieser Antrag letztendlich aber hinfällig.
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| \utop{Vorstand für Finanzen der ZaPF in Bonn Marcel Nitsch}
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| \noindent Marcel ist nicht anwesend, soweit Jens das überblicken kann ist sein Aufgabenbereich aber auch abgeschlossen. Die Bonner Unterlagen liegen dem Verein zur Prüfung vor.
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| \utop{Vorstand für Finanzen der ZaPF in Freiburg Timo Rachel}
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| \noindent Timo ist nicht anwesend, soweit Jens das überblicken kann ist sein Aufgabenbereich aber auch abgeschlossen. Die Freiburger Unterlagen liegen dem Verein zur Prüfung vor.
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| \utop{Vorstand für Finanzen der ZaPF in Rostock Richard Altenkirch}
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| \noindent Richard hat sich nach der Absage der Ostsee-ZaPF 2020 um die Anpassung des BMBF-Antrags für 2021 gekümmert und einige Anpassungen vorgenommen, die schon für die letzte ZaPF sinnvoll gewesen wären. Er steht seither mit Herrn Unkelbach in regem Austausch, um die Anmerkungen des BMBF zum Antrag zu bearbeiten.
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| \noindent Für die Organisation der Rostocker Finanzen hat er sich Unterstützung bei der Buchführung geholt, möchte aber die Kontoführung weiter bearbeiten und darum auch im Vorstand bleiben.
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| \utop{Vorstand für Finanzen der ZaPF in München Lena Wunderl}
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| \noindent Lena berichtet, dass die Präsenz-ZapF in München leider abgesagt werden musste. Sie können für die Online-ZaPF trotzdem auf die Gelder von BMBF und Sponsoren zurückgreifen, werden die BMBF-Förderung voraussichtlich aber nicht in Anspruch nehmen müssen.
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| \top{Bericht der Kassenprüfenden Personen Maximilian Schneider und Jan Leopold Grabitz}
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| \noindent Die Kassenprüfung für Würzburg wurde durchgeführt. Dabei sind einige vermutlich unkritische Kleinigkeiten aufgefallen, die nach der Mitgliederversammlung mit Jens und Andy besprochen werden. Eine Entlastung wird wegen des digitalen Formats noch nicht durchgeführt.
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| \noindent Die Kassenprüfung für Heidelberg wird noch durchgeführt. Für die Fertigstellung muss noch eine Kleinigkeit überprüft werden.
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| \noindent Die Prüfung des Hauptkontos steht noch aus. Um diese Prüfung durchzuführen, wollen sich Max und Leo im besten Fall in Präsenz mit Jens treffen, sobald das wieder möglich ist.
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| \top{Umgang mit Corona Situation}
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| \noindent Peter hat für diese digitale Mitgliederversammlung keine Optionen gefunden, Wahlen und Abstimmungen sinnvoll durchzuführen. Er würde am liebsten in nächster Zeit eine MV in Präsenz abhalten. Eine Mitgliederversammlung mit ca. 3 Personen, die im ungünstigsten Fall alle im Vorstand sind ist aber auch nicht erstrebenswert. Wir können auch nicht einfach bis Rostock warten, da der 2. Vorstand und 2. Kassenwart in endlicher Zeit neu besetzt werden müssen. Insbesondere der Zugang zur Frankfurter Fachschaft ist nicht gegeben, wenn zu lange keine aktive Person aus Frankfurt im Vorstand ist.
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| \noindent Karola fragt nach den Rahmenbedingungen für eine Mitgliederversammlung. Für eine korrekt geladene Mitgliederversammlung muss nur drei Wochen im Voraus eingeladen werden.
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| \noindent Andy schlägt vor, Abstimmungen (zum Beispiel zur Umstrukturierung des Vorstands) in einer Videokonferenz durchzuführen, in dem alle Anwesenden ihre Meinung kund tun. Peter sieht problematisch, die Mitgliedschaft der Menschen zu überprüfen, das wäre durch eine Pflicht das Video zu aktivieren jedoch lösbar. Sean schlägt alternativ das Umfrage-Tool von BBB vor.
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| \noindent Leo berichtet, dass das Deutsche Jungforscher-Netzwerk es geschafft hat Vorstandswahlen online durchzuführen. Dafür wurde wohl ein Tool mit vereinsinteren Mailadressen und Anonymisierung genutzt.
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| \noindent Personenwahlen sind online schwer durchzuführen, zum Beispiel reichen Mailadressen (auch wenn diese dem Verein bekannt sind) nicht aus. Auch andere Online-Tools sind kritisch zu sehen.
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| \noindent Eine Briefwahl wäre möglich, aber aufwendig. Andy bietet hier an, den Wahlausschuss zu stellen und in Würzburg (mit Livestream und/oder einer zweiten Person) die Auszählung durchzuführen
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| \noindent Sean wirft die Frage auf, ob wir dieses Maß an Geheimhaltung tatsächlich benötigen. Wir müssen uns also jetzt entscheiden, welches Wahlprozedere wir wollen und dann einen Beschluss über die Struktur des Vorstands fassen.
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| \utop{Geplanter Aufbau des Vorstands}
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| \begin{itemize}
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| \item 1. Vorstandsvorsitz
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| \item 2. Vorstandsvorsitz
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| \item 1. Kassenwart
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| \item 2. Kassenwart
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| \item IT-Vorstand
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in München
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in Rostock
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in Göttingen
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| \end{itemize}
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| \noindent Der Vorstand für Finanzschwache Fachschaften wird in den 2. Vorstandsvorsitz integriert. Die Arbeit an den Finanzen für Bonn und Freiburg ist abgeschlossen, weshalb die entsprechenden Vorstandsposten abgeschafft werden können.
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| \noindent Die Kassenprüfer:innen müssen nicht gewählt, sondern benannt werden. Das kann aber im Zuge der Vorstandswahl auch durchgeführt werden.
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| \utop {Wahlprozedere}
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| \noindent Abstimmung über das Wahlprozedere
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| \noindent Option 1) Geheime Wahl: Briefwahl -> Wahlausschuss (Andy und Max haben sich freiwillig gemeldet)
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| \noindent Option 2) Abstimmung via BBB: Semi Geheim, da die Person, die die Umfrage erstellt hat die abgegeben Stimmen sieht. Kontrolle das nur Stimmberechtigte ihre Stimme abgeben bzw gewertet werden ist notwendig: Wahlberechtigt sind anwesende Mitglieder, die sich durch Bild als Mitglied ausweisen können/konnten. -> Wahlausschuss (Andy hat sich bereits erklärt) [Weitere Person kann über die Schulter schauen, wenn gewollt]
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| \noindent Ergebnis:
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| \begin{itemize}
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| \item Option 1 2 Stimmen
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| \item Option 2 9 Stimmen
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| \item Enthaltung 4 Stimmen
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| \end{itemize}
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| \noindent Das Abstimmungsergebnis wird in Frage gestellt, da Peter nicht mehr überprüfen kann dass nur Vereinsmitglieder abgestimmt haben. Außerdem merken Leo und Fabs an, dass es keine gute Idee ist der Mehrheit zu folgen wenn es einzelne Mitglieder gibt, die sich für eine komplett geheime Wahl aussprechen. Dies ist jedoch rechtlich nicht vorgeschrieben und unsere Satzung spezifiziert keine Wahlmodalitäten.
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| \noindent Die Abstimmung wird wiederholt.
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| Ergebnis:
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| \begin{itemize}
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| \item Option 1 4 Stimmen
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| \item Option 2 8 Stimmen
| |
| \item Enthaltung 3 Stimmen
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| \end{itemize}
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| \noindent Peter möchte die übliche Handhabung auf der ZaPF auch im Verein anwenden. Damit ist die Option 2 (BBB) vom Tisch und es wird eine Briefwahl durchgeführt. Dies bezieht sich nur auf die Personenwahl, inhaltliche Abstimmungen können auch über BBB durchgeführt werden.
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| \utop{Beschluss über den Aufbau des Vorstands}
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| \noindent Die Liste der Vorstandsposten wird wie oben genannt zur Abstimmung gestellt und bei 15 Ja- und 0 Nein-Stimmen einstimmig angenommen.
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| \utop{Kandidierende für den Vorstand}
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| \noindent Die folgenden Personen erklären ihre Kandidatur für die jeweiligen Vorstandsposten:
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| \begin{itemize}
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| \item 1. Vorstandsvorsitz: Peter Steinmüller
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| \item 2. Vorstandsvorsitz: Michael Händler
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| \item 1. Kassenwart: Jens Borgemeister
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| \item 2. Kassenwart: Lisa Dietrich
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| \item IT-Vorstand: Fabian Freyer
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in München: Lena Wunderl
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in Rostock: Richard Altenkirch
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| \item Vorstand für Finanzen der ZaPF in Göttingen: Katharina Feeser
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| \end{itemize}
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| \noindent Peter schlägt vor, als Stimmzettel einen Din A4 Zettel zu bauen, auf dem alle Kandidierenden sowie Freifelder und Optionen für Ja/Nein/Enthaltung existieren. Diesen sollen die Mitglieder ausdrucken und zerschneiden, um einzelne Wahlzettel zu kreieren.
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| \noindent Um sicherzustellen, dass nur Mitglieder abstimmen, soll ein Umschlag mit den Stimmzetteln in einen Umschlag gelegt werden, zusammen mit der Unterschrift dass man
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| | |
| \noindent Zentrales Verfahren:
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| \begin{itemize}
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| \item Peter kündigt die Wahl per Mail an.
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| \item Menschen die abstimmen wollen schicken ihre Mailadresse an Peter
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| \item Er schickt ihnen die Wahlunterlagen per Brief zu.
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| \item Diese Unterlagen werden dann ausgefüllt an Andy geschickt.
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| \end{itemize}
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| | |
| \noindent Die Unterlagen werden vom Wahlausschuss verschickt, um theoretische Manipulation durch den Vorstand zu verhindern.
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| | |
| \noindent Dezentrales Verfahren:
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| \begin{itemize}
| |
| \item Peter kündigt die Wahl per Mail an.
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| \item In dieser Mail gibt es konkrete Anweisungen, wie der Wahlbrief auszusehen hat und ein Wahlzettel zum Ausdrucken.
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| \item Mit diesen Anweisungen erstellen die Mitglieder einen Wahlbrief und schicken ihn ausgefüllt an Andy.
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| \end{itemize}
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| \noindent Da es Äußerungen pro Zentrales Verfahren durch die Anwesenden gab, wird im Sinne der Argumentation von vorhin entschieden dass dieses durchgeführt wird.
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| \noindent Letzter zu klärender Punkt: Zeitfaktor.
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| \noindent Damit Katharina gewählt werden kann, braucht Peter eine Bestätigung dass sie Vereinsmitglied ist.
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| \noindent Vorschlag für den Zeitplan:
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| \begin{itemize}
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| \item Erstellung Wähler:innenverzeichnis 16.11. 19:00
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| \item Ankündigung der Wahlintention 22.11.
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| \item Ankunft der Wahlzettel bis spätestens 19.12.
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| \item Auszählung der Wahl in einer MV am 20.12.
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| \end{itemize}
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| \noindent Andy bestätigt den Posteingang der Stimmen per Mail.
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| \utop{Mitgliedschaft}
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| \noindent Entsprechend der Satzung scheidet ein Mitglied aus dem Verein aus, wenn es aus der Mitgliederliste gestrichen wird und 15 Monate vorher auf keiner Mitgliederversammlung anwesend war. Peter möchte diese Regelung gerne solange das Corona-Gesetz gilt, nicht so streng nehmen und auf die Streichung verzichten. Es gibt keine Gegenrede gegen dieses Vorgehen.
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| \top{Sonstiges}
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| \utop{Anfrage aus Göttingen zu Feldkochern}
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| \noindent Angeblich besitzt der Verein Feldkocher, Peter hat darüber aber keine Kenntnis. Wenn dann wurden diese zur Freiburger ZaPF angeschafft, die Orgas der vorherigen ZaPFen wissen zumindest von nichts. Peter hakt nochmal nach, geht aber davon aus dass diese Kocher wahrscheinlich kein Vereinseigentum.
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| \utop{Förderung des Studienführers}
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| \noindent Vicky fragt nach, ob es Neuigkeiten zu unserem Förderantrag für den Studienführer gibt. Dies ist nicht der Fall.
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| \utop{Entsendung von Felicia zur CHE-Beiratssitzung}
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| \noindent Aus nicht ganz nachvollziehbaren Gründen ist eine Bestätigungsanfrage für Felicias Entsendung zum CHE-Beirat beim Verein gegangen. Es wird sich darauf geeinigt, dass die Entsendung vom Plenum per Akklamation bestätigt wird und der Verein dann nur wenn nötig formelle Schritte unternimmt, damit das alles passt.
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| \noindent Peter schließt die Sitzung um 21:00.
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| | |
| \end{document}
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