Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf

Aus ZaPFWiki

Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF in Düsseldorf
(aktualisiert am 15.04.2013)

Organisationsstruktur

Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf
  • wichtigste Bereiche am Anfang:
    • Haupt-Orga
    • Finanzen
    • Akquise
  • in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)
  • Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: Datei:ZaPF Verantwortungsbereiche.pdf
  • Gliederung der Bereiche:
    • gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
    • zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt
    • zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
  • eine Person kann mehreren Verantwortungsbereichen zugeteilt sein

Kommunikationskanäle

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

  • falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
  • Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit:
    • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
    • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
    • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
  • Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

  • beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf)
  • jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation
  • Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
  • Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
  • Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Orga-Handy

  • ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
  • Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
  • dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
  • wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet

Zeitlicher Organisationsablauf

WS12 (18-14 Monate vorher)

Wahl der Verantwortlichen

- nachdem Orgastruktur steht: erste Aufgaben identifiziert und für alle definieren - Verantwortliche für alle Bereiche finden - sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation direkt wählen, bzw. Bestätigen und entspr. Kompetenzen zusprechen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen - wichtigste Orgas zuerst besetzen, es muss nicht direkt alles besetzt werden

Termin festlegen

Meilensteine und Zeitplan erstellen

Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen

SS13 (14-8 Monate vorher)

WS13 (8-2 Monate)

SS14 (8-1 Wochen vorher)

Die ZaPF-Woche

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Nach der ZaPF

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Entstandene Probleme und Hinweise für künftige ZaPFen

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