HowTo ZaPF
Eine ZaPF Organisieren - Erfahrungen aus Dresdem
Unterkunft
Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die Teulnehmer ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt werden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach Preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.
Gelder
Als erste Anlaufstelle war unser eigener FSR dran. Aus vergangenen Anträgen war bekannt das unser StuRa die maximal die selbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war das die nächste Anlaufpunkt. Als nächstes waren wir beim Studentenwerk und haben nach Unterstützung gefragt. Von dort kamm das Angebot einen Tag in der Mensa kostenlos essen zu können.
Dann folgten eine Unmenge an Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) rausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Summe an Geldern anzufragen etwa 200 €. Nach dem wir dann auch einige positive Antworten hatten, haben wir dann ein eigenes Konto für die Organisation eingerichtet. Dieses Konto hilft die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen zu behalten. Anfragen an das Dekanat waren auch sehr erfolgreich. Im Gegensatz zu unseren Bauingeneurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, dass soll aber auch eine ergiebige Quelle sein.
Spenden
Neben den Spenden von der Industrie waren auch Sachspenden drin. Bei einem Feinkosthersteller haben wir die Kartoffelsalat und einen Fischsalat bekommen. Eine Anfrage bei einer orstansässigen Käserei bracht immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auch nicht mehr als 30 Prozent. Die positiven Antworten machten aber kaum mehr als ein bis drei Prozent aus. Hätten wir die Portokosten für die Anfragen selber zahlen müssen und nicht durch unsere Hauspost abrechnen können, so wären die Spendeneinnahmen etwa zur Hälfte wieder aufgebraucht gewesen.
(Zeit) Planung
Man sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen, wann was geschähen soll. Da sollte man also die Stadtführung und Exkursionen auf die Tage festlegen. Dann sollte man sich Gedanken machen, was man den Teilnehmern zu Essen gibt. Chilli hat sich als kultige Tradition für mindestens eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chillirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.
Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden. Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.
Futtern
ZaPF Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein. Beim Frühstück rechen für 80 Teilnehmer etwa 200 Brötchen aus. Ihr solltet versuchen eine Bäcker zu finden, der euch das auch gleich liefert. Einkaufslisten für die ZaPF in Dresden könnt ihr auf Anfrage auch gern bekommen.
Bei Getränken sollte neben Bier auch an ausreichend Wasser gedacht werden. Das Bier einen geringen Obulus kostet, sollte der Stimmung auf der ZaPF keinen Abbruch tun. Einen Abend sollte man an das traditionelle Grillen während der ZaPF denken. Wenn man knappe Finanzen hat, kann man auch hier einen geringen Obulus verlangen.
Bei einer Winter ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt.
Helfer
Bei der ZaPF sollte man immer versuchen möglich viele Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder nen anderen Helfer verpflichen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jedenfall jemand fest eingeplant werden.
more comming soon
--Erik (TUD) 22:00, 9. Jun 2006 (CEST)
