SoSe23 AK eV-Strukturen

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: Vorstand des ZaPF e.V.
  

• Ziel des AK: Wir beschäftigen uns mit der Verstätigung der vorhandenen Strukturen und erstellen Diagramme.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein
  

• Materialien und weitere Informationen: ZaPF e.V. und How to Vorstand
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Alle, die sich mit den Strukturen des ZaPF e.V. beschäftigen wollen.
  

• Wie läuft der AK ab?: Austausch und Diskussion mit anschließender Dokumentation der Strukturen
  

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Motivation
  

• Sonstige Vorstellung: entfällt
  

Arbeitskreis: Vereinsstrukturen

Protokoll vom 29.04.2023

Beginn

16:40 Uhr

Ende

18:30:MM Uhr

Redeleitung

Peter Steinmüller (Alumnus)

Protokoll

Jakob Schneider (Alumnus)

Anwesende Fachschaften

Universidad de los saccos veteres,

Universität Hamburg,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Protokoll

Der e.V.: Was? Wer? Wieso?

• primäre Funktion des e.V. ist die Abwicklung der BMBF-Anträge und Spenden für die ZaPF, der e.V. ist also ein "Topf voll Geld" um die ZaPF zu finanzieren: diese Tätigkeiten lassen sich auch vom BMBF refinanzieren
• nun gibt es viele weitere Aufgaben/Funktionen die zusätzlich Geld kosten, hauptsächlich Server: dafür benötigt man Geld über Mitgliedsbeiträge
• Briefverkehr geht an Briefkasten der Uni Frankfurt (hauptsächlich BMBF, weil deutsche Bürokratie)
• schützt ZaPF-Orgas vor individueller Haftung (hat Versicherung die für die Tagung eingesetzt werden kann)
• kann nachhaltige Anschaffungen für ZaPF tätigen (Spühlmaschiene u.s.w.)

Außenwirkung

Die Folien wurden überarbeitet. Das Plenum soll verstehen, was der e.V. eigentlich macht und warum es ihn gibt. Wir wollen Mitglieder, Fördermitglieder aquirieren.

• Beiträge der Fördermitglieder sollen Kosten decken.

Hauptkosten:

• Server
• Versicherungen

Eine Idee war z.B. per Mail aktuelle Aktivitäten an die Teilnehmika zu kommunizieren. (Um Transparenz des, und Motivation am e.V. zu erhöhen.)

• Fabs: Wollen wir überhaupt mehr Außenwirkung?
• Max: Gut, wenn man eine entsprechende Zahl Mitglieder haben. Leute kommen auf den e.V. zu, wenn sie Aufgaben übernehmen wollen. Dazu wird die Unterstützung finanzschwacher FSen kaum genutzt.
• Björn: Finanzschwache FSen ist wichtig, aber BMBF ist inoffizieller primärer Existenzgrund: Juristische Person. Dafür braucht der Verein aber nicht zu viel Außenwirkung. Die Extraaufgaben sind jedoch nicht über den BMBF abrechenbar.
• Peter: Adresse, Bankkonten
• Fabs: Und Versicherung
• Max: Und Veranstaltungsmaterial
• Peter: Zwecke des Vereins haben sich über die Zeit verändert. Später wollen wir noch über Entschlackung und Verbesserungen reden. Für Außenwirkung: Es wäre wichtig, dass die Menschen wissen, warum man im e.V. Dinge tun sollte. Dazu sind auch potentiellen Orgikas durch fehlende Präsenz abgeschreckt.
• Fabs: Außenwirkung: Was kann der Verein an Orgas, ZaPFika usw anbieten? Was braucht der Verein?
• Andy: Die Frage ist, wann man welche Information gut platzieren? Idealerweise sollte es im Zeitfenster einer ZaPF stattfinden.

Werbung für Fördermitglieder direkt nach der ZaPF. "Rechenschaftsbericht" direkt vor der ZaPF.

• Fabs: Im Vorfeld einer ZaPF gibt es eigentlich zu viele Mails. Anmeldung und Einladung mit Info zu Förderung finanzschwacher FSen.
• Anfangsplenum: Warum brauchen wir Mitglieder.
• Abschlussplenum: Wie kann man sich finanziell beteiligen.

• Niklas: Was den Vereinszweck angeht kann mit einer Mail wie "Wir haben eine BMBF-Förderung" kann dies gut kommunizieren.
• Jakob: Große Punkte über die ZaPF-List sind durchaus sinnvoll. Kleine Punkte sollten hingegen vermieden werden.
• Max: Wir müssen aufpassen, dass wir vor der ZaPF nicht zu viele Mails raushauen. Eh schon viele Mails.
• Andy schlägt vor die wesentliche Punkte der Vereinsarbeit zu sammeln und zu überlegen um die Kernpunkte des Vereins gut darstellen zu können.

Verkaufbare Kernthemen (Tafelbild)

Förderung finanzschwacher FSen:

• Einladung
  • "Finanzer treten ausrichtende FS"

Materialien/Dienstleistungen

• Versicherung
• Konto
• IT-Infra
• Datenschutz/Rechtliches

StAPF wirbt für Ausrichtung:

• 1./2. Vorstand: treten vor Anfangsplenum an Redeleitung heran.

Orga-Austausch: "Finanzer + Vorstände gehen in Orga-Austausch-AK"

Beratung zu Strukturen

• MV
  • 1./2. Vorstand: auf TO schreiben
• Stammtisch
  • 1./2. Vorstand: verstetigen
• Orga-Austausch

Mitwirkung

• Mitgliedsrat / MV
• Vorstand
  • 1./2. Vorstand: Bericht im Anfangsplenum (Standartfolien erstellen, Kurzfassen!)
  • Gremien-AK (Alle "Strukturvorstände")
• Fördermitgliedschaft
  • Im Endplenum

Internes (für 1.Stammstisch)

• Übergabe
• Kontrollmechanismen
• Rechtliches / Datenschutz
• Standartpräsentationen erstellen
  • Fokus auf was nicht wie:
  • Anfangsplenum:
    • 1. Folie: Was macht der e.V.
    • 2. Folie: Werbung für Mitglieder + Vorstand (Verweis auf z.B. AK für mehr Info)
  • Endplenum:
    • "Wir wollen dein Geld"
    • Wer kann Fördermitglied werden

Informationen

Informationen sollen weitergegeben werden.

• klarere Dokumentation des Finanzwesens soll erfolgen (später auch in anderen Ämtern)

Aktive Verbesserung

• Entwicklung von On- und Offboarding für die ausrichtende ZaPF-Orga
• Einrichten von E-Mail Strukturen? Eher nicht
• Ausrichtende-ZaPF-Finanzer sollten in der Regel nach max. 1 Jahr alle Aufgaben (Reader) abgeschlossen haben und darüber berichten
  • MV entscheided ob dieser dann schon Entlastet werden kann oder noch zu viel Verantwortung trägt und wieder gewählt werden sollte

Ausblick

Die Vereinsarbeit soll durch regelmäßige Veranstaltungen (Arbeitstitel: Stammtisch) verstärkt werden. Zudem soll die Öffentlichkeitswirksamkeit des Vereins bei der ZaPF gestärkt werden.

Zusammenfassung

Dieser AK hat sich mit den Strukturen des Fördervereins beschäftigt und wie dieser verbessert werden können. Dabei gab es gleich mehrere Verbesserungsvorschläge, die im kommenden Semester umgesetzt werden sollen.