SoSe21 AK Orga Austausch

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Würzburg)

Einleitung und Ziel des AK
Der Orga-Austausch ist eine wunderbare Plattform - Alt-Orgas bietet er die Gelegenheit, sich toll und erfahren zu fühlen und zukünftigen Orgas nimmt er viel Panik. Wenn nämlich die Chaoten, die da zusammen sitzen es schaffen ZaPFen zu organisieren, schafft man das selber auch!

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Regelmäßig stattfindender Arbeitskreis, aber ohne inhaltliche Voraussetzung

Wer ist die Zielgruppe?
Dieser AK richtet sich an alle, die eine ZaPF ausgerichtet haben, gerade dabei sind sie zu organisieren oder es ganz vielleicht irgendwann mal machen wollen.

Wie läuft der AK ab?
Hier könnt ihr alle Fragen stellen, die euch auf der Seele liegen und euch wertvolle Tipps für den Orga-Prozess holen.

Im Forum findet ihr den AK hier: https://talk.zapf.in/t/ak-orga-austausch-sose-21/422

Protokoll AK Orga-Austausch

Protokoll vom 15.05.2021

Beginn

15:35 Uhr

Ende

17:35 Uhr

Redeleitung

Andy (Würzburg)

Protokollantum

Niklas (Hamburg)

Anwesende Fachschaften

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Universität Göttingen,

Universität Hamburg,

Universität Heidelberg,

Universität zu Köln,

Technische Universität München,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Protokoll

Frage: Sind Hygienekonzepte fürs selber kochen bekannt? (Nicht zwingend Corona, sondern generell Essensausgabe)

TUM: nichts außer sehr vage Ideen entwickelt

Düsseldorf: Kochzelte, hatten aber jmd der gekocht hat. Es gibt Schulungen für Leute, die was mit Lebensmitteln machen (Gesundheitszeugnis)

Rostock: Gesundheitszeugnis ist idR nötig, sobald Essen ausgegeben wird, Schulungen kosten halt Geld

Heidelberg: Alle Leute die in Küche ausgeholfen haben hätten eig. so ein Zeugnis gebraucht --> Mensa hat stattdessen gekocht.Berlin hat kochen lassen (in Zelten), da kann man vllt. auch nochmal nachfragen. idR fragt auf der ZaPF auch niemand nach.

TUM: auch mit ZaPF-Größe lieber schon aufpassen, dass Hygieneamt nicht doch kontrolliert

Rostock: sonst mal bei lokalen Initiativen (VoKü...) nachfragen, ob die kochen würden

GW: AStA hat auch VoKü o.ä. mal veranstaltet, vllt. gibt es in Göttingen auch so was wo man nachfragen kann

TUM: evtl. braucht nur beaufsichtigende Person so ein Zeugnis und Schulung

Rostock: zu kochen + Corona -> es wird irgendwelche Coronaauflagen sicher geben, da darauf achten, dass Lebensmittelausgabe nicht untersagt ist. Ansonsten gibt es idR aber nicht noch mal extra Corona-related Auflagen

Göttingen: Hygieneschulungen schon im BMBF-Antrag eingeplant (bisher aber nur für wenige Leute)

Frage: Ist es wegen Lebensmittelausgabe-Auflagen sinnvoll direkt bei Uni nachzufragen?

Heidelberg: v.a. Ausgabe ist kritisch, das Zubereiten unterliegt sowieso schon strengen Auflagen

Düsseldorf: Ansprechpartner war nicht direkt Institut, sondern Uni-Verwaltung. Gab keine Schulung, Essensbeauftragt und Küchenverantwortliche kannten sich aber aus.

Rostock: Häufig wird verboten, Essen auszugeben. Möglich ist es aber eigentlich immer Essen von den Teilnehmenden selbst mitbringen zu lassen.

Frage: Gibt es Konzepte, die ZaPF nachhaltiger zu machen?

Düsseldorf: Es können Materialien wiederbenutzt werden.Berlin hat Verpflegung mit Foodsharing/Foodsavern zusammen organisiert Es gibt eine Sammlung in den Protokollen der Nachhaltigkeits-AKs (z.B. WiSe 18: https://zapf.wiki/WiSe18_AK_Nachhaltigkeit)

Heidelberg: Tagungstaschen enthalten häufig viel Müll (Flyer, Kugelschreiber... die alle weggeschmissen werden)

Göttingen: Wir sollten eine Wikiseite erstellen.

Würzburg: Am Besten auf der How-to-ZaPF-Seite und dann direkt dokumentieren, was explizit gemacht wurde.

Siegen: Verein ansprechen ist auch sinnvoll (Rechner für Protokolle vor Ort haben usw.)

Heidelberg: Nicht jede Fachschaft sollte zum Bieraustausch-AK einen Kasten durch halb Deutschland schleppen, damit der Pfand zurückgegeben werden kann. Es gibt aber noch viele weitere relevante Punkte.

--> Göttingen legt Wikieintrag zu nachhaltiger ZaPF-Orga an (Wikiseite wird dann in Austauschgruppen und so beworben)

Frage: Es wird wohl Spritkosten geben. Hat da jemand Erfahrungswerte, wie viel das so ist?

Göttingen: Mietautos sollen von Fakultät angemiete werden

Würzburg: insgesamt wurde für ca. 100 € getankt (es gab nen Sprinter und Kleinbus)

Heidelberg: In Berlin war es viel Fahrerei, v.a. um Lebensmittel aus Umland abzuholen. Wenn sowas geklärt ist bleiben nur Kurzstrecken während der ZaPF selbst. Heidelberg hat auch keinen volle Tank verfahren.

Düsseldorf: Es wird eig. jeden Tag zum Großmarkt gefahren. Gepäcktransport fällt idR auch noch an. Plus manchmal Privatfahrten. Niedriger dreistelliger Bereich ist realistisch.

Würzburg: Spritkosten waren nicht einmal einkalkuliert. Wenn Pläne bestehen, die explizit viel Fahrerei erfordern, sind die Spritkosten halt entsprechend höher.

Heidelberg: Relevant ist noch, wie man an Dinge vom ZaPF e.V. kommt. Sonst wurden die oft vor vorheriger Orga mitgebracht.

Rostock: Momentan stehen die Dinge hier. Ist auch nicht soo viel und kann notfalls von mehreren Leuten auch per Zug transportiert werden?

Düsseldorf: Hatten 300 Euro veranschlagt. Ob das ausgenutzt wurde ist unklar.

Rostock: Meist kann man von der Uni (oder AStA) auch Autos leihen.

Würzburg: Uni hat Fixtarife mit großen Autovermietungen in der Stadt abgeschlossen, sodass auch Studis dort günstiger Autos mieten konnten.

Siegen: Oder AStA hat Verträge.

Frage: Was genau ist denn alles ZaPF e.V. Inventar?

Würzburg: Es sollte irgendwo eine Liste geben.

Rostock: schaut nächste Woche mal nach, was sich alles in den Kisten verbirgt --> wird in Wolke dokumentiert

Frage: Wie läuft das Ganze mit Pfand? Wie wurde es abgerechnet?

Würzburg: Getränke kauft typischerweise der ZaPF e.V., d.h. Pfand geht auch wieder an ZaPF e.V. zurück. Verein darf wirtschaften, aber nur wenn dadurch ideeller Zweck mitfinanziert wird. D.h. für Getränke mit Strichliste müssen Preise so kalkuliert sein, dass auch nicht abgegebener Pfand noch mit drin ist.

Heidelberg: Auch Bruch zählt mit zum Pfand. Das muss man dann einkalkulieren. Viele Bierkrüge sind 'verloren' gegangen. -> mittlerer 3-stelliger Betrag. Auch ZaPF-Anlagen u.ä. können teuer werden, wenn sie kaputt gehen.

Frage: Gibt es Pfand auf Geschirr und ist dort auch Schwund?

Heidelberg: Ja, aber idR ist das günstiger, v.a. wenn man 0815-Geschirr hat.

Frage: Gehen vielen Dinge in der Fakultät kaputt?

Würzburg: Wenn nur vereinzelt. Ernste Schäden sind wohl nicht entstanden. Dinge vorher wegzuräumen ist aber sicher sinnvoll.

Heidelberg: Ist von Veranstaltungsversicherung mit gedeckt.

Düsseldorf: Schäden gab es eig. nicht. Nur schlafende Menschen überall werden manchmal komisch angeguckt.'

Würzburg: Gesunder Menschenverstand ist meistens noch vorhanden. Museumsexponate sollten also safe sein.

Hamburg: Notfalls Bereiche absperren.

Siegen: Beim Auf- und Abbau geht eher mal was schief.

Düsseldorf: ZaPFika können sich auch betrunken noch verantwortungsvoll benehmen und haben Liebe für die Orga <3

Heidelberg: Dinge können auch so kaputt gehen. Ein Rohrbruch während der ZaPF ist nicht witzig, das Institut ist dafür aufgekommen. Außerdem generelle Nutzungserscheinungen.

Siegen: Es kann vieles passieren.

Frage: Gibt es wirklich Ärger, wenn Auflagen der Uni nicht eingehalten wurden? (bspw. Stickern)

Rostock: An Vernunft der ZaPFika appellieren. Einzelfälle sollten keinen zu großen Schaden machen.

Würzburg: Auflagen schon vorher gut kommunizieren, damit sie allen bei Anreise klar sind.

Frage: Was für ein Betrag sollte für Goodies u.ä. einkalkuliert werden?

Würzburg: Üblich ist idR Teilnehmika-Shirt und manchmal Tassen. Sonst zahlen Leute ihren Merch selbst. Erwartungshaltung ist aber eig. nicht groß, eher abhängig davon, was die Orga für sinnvoll hält.

Düsseldorf: Hängt auch immer davon ab, welche Sponsoring-Angebote man sonst so hat. ZaPFika stellen keine hohen Ansprüche. Merch ist zwar toll, aber nur wenn es Geld gibt. Wichtiger sind Essen, Trinken und Räume. (Schlaf ist optional)

Heidelberg: Merch ist auch gut von Sponsor:innen zu bekommen. Gerade so kleine Goodies gehen gut. Oder anfragen, ob große Rechnungen übernommen werde können.

Heidelberg: Merch muss auch nicht bis zum Limit ausgereizt werden. Niemand möchte eine Tüte Müll.

Frage: Wann wird Inventar weitertransportiert?

Würzburg: Wenn die nächste Orga es abholt. Oder es da hin gebracht wird. Gerade frei herumreisende ZaPFika transportieren auch gerne Dinge hin und her. Ansonsten muss es halt irgendwo zwischengelagert werden

Gibt es bei Teilnahmebeiträgen irgendwas zu beachten?

Würzburg: Manchmal brauchen FS eine Rechnung vorher, um das an der Uni abrechnen zu können. Sonst erfolgt zurück überweisen einfach direkt, wenn Leute doch nicht kommen. Generell ist Anmeldung hektisch, weil schnell viel Geld hin und her fließt. Da nicht den Überblick verlieren. Düsseldorf: Gerade Alumni zahlen manchmal lieber Spende als Tagungsbeitrag.

Wäre Serverkapazität bei ZaPF vorhanden, um etwas wie WA selbst zu hosten?

Greifswald: bei externem Host müssen nur Karten gebaut werden. Sonst braucht man noch Personen, die sich da drum kümmern.

Würzburg: Da müssten IT-affine Personen sich mal besprechen.

Göttingen: Haben Person, die das können.

Heidelberg: Auch wenn es vorher funktioniert, heißt das noch nicht, dass es auch mit über 100 Menschen funktioniert.

Siegen: Ansible-Skript ist für den TOPF wichtig. Menschen, die sich auskennen, wissen, was gemeint ist.

Tobi erzählt jetzt Anekdoten und macht den folgenden Orga Angst. :panda_face:

Dokumentation

Siegen: Es ist wichtig für externe Menschen eine Dokumentation geben, damit klar ist wo was ist. (z.B. Erste-Hilfe-Kästen).

Düsseldorf: Volle Zustimmung. Mehr Infos sind besser.

Heidelberg: Wie viele Menschen können ausfallen, damit das ganze noch weiterhin wie geplant funktioniert. Das sollte geplant werden.

Siegen: Menschen werden ausfallen. Bereits wegen Erschöpfung.

Heidelberg: Es gibt eine Cloudlösung vom ZaPF e.V. basierend auf Nextcloud.

Siegen: Man kann sonst auch anfragen, ob man Zugriff auf die entsprechenden Ordner der vorherigen ZaPFen bekommt. -> TOPF anschreiben.

Im Chat geht es um Eichhörnchen und Tauben.