HowTo ZaPF eV. Vorstand
Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.
Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in
Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
- Einladung zur Mitgliederversammlung
- pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
- in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
- unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
- Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
- Google-Drive Ordner aktuell halten
- Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
- Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
- alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
- Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
- üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen
Erhaltung der Gemeinnützigkeit
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
Kassenwart
Vorstand für finanzschwache Fachschaften
Vorstand zur Mitgliederverwaltung
Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:
BMBF Antrag stellen
Buchführung
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden. Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden.
