Orga-Dokumentation WS16 Dresden

Dokumentation zur Organisation der Winter-ZaPF 2016 in Dresden

Allgemeines

Organisationsstruktur

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Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.

• Es gab insgesamt 23 Verantwortungsbereiche
  • die Untergliederung folgte einer zeitlichen und inhaltlichen Einteilung
  • aufgrund ihrer Wichtigkeit stehen Hauptorga, Sponsoring & Akquise, Finanzer/Stellvertretender Finanzer, Controller und die Helferkoordination gesondert im Organigramm
  • dem Organigramm ist des Weiteren zu entnehmen, welche Rollen die einzelnen Bereiche spielen (Beschriftung der Pfeile)
  • eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
• eine genaue Beschreibung der einzelnen Bereich folgt weiter unten

Kommunikationkanäle

Der folgende Abschnitt wurde aus der Orgadoku aus Düsseldorf übernommen, da wir uns hier genauso verhalten haben.

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

• falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
• Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
  • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
  • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
  • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
• manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

• beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
• jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (bereich-zapf@mailbox.tu-dresden.de) zur externen Kommunikation
• Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
• allgemeine Mailadresse (info-zapf@mailbox.tu-dresden.de) wurde eingerichtet
• Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Folgende Medien wurden zur Organisation genutzt:

Aufgabenübersicht mit Trello

• es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt
• es gab ein Allgemeines-Board, auf den vor allem in der anfänglichen Zeit die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche möglich war
  • für große eigenständige Bereiche (z.B. Party