HowTo ZaPF eV. Vorstand

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

• Einladung zur Mitgliederversammlung
  • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
  • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
  • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
• Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
• Wolke-Ordner aktuell halten
• Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
• Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
• Sicher stellen, dass der Kassenwart sich um die Gemeinnützigkeitserklärung und das Verbändegespräch BMBF kümmert
• üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Kassenwart

• Buchführung des Vereins
• Verwaltung und Führung der Konten
• Berichte über Finanz- und Vermögenslage
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
  • Erstellung der Steuererklärung
  • Erstellung der Finanzübersichten
  • Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
• Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es sollte entweder der Vorstandsvorsitz oder der Kassenwart und mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

• Steuerwegweiser_Vereine_Hessen
• Termine_Hessen

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

BMBF Antrag stellen

Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im fünfstelligen Bereich zuschießen, in der Regel etwa 60-70% der kalkulierten Gesamtkosten. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

• Der Antrag muss bis Ende März (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden (ein Antrag für zwei Maßnahmen).
• Das BMBF fördert nur das Notwendigste! Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, nicht-fachliche Exkursionen etc. werden nicht bezahlt, ebenso keine Ausstattung wie bspw. Drucker.
• Auf Grundlage der eingereichten Kostenkalkulation wird ein Festbetrag als Zuwendung gewährt, jedoch maximal 40 Euro pro Studi und ganzem Maßnahmentag (mind. 6 Stunden förderfähiges Programm) für maximal 200 Studierende und fünf Maßnahmentage pro Maßnahme(=ZaPF).
• Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht. Die Teilnahmebeiträge zählen hierbei aber als Drittmittel, insofern ist externes Sponsoring im Zweifel optional.
• Meistens gibt es ein paar Monate vor der Antragsfrist eine Infoveranstaltung, die für Antragstellende nützlich sein kann.
• Den Link dazu sowie alle wichtigen Infos, Vorlagen und Unterlagen (auch der vergangenen Jahre) gibt es auf der Website des DLR.

Üblicherweise besteht der BMBF-Antrag aus einer Vorhabensbeschreibung und einem (Kosten-)Kalkulationsblatt mit Erläuterungen für jede der beiden antragstellenden ZaPFen. Im entsprechenden Ordner in der Anträge WOLKE findet ihr alte Anträge und Anhänge zur Orientierung. Achtung! Die Formulare ändern sich im Detail gelegentlich. Ihr könnt auch von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF-Anträge und Unterstützung bekommen.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan ein, achtet dabei unbedingt auf die Infos auf der DLR-Website. Das Formular ist nicht speziell für dieses Förderprogramm angepasst und man muss das nicht so genau in die Kategorien aufteilen, sondern eigentlich nur die Gesamtkosten in eine Zeile eintragen (Stand 2023).

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link ist ebenfalls auf der DLR-Website hinterlegt. Ihr könnt und müsst das Onlineformular immer als .xml-Datei herunterladen, wenn ihr eine Pause macht, weil das Portal nichts speichert (Löschung nach einer Stunde Inaktivität)! Zum Weiterbearbeiten kann man die Datei dann wieder hochladen. Der ZaPF e.V. ist im Portal schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Wenn man am Ende den Antrag einreicht, muss man noch die Anhänge hochladen und kann dann den Antrag stellen. Anschließend müssen die Dokumente händisch unterschrieben und fristgerecht per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein! In der Regel bekommt man eine Eingangsbestätigung vom Ministerium. Im äußersten Notfall ist ein Fax auch fristwahrend, dann muss aber trotzdem der Brief nachgesendet werden.

Es gibt theoretisch auch die Möglichkeit, den Antrag papierlos zu stellen, das ist eher kompliziert. Dafür braucht man eine Qualifizierte elektronische Signatur, das ist eine spezielle, verifizierte und zertifizierte elektronische Unterschrift. Nachdem man im letzten Schritt elektronische Signatur ausgewählt hat, bringt man diese dann nach dem elektronischen Einreichen auf dem heruntergeladenen Antrag an und lädt diesen wieder hoch. Das hat erstmals Robin 2023 beim Antrag für Düsseldorf und Kiel gemacht und war damit laut BMBF die erste Privatperson in dieser Förderlinie, die das geschafft hat. Die einzige kostenlose Möglichkeit hierfür ist eine Registrierung beim Signaturdienstleister Sign-Me von D-Trust und Authentifizierung mittels elektronischem Personalausweis. Danach kann man zwei kostenlose QES anbringen (verifiziert mittels Handy-TAN), danach muss man sich neue kaufen (ca. 5 € pro Stück).

BMBF Antrag aktualisieren

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden. Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit. Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF-Förderung hat, bekommt man entsprechend weniger Förderung und muss ggf. die Differenz zurückzahlen.

Was ist zuwendungsfähig?

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:

• Referentenhonorare,
• Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
• Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
• Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
• Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
• Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
• Ausgaben für fachliche Exkursionen

Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel

• Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
• Personalausgaben für festes Personal,
• Ausgaben für Unvorhergesehenes,
• Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
• Overheadkosten,
• Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
• Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
• pauschale Ausgaben,
• Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

Buchführung

Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden. Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:

• Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
• Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
• Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
• Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden

Zweckbetrieb

Der Zweckbetrieb wird durch unsere Satzung bestimmt, Einnahmen des ZaPF e.V. solltet ihr nur in diesem Bereich ausgegeben, sonst kann die Gemeinnützigkeit des Vereins entzogen werden.
Zum Zweckbetrieb gehört:

Kategorie	Ausgaben
Dokumentation	Reader, Tagungsheft
Fachexkursionen, Tickets	Exkursionen mit Physikbezug (keine anderen!); Tickets, wenn für den Weg zur Unterkunft, Mensa, anderen Tagungsstandorten oder Fachexkursionen notwendig
Fahrtkosten	Gremienarbeit, Orga (Materialtransport Privat-/Mietwagen, Treffen)
Mieten und Dienstleistungen	Unterkunft, Geräte, Fahrzeuge
Non-Food	Verbrauchs- und Büromaterialien, kleine Bürogeräte ≤ 20€, Geschäftsbedarf
Verpflegung	Essen, Trinken (kostenfrei, nicht-alkoholisch), Helfikaessen
Tagungsshirts	Nur Orga + Helfika (2-3 pro Orga, 1 pro Helfikon)
Versicherung	Versicherung für Tagungen
Werbungskosten	Helfika-Werbung, Servermiete und Domains
Referentenhonorare	Honorar, Fahrtkosten, Unterkunft, kleine Geschenke
Teilnehmerbeiträge	Teilnehmerbeiträge (abzüglich Kauf von Merch, etc., siehe wirtschaftlichen Geschäftsbereich)

Bei Punkten die hier nicht aufgeführt sind müsst ihr euch die Frage stellen, ob die ZaPF inhaltlich darunter leiden würde, wenn ihr diese Ausgabe streicht. Das beantwortet dann auch, ob diese Ausgabe zum Zweckbetrieb gehört. Wenn die Antwort ein vielleicht ist sprecht diese Ausgaben bevor sie verbindlich werden mit einem der Kassenwärte des e.V. ab.

Es gibt auch noch den wirtschaftlichen Geschäftsbereich, dieser sollte allerdings nicht zu groß sein und es darf hier - auch nicht in einzelnen Unterkategorien - Verlust gemacht werden

Die förderfähigen Ausgaben beim BMBF entsprechen ungefähr dem Zweckbetrieb abzüglich der laufenden Kosten für IT und Kosten die außerhalb der ZaPFen entstehen (Hinweise zu Änderungen bei den Verbändegesprächen beachten!).

Rechnungen

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

ZaPF-Ordner

Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:

• Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
• Sponsoringverträge
• Mietverträge
• Spendenquittungen in Kopie
• Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
• Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

Kassenprüfung

Bei der Kassenprüfung solltet ihr folgendermaßen vorgehen:

1. Wer möchte entlastet werden?
   
2. Vollmachten
   • Wer steht zur Entlastung?
   • Grund: Kassenwärt*in oder ZaPF-Orga?
   • Bei ZaPF Orga muss zur Entlastung die Vollmacht aufgelöst sein
3. Kontoauszüge mit GnuCash Buchungsliste abgleichen (wenn nicht vorhanden: erstellen)
   • Korrekt sortiert (für Finanzamt), Vereinszweck erfüllt?
4. Buchungen mit Rechnungen und ggf. mit Spendenquittungen und Sponsoringrechnungen/-verträgen abgleichen
   
5. Bei ZaPF-Orga Konto:
   • Auch die Barkasse muss geprüft werden, das geht genauso wie beim Konto, nur dass statt Kontoauszügen das Kassenbuch verwendet wird. Die Endsumme der Barkasse muss 0€ sein.
   • Falls es eine Abrechnung in einem anderen Tool gibt: Auch diese mit Buchungen (in gnuCash) abgleichen.

GnuCash

TODO: Blabliblubb, so macht mans mit gnuCash.

Wolke

Die Wolke findet ihr unter wolke.zapf.in. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den TOPF.

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr

• Kontoauszüge
• Protokolle der Mitgliederversammlungen
• Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
• Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
• BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
• Den aktuellen Freistellungsbescheid