HowTo ZaPF (Alternative)

27.11., 02.17 Uhr
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung und noch komplett chaotisch! Schaut morgen nochmal rein!

Achtung: Dies ist eine alternative Version des Wiki-Artikels HowTo ZaPF und wurde noch nicht von anderen ZaPFika als dem Autor (Rob aus Düsseldorf) selbst abgesegnet! Ziel war es, den etwas unübersichtlichen Artikel, der aus vielen Teilen zu verschiedenen Zeiten zusammengeschustert wurde, sinnvoll neu zu strukturieren, übersichtlicher zu gestalten, sprachlich aufzupolieren, aber dabei den Inhalt nicht zu kürzen. Wenn diese Version mehrheitliche Zustimmung findet, kann sie gerne übernommen werden, sonst verschwindet sie einfach wieder in der Versenkung und das alte HowTo ZaPF bleibt bestehen.

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde

• erstellt in Dresden (SS 06)
• überarbeitet in Dresden (SS 11)
• überarbeitet nach Karlsruhe (WS 12)
• verallgemeinert und neu strukturiert nach Wien (WS 13)
• überarbeitet in Düsseldorf (SS 14)

und soll euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es optimalerweise machen könnte. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern führen.

Hilfe, wir haben die ZaPF

Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

Schritt 1: Team zusammenstellen

Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:

• Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
• Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
• Sponsoring und Akquise (Jemand der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und gut verkaufen kann)
• Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
• Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe Organigramm) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe Definition der Verantwortungsbereiche), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser Liste) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:

• Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere Helfer suchen.
• Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
• Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
• Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A & O!
• Es macht Sinn, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
• Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
• Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

Schritt 2: Meilensteine definieren

Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:

• Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
• Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was in eurer Planung erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:

• Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
• Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
• Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person genehmigen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
• Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
• Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
• Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

Schritt 3: Qualitätssicherung

Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt solltet ihr

• als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
• euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
• euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
• bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
• für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"

Soviel solltet ihr zum allgemeinen Ablauf wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

Die Unterbringung

Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:

• Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
• Seminarräume sind nicht immer zu haben.
• Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
— Orga-Team Karlsruhe

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

Übernachtung

Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in irgendwelchen Gemeinschaftsräumen, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge der Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
— Orga-Team Dresden

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?

• Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
• Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
• Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
• Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
• Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
• Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
• Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
• Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
• Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
• Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
• Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

Gepäckraum

Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte

• trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
• optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
• dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

Plenen

Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:

• In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
• Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
• Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
• Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
• (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

Tagungsbüro

Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es

• relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
• 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
• eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
• über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
• eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

Arbeitsräume

Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

Speisesaal/Aufenthaltsraum

Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

Küche und Lagerräume

Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

Sanitäre Einrichtung

Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass

• die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
• regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
• ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

Party

Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

Die Finanzierung

Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.

Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

ASten & Uni

Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
— Orga-Team Jena

„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
— Orga-Team Dresden

BMBF

Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

• Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
• Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: BMBF-Antrag stellen mit easyAZA
• Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
• Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
• Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
• MIT INFOS ERWEITERN!

Sponsoren

Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nciht jedermanns Sache. Deshalb sit es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übenrommen wird, der optimalerweise bereits erfahrung in der Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipeill könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummenr durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effiziennter an mölgcihe SPonsoirne kommt und was ihr alles beachten solltet:

• Es ist sinnvoll, sich eine Liste anzulegen und Kontaktinfomrationen und Status dort zu sammeln, damit man nciht ausvershene ein Untenrehmen merhfach anfrgat.
• Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohe konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
• Gebt den Untenrhemen imemr eure KOntaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eien Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Untenrhemen besprochen wurde, bzw wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist chlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
• Besucht Messen und Tagungen (z.B. an euerer Uni) und redet mit den dort verteteen Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein Informationsblatt angefertigt, dass den Firmenvertretern bei spolchen gelgenheiten in die hand gedrückt wurde.
• BEsorgt euch eien seriöse E-Mailadresse! Schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nciht unbedigt geeigent und großartige Summen von seriösen Untenrhmen einzutreiben.
• Schickt nicht einfahc wild Mails mit infos raus, sondenr sucht das direkte Gespräch am telefon. Danach könnt ihr eine gezieletne Ansprechpartner aschreiben, das Jenaer Orga-Team hat dafür eine schölnes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworten:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

Mit freundlichen Grüßen XY“

• versichte bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich dieser Vorlage aus Jena) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokuemnte zurück und nciht Ab- und Zusagen in 25 verschiedneen Varianten.

Mögliche Sponsoren wären z.B.:

• Wissenschaftsverlage
• Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, ode rgar Physiker suchen
• Banken
• regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
• regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten

Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoiren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jewieligen Orgas erfragen. Auch soll sich dmenäcsht der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsorrne kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu dne sleben Untenrhemen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonder szu betreuen.

Sachspenden

Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auhc Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auhc an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nciht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Bort vom vbortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden. Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
— Orga-Team Dresden

Verein

Der offizielle VEranstalter der ZaPF ist immernoch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichten Fachshcfat im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschrieben zu drüfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungne, die ihr unbedingt beachten müsste:

• Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V., ihr behaltet jedoch eine Kopien für eure Buchhaltungsunterlagen.
• Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nciht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten hat (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen) und keine sicheren IEnnahmequellen hat, sonden rlediglich auf Spenden von Fachshcftaen angewiesne ist.
• MIT INFOS ERWEITERN!

Konten

Die Spenden gehen alle prinzipiell ersteinmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördemritel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweis (für den Fall einer Kontenprüfung) euahc nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euhc keinen Vorteil und kann im shclimmstenfall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt.

„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
— Orga-Team Karlsruhe

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

AKs zum Thema Finanzierung

Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:

• AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)
• inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)
• AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)

Die Verpflegung

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

Auswahl an Speisen

Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.

Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:

„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:

• Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
• Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
• Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
• Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
• Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
• Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
• Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
• Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).

Getränke

Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:

• Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
• Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
• Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 (siehe Bild) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
• Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
• Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
• Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
• Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
• Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
• Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Mengenplanung

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:

„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?

• Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
• Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
• Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
— Orga-Team Karlsruhe

Technik, Lagerung und sonstige Tipps

• Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
• Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
• Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
• Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
• Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
• Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
• Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
— Orga-Team Karlsruhe

Die Helfer

Kapitel noch nicht überarbeitet! Wie eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF allein kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführungist, selbst mit einem Orga-Team von 5 Leuten, in der Regel nicht ohne wietere Helfer möglich. Desshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

Helfersuche

Aufgabenverteilung

Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
— Orga-Team Karlsruhe

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Jena hatte 30 Helfer rotierende + 10 Orgas KEINE SCHEIß DOPPELKOMPETENZEN: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren. Befehle nur von Leuten in z.b. blauen shirts entgegen nehmen (2 hauptorgas + 1 helfer-koordinator)

zur Motivation, bzw. Entschädigung für den Arbeitsaufweand: Helfer-Fahrt, bzw. auch Orga-Fahrt nach der ZaPF! Genügend leute zum Ausräumen.

• Möglichst Externe Leute für die Exkursionen finden, damit die ZaPF Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbeirten können.
• Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
• Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
• Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
• Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
• Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
• Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
• den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
• den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
• Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
• reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
• Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
• genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
• jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
• jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
• jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
— Orga-Team Karlsruhe

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

Das Programm

Kapitel noch nicht überarbeitet!

Exkursionen

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

Kneipentour

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

Abendprogramm

Fachvortrag

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

Stadführung

• Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).

Party

• Die Party ist wichtig!
• Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
• Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
• Habt euren DJ in der Hand!
• Hyper Hyper
• Insel mit zwei Bergen
• Ente Ente Ente
• Ich und mein Pony

Die Kommunuikationsmedien

Kapitel noch nicht überarbeitet!

Tagungsheft

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

Website

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

Einladung

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

• Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
• Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
• Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
• Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

• Taschenlampe
• Mehrfachsteckdosen
• Netzwerkkabel

Anmeldung

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

Sonstige Bereiche

Kapitel noch nicht überarbeitet!

Verkehrsmittel

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

Ausleihen

• ordentliches Ausleihprotokoll führen und
• Benutzungsgebühren vorher abmachen
• falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

Sonstiges

• getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
• Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
• Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
• IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
• in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
• Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
• nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle) alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen: Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik () Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend) Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat) Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum) Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”) Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile in der Nacht Basketball spielen... Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch (wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume? Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind... betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke) wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht (in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis) an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag... Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!! Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin... Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser... 5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena) Obst: Bananen!!! Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo) Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden. 3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt... Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

Während der ZaPF

Kapitel noch nicht überarbeitet!

Ankunft

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen. Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden). Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

Einchecken

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

Abmeldung

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

Plenen

Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden. Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen. Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

Arbeitskreisverteilung

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

Arbeitskreise

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen. Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich Fotograf für AKs

Kommunikation und Organisation während der ZaPF

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

Nach der ZaPF

Kapitel noch nicht überarbeitet!

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

Aufräumen

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

Protokolle und Resolutiuonen

Tagungsreader

Orga-Doku

Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf

Wo findet ihr weitere Infos?

Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im AK Orga & Finanzierung oder in Karlsruhe (WS 12) im AK Zapf-Finanzierung geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen

Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:

• SS 14 in Düsseldorf

HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen

Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:

• HowTo KoMa