SoSe23 AK Orga-Austausch

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r:
???

Einleitung und Ziel des AK
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Handelt es sich um einen Folge-AK?
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Wer ist die Zielgruppe?
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Wie läuft der AK ab?
Austausch über Herausforderungen und Best-Practices

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
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Materialien und weitere Informationen
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Arbeitskreis: Orga-Austausch

Protokoll vom 29.04.2023

Beginn

10:30 Uhr

Ende

12:30 Uhr

Redeleitung

Robin Solinus (Düsseldorf), aber dann von Vicky (Orga) gekapert

Protokoll

Niklas (Hamburg)

Anwesende Fachschaften

Universidad de los saccos veteres,

Universität Hamburg,

Georg-August-Universität Göttingen,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Ruhr-Universität Bochum,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Johann Wolfgang Goethe Universität Frankfurt am Main,

Universität Konstanz,

Ludwig-Maximilians-Universität München,

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Protokoll

Robin eröffnet den AK und stellt zwei Diskussionspunkte vor:

• Fragen zukünftiger Orgas
• berichte vergangener Orgas

LMU München und FAU Erlangen-Nürnberg schauen sich das mal unverbindlich an.

Als Übersicht gibt es folgende Links:

• https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF_(Alternative)
• https://zapf.wiki/Kategorie:Orga-Doku

Düsseldorf

Düsseldorf stellt einmal den aktuellen Stand vor:

• BMBF-Antrag gestellt, sogar erstmalig papierlos mit QES.
• Eine Lösung für Schlafplätze ist gesichert (Jugendherberge), nach günstigen und näheren Alternativen wird jetzt noch gesucht. Die (opimale) Uni-Turnhalle ist derzeit mit teuren Auflagen versehen. Bochum äußert die Möglichkeit, als Turnhallen-ZaPF eine Art Unbedenklichkeitsbescheinigung auszustellen.
• Die Uni hat sich erstaunlich wenig quergestellt, es wurde aber auch direkt ein Gespräch mit der Hochschulleitung und der oberen Ebene der Veranstaltungskoordination initiiert.
• Frage an Kiel und Mainz, ob Interesse an einem kontinuierlichen Instagram-Account besteht. Wird bejaht, ist aber viel zusätzliche Arbeit

Es wird erklärt, dass bei der Heraeus-Stiftung die 2.500€ der Standard für Tagungen wir die ZaPF sind und in der Regel nicht mehr als das bewilligt wird.

Kiel:

• Aktuelles Problem sind wenig Leute, welche die Hauptorga bilden.
• Die Überlegung besteht, eine Pyramidenstruktur aufzubauen, um die Übersicht bei wenigen Personen zu haben und dann Leiter von "Fachbereichen" zu haben. Die Frage ist, ob andere Orgas damit bereits Erfahrung gesammelt haben.
• Rückmeldung: Würzburg hat es mit so einem System bereits probiert und gute Erfahrungen gesammelt. Bei Berlin wurden die Aufgaben breiter verteilt und es gab weniger eine Übergeordnete Struktur.
• In Bochum gab es zwei Spitzen, welche Ersties unter sich hatten. Dort gingen die zwei Strukturen ineinander über und die zweite Ebene verschwand dadurch.
• In Kiel gibt es viele Ersties, die vieles übernehmen wollen. Dafür wurde ein How-To erstellt, damit diese wissen, wie Dinge zu organisieren sind. Allerdings besteht die Überlegung darüber eine Spitze zu haben.

Kommunikation: Berlin hat eine Person (Vicky), die für die Kommunikation zu den Teilnehmika zuständig ist. Sie empfehlen eine solche Position zu haben. Der Arbeitsaufwand ist vor allem kurz vor der ZaPF deutlich erhöht. Der Nutzen rechtfertigt aber den Aufwand.

Essen wird aktuell noch abgewogen, ob selbst gekocht wird oder ob ein Catering beauftragt wird. Die Entscheidung hängt dabei auch davon ab, ob genügend Material durch den eV bereitgestellt werden kann. Als Input: Es kann auch Material (Besteck, etc.) über Kleinanzeigen besorgt werden. Dort wird häufig Material verschenkt. Zur Vereinfachung kann auch Geschirr ausgeliehen werden (Studierendenwerk, Pfadfinder, THW, DRK etc.). Berlin wird durch die VoKü (Volksküche aka Suppenküche o. Ä.) versorgt. Der Vorteil ist die Übernahme der entsprechenden Arbeit und die Erfahrung für viele Menschen zu kochen.

Für das ewige Frühstück besteht die Überlegung, ob das Essen durch ein Supermarkt gesponsert werden kann. Dafür würde der Supermarkt Werbung machen können.

Input von Berlin: Das Foodsharing funktioniert hier sehr gut. Prinzipiell kann das angefragt werden, es besteht das Risiko, dass man ignoriert wird. Und es ist wenig kalkulierbar ("15 Kisten Donuts oder 1 Donut") Lebensmittelsponsoring klappt in Berlin gut. Vor allem Lebensmittelhersteller und Franchise-Supermärkte (Edeka, teilw. Rewe). Preis aus Bochum: Für alles Essen und unalkoholische Getränke 8€ pP/d

Sponsoring in Kiel läuft gerade an, Ausschlusskriterien? Waffen, evtl. Banken/Finanzdienstleister (#MLP). Hinweis von Daniela: Sparkassen müssen auch regionales Sponsoring machen, wird aber selten angefragt. Weiterer Hinweis: Es gibt Listen im Netz, welche Unternehmen sponsoringfreudig sind.

Sponsoringkatalog mit Antwortschreiben (ggf. mit Alternativvorschlag). Auch SFBs, GRKs und Uni-Einrichtungen (Studierendenmarketing) können ggf. (Sach-)sponsoring machen.

Schlafplatz: Die Verwaltung hat für die Möglichkeit an der Uni zu übernachten eine Absage erteilt. Der gewählte Schlafplatz wäre deutlich außerhalb. Öffi-Verbindung ist mau, deshalb werden Shuttle-Busse überlegt, sodass die An- und Abreise gesammelt erfolgen würde. Ansonsten Transport per Fahrrad (35 min), was auch voll ok ist.

Mainz:

• Fachschaft unterstützt ZaPF
• Uni unterstützt ZaPF, Gespräch wegen Räumen nächste Woche.
• Logo wird gerade erstellt

Brandschutzbegehung ist sinnvoll und nützlich, weil man dann vor Ort besprechen kann und man mit Leuten mit Ahnung redet. Andere Aspekte wie Beleuchtung, Strom (Leistung??), Wasser, Abwasser, Feuerlöscher klären.

Berlin: 192 Anmeldungen, einige Absagen (10-15, normal), aber selten kommen auch ein paar Leute unangemeldet

Weiter Diskussion, insbesondere auch über das Engel-System. Wenn es zu wenige Helfende gibt, dann ist es überflüssig. Generell ist es eher overpowered und etwas schwierig zu bedienen. Magdalena (Düsseldorf) schaut sich für die nächste ZaPF nach alternativen Systemen um, die geeigneter sind. Der TOPF bietet Unterstützung an, aber bittet um rechtzeitige Information und nicht zu große Arbeitsanforderungen.

Danach wird kurz über die Kommunikation über Funkgeräte diskutiert, die in Berlin gut klappt (Sponsor-vergünstig und mit Repeater).

Zusammenfassung

• Es fehlt eine Inventurliste zur Orientierung, was der ZaPF e. V. besitzt.
• Zeit ist Geld! Arbeitssparsame Lösungen sollten immer bevorzugt werden.
• Die Frage ist, ob das Engelsystem die richtige Lösung für die ZaPF ist. Die Verteilung der Aufgaben sollte vlt anders vergeben werden.
• Es kann sinnvoll sein, Helfika immer flexibel Aufgaben zuzuweisen

Protokollpad

Pad: https://pad.zapf.in/SoSe23_AK_Orga-Austausch#

Zusammenfassung/Ausblick

Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([1]).