HowTo Plena

   Dieser Text beinhaltet noch nicht die Anforderungen, die sich seit Düsseldorf '23 entwickeln.
   Gerade bei der Technik passiert da gerade eine Menge, da ist momentan das beste Vorgehen sich mit dem TOPF und Tobi kurzzuschließen.

Neben den Arbeitskreisen spielen auch die verschiedenen Plena einer ZaPF eine sehr große Rolle. Dabei hat sich gezeigt, das die Thematik komplexer ist, als viele anfangs vermuten. Es existieren unter den Zapfika und den ehemaligen Redeleitungen einiges an Erfahrungswerten, aber bisher wurden diese hauptsächlich mündlich weiter getragen.

Der Zustand soll sich ändern und so gab es auf der ZaPF in Freiburg (WiSe 2019) und in Göttingen (WiSe 2021) Arbeitskreise zur Sicherung der Erfahrungen.

Diese Seite soll zum im WiSe 2019 angesprochenen HowTo werden.

Vorbereitung der Plena

Die inhaltliche und technische Vorbereitung zumindest des Anfangsplenums beginnt vor der ZaPF, idealerweise in der Größenordnung Wochen und nicht Tage. Dies ermöglicht der kommenden Redeleitung schon im Vorfeld die Vorbereitung, z.B. durch das Einpflegen der TO und der Berichtsfolien in das open-slides des TOPFs oder der Orga vor Ort.

Wünschenswert ist es wenn es aus der lokalen Orga ein gesondertes Plenums Orga-kon gibt. Das sich nicht nur im Vorfeld um die Absprachen mit Redeleitung und der Uni Technik kümmert, sondern auch vorm Anfangsplenums vor Ort ist und nicht durch andere Prozesse wie Anmeldung gebunden ist. Auch während aller Plena sollte dieser Mensch als Ansprechperson für die Redeleitung zur Orga bzw. als Ansprechperson für die Orga an die Redeleitung fungieren.

Plena Technik

Aufbau

Bitte von den lokalen Helfika schon erledigt haben. Je mehr schon am Vorabend erledigt sein kann desto besser. Insbesondere Soundcheck. Die Redeleitungsmenschen werden sehr sicher noch mit inhaltlichen Vorbereitungen und der Einführung in die lokalen Gegebenheiten beschäftigt sein, für den technischen Aufbau haben sie wahrscheinlich keine Kapazität.

In Freiburg wurden neue Ideen für den Redeleitungsbereich ausprobiert, die sich als sehr produktiv herausgestellt haben. Zu finden sind sie im Protokoll von damals im Abschnitt Zusammenfassung/Ausblick

Was braucht es an Technik?

Computer

• zwei oder mehr fürs Protokoll
• ? für die Redeleitung (Monitoring der Redeliste + Folien)
• ? für die technische Unterstützung (Folien + Redeliste pflegen)

Netzwerk

Tatsächlich ist WLAN oder zumindest die Verwendung von eduroam für die Redeleitungstechnik gar nicht so gut. Schließlich sitzen in eurem Hörsaal bis zu 300 Menschen mit jeweils mindestem einem Gerät, das sich im WLAN (meist halt eduroam) eingewählt hat. Und so ist es schon dazu gekommen, das das Plenum unterbrochen werden musste, weil z.B. die Protokollrechner nicht mehr auf das Protokollpad zugreifen konnten.

Ein exklusiver oder ein priorisierter Zugang zum Internetz für die verwendeten Computer ist daher absolut wünschenswert. Noch höhere Ausfallsicherheit kann durch eine Anbindung via Kabel erreicht werden.

Ein weiterer Ansatz mit diesem Problem umzugehen wurde im WiSe 2019 angeregt, das Plenum in a Box. Diese Box wurde angeschafft und eingerichtet, es liegen allerdings bisher keine Erfahrungen damit vor, da eine Pandemie epidemischen Ausmaßes den praktischen Einsatz verhindert hat. Bochum (SoSe 2022) wird die erste Möglichkeit sein.

Mikrofone

Ein Plenum braucht Mikrofone, möglichst viele:

• mehr als eines für die Redeleitung
• mind. drei als Handmikrofone für die Redebeiträge der Teilnehmika
• gerne ein exklusives Mikrofon fürs Protokoll, damit ihre Nachfragen immer gehört werden
• Redundanz für all diese Mikrofone, die Plenen sind länger als eine übliche Akkuhaltedauer

Den Mikrofonlaufikons wird ihre Aufgabe sehr erleichtert, wenn es zwischen den Reihen im Hörsaal immer wieder leere Reihen gibt. Es muss nicht jede zweite sein, aber schon in regelmäßigen Abständen, es macht die Laufwege sehr viel kürzer. Noch schöner ist es, wenn in diesen leeren Reihen von den Teilnehmika keine Stromkabel verlegt oder sie als Jackenablage verwendet werden (potentielle Stolperfallen).

Dazu wäre es hilfreich, wenn in den einzelnen Blöcken genug Stromanschlüsse für viel Technik vorhanden ist. Sprecht frühzeitig mit eurer Hörsaal Technik, ob sie euch dabei unterstützen kann.

Feste Redepulte, zu denen die Teilnehmika hinlaufen müssen, um ihren Redebeitrag zu leisten, wären vllt. eine Alternative, die Chance ist aber hoch, das dadurch sehr viel Unruhe ins Plenum gebracht wird.