SoSe22 OrgaAustausch

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: Jakob Schneider (AS/Gö)
  

• Ziel des AK: Austausch der aktuellen und zukünftigen ZaPF-Organisatoren über a) Fragen der kommenden Orgas und b) alles, was die Altorgas erzählen wollen.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein, aber um einen ständigen AK.
  

• Materialien und weitere Informationen: -
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Alle, die eine ZaPF organisieren möchten oder schon mal eine Organisiert haben. Kommt gerne auch dann, wenn eure Fachschaft nicht offiziell für eine ZaPF zuständig ist.
  

• Wie läuft der AK ab?: Aktuelle Fragen werden erörtet: Erst Fragestunde für kommende Orgas, dann freies Tippsgeben der Altorgas.
  

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: -
  

• Sonstige Vorstellung: -
  

Arbeitskreis: Orga-Austausch

Protokoll vom 06.06.2022

Beginn

11:00 Uhr

Ende

13:00 Uhr

Redeleitung

Jakob Schneider (Saccos Veteres)

Protokoll

Jonathan Beullens (Uni Frankfurt), Niklas (UHH)

Anwesende Fachschaften

Universidad de los Saccos Veteres,

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,

Freie Universität Berlin,

Georg-August-Universität Göttingen

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Humboldt-Universität zu Berlin,

Johann Wolfgang Goethe Universität Frankfurt am Main,

Technische Universität Berlin,

Technische Universität Dresden,

Universität Hamburg,

Universität Konstanz,

Universität Potsdam,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Ruhr Universität Bochum

Protokoll

Es sind die nächsten ausrichtenden Fachschaften, Alt-Orga, jetzige Orga und ein paar interessierte Leute da.

Ablaufplan

• Fragen gestellt von kommenden Orgas
• Altorgas erzählen
• Diskussion

Tübingen: Gibt es jedes Jahr diesen AK? Und werden daraus Sachen erschaffen? Gibt es einen Guideline "How to organize a ZaPF?"

• Ja, auf der How to ZaPF Wiki Seite, aber nicht immer ganz aktuell
• Nachtrag: Weitere Infos sind im allgemeinen HowTo zu finden

Hamburg: Wie werden Helfika vor Ort koordiniert?

• Engelsystem gutes System um Leute vor Ort in Schichten zu organisieren, auch bei den Helfika vor Ort genutzt
• Helfikatypen festlegen
• Engelsystem: formale Funktion
• Person, die vor Ort Helfika organisiert über Telegram/Whatsapp-Nachrichten. Nützlich vor allem wegen Hürde, sich für Engelsystem einen Account anzulegen
• Walkie-Talkies vereifachen ALLES, für kurze hin und her Koordination/Kommunikation
  • In Bochum etwa 15 Walkie-Talkies
  • Reichweite: 300m (bis max. 1km)
  • Verschiedene Geräte mit verschiedenen Reichweiten
  • Bei Firma mieten, Typ wird auf Bedarf angepasst

Hamburg: Wie wirbt man Helfika an?

• Bochum hatte totalen Orga-Mangel
• Plakate, Mails, früh anfangen
• Freiburg (letzte ZaPF vor Corona) hat Plakate der ZaPF, die endlich mal weitergegeben werden sollen
  • 1x3m
  • Wurde an vielen Unis aufgehangen
• Helfikon mit meisten Stunden bekommt einen "Preis"
• In Rostock andere FS angefragt
• Helfer vom KIF oder KOMA suchen
• Austausch an Helfika mit anderen BuFaTas

Dankeschön für Helfika?

• Helfika-Shirts
  • Bisher vom BMBF gefördert, wird aber nicht fortgeführt
  • Man kann Größen im Engelsystem angeben
  • 140 Shirts in Bochum, so kann sich jeder, der eine Zweistunden-Schicht übernimmt, ein Shirt holen
  • Großteil der Teilnehmer macht Helfer-Schichten
  • Berlin: 80 Shirts, die nur für die Schichten ausgegeben wurden und täglich gewaschen wurden. Nach 3 Schichten werden sie auch verschenkt
  • Zwei T-Shirts auch pro Orga, die man täglich waschen kann
• Helfika-Party mit kostenlosem Essen/Getränke
• Freibier
• Nachvollziehbare Preise, sonst Konfliktpotential
• Berliner ZaPF 2017: 110 T-Shirts für Helfika (30 S, 35 M, 25 L, 20 XL)

Alt-Orga Bericht

• Allgemein: How-to-Listen durcharbeiten

Vertrauenspersonen(-Kenntlichmachung)

• Mit mehr Vorlauf sollte es wieder möglich sein, die Vertrauenspersonen leichter auffindbar zu machhen.
• Ggf. können auch Schulungen/Workshops wieder geplant werden.
• Wiki-Eintrag
• Kenntlichmachung: Andere Bänder, T-Shirts, Aushänge mit Bildern + Kontaktdaten
• Gute Erfahrung: Pinke-Orga Shirts - auffällig
• Idee: Bei Anmeldung Größe der Shirts angeben
• Andersfarbige Namensschilder

Frage: Wie regelt man von wem Bilder gemacht werden sollen? Gruppenfotos? Vertrauenspersonen-Fotos?

• Gruppenfotos: nur die, die wollen
• Vertrauenspersonen dürfen eigene Bilder hochladen
• ZaPF-Plenum bei laufender Kamera:
  • Kamera in bestimmten Winkel, in bestimmter Seite von Hörsaal setzten wenn kein Bild gewünscht
  • Stimmen wurde trotzdem aufgenommen weil es nicht anders ging
  • Nur für Protokoll verwendet. Gespeichert bis Protokoll zu Ende geschrieben, dann vernichtet

Abschlussplenum / Wie lang geht die ZaPF?

• Lang, zäh, anstrengend, es reisen Menschen ab
• Siegen: Über Nacht, hat nicht ganz gut geklappt
• München: Ein Tag vor der Abreise
• Idee: Party nach dem Plenum
  • Umsetzung: Einen Tag länger oder ein Tag weniger AKs
• ZaPF wird immer größer und länger
• Resos vom Endplenum trennen
  • Kritik
    • Wo es Resos geben wird, ist schwer abzuschätzen - AKs nach einem Resoplenum gibt wenig Sinn
    • Das Schreiben von Resos braucht Zeit
    • Die Resos werden noch abgeändert
    • Die ZaPF hat sich die Verpflichtung gegeben, Resos und Positionspapiere zu schreiben
• Es gibt verschiede Ideen, wie man die ZaPF umstrukturieren könnte
  • Postersession war eine gute Idee das Plenum zu entlasten, sowas könnte man weiterdenken indem man das Plenum immer weiter entzerrt
  • Idee: die ZaPF mit etwas "Schönem" enden lassen. Die Frust vom Reso-Plenum durch Austausch-AK oder Enten-Basteln entlasten (oder Party am Ende)
    • Kiel: Wir können uns das ja einmal für uns überlegen
  • Göttingen: Gerne neue Sachen ausprobieren und Zeitplan überarbeiten, aber wenn es zu viel Aufwand ist, dann geht das nicht
• Mit Aufbau und Abbau ist eine ZaPF sehr lang
• Backup-Idee was den Zeitplan angeht wenn es Planänderungen gibt beim Zeitplan (z.B. wegen AK-Überschneidungen)
• Der Plan und viele Entscheidungen werden der Orga selbst überlassen. Viele Entscheidungen können auf die eigenen Kapazitäten angepasst werden
• Die Teilnehmer der ZaPF sind sehr flexibel
• München Idee: Plenum Sonntag, Abreise Montag (Winter-ZaPF)

TUB?/Tübingen: Wie kommt man zu dem Schluss, dass etwas (neu getestetes) gut gelaufen ist?

• Rückmeldung der ZaPFika
• Mund-zu-Mund
• Idee: ZaPF Evaluation
  • Wird gemacht
  • Idee: Besprechung im Orga-Austausch
  • Göttingens Evaluation ging als Umfrage an Hamburg weiter, war aber sehr lang
    • Wurde in Bochum ausgewertet
• Keine Beschwerden? I.d.R. ist dann alles gut gelaufen. Explizites Lob ist rar
• Grad an Gestresstheit der Orga auch ein Indikator dafür wie gut eine ZaPF läuft
• Bei Klausurtagungen wurden oft Evaluations-Ergebnisse besprochen.
• Viele Evaluationen in der Wolke
• Nicht gute Vergleichbarkeit der Punkte, Punkte die negativ auffallen sind oft nicht vom Plan abhägig sondern z.B. eher Standortabhängig
• Neben dem Wiki gibt es noch eine ZaPF-Wolke mit viel Input von Alt-Orgas
  • Es müsste besser überprüft werden, ob die Infos der Wolke auch für alle der Orga zugänglich sind
• Man kann Sachen mit fest definierten Zielen (z.B. Postersession) gut mit alten Orgas vergleichen
  • Man könnte zu allen neuen Ideen sich feste Ja/Nein-Fragen überlegen, mit denen man es im Nachhinein gut evaluieren kann
• Was ist wichtig, dass es gut ist und was weniger? - Gute Fragestellung, um den Fokus der Orga zu legen
• **Grundversorgung ist sehr wichtig**, v.a. **Essen**

Kochen und Materialien

Was kann man nutzen? Was steht zur Verfügung?

• Übergabe-Termin mit der ehemaligen ZaPF-Orga
• Hat die ZaPF etwas, gehört es dem ZaPF e.V. Die Sachen liegen teilweise in Frankfurt, teilweise bei der aktuellen ZaPF
• Lagerplatz für etwa ein Jahr einplanen!
• Es gibt vier Gasbrenner, Messer, Kochlöffel von der ZaPF
  • In Bochum wurde viel über Ebay etc für wenig Geld besorgt (Töpfe, Spülmaschine)
  • Bochum möchte alles inventarisieren, was zur Verfügung steht
• Lagerung von Gasflaschen müsste geklärt werden
• In Frankfurt (e.V.) lagert gerade nichts relevantes für die Orga
• Waschmaschiene wurde privat im Wohnheim nebenan benutzt. Viele Fachbereiche haben eigene Waschmaschinen

• Wie wurde das Einkaufen geregelt (Mengentechnisch)?
  • In der Wolke gibt es Kalkulationen, wie viel benötigt wird
  • Rostock: Deal mit der Mensa, bei dem es Essen von der Mensa gegeben hätte. Sonst auch Volksküchen anschreiben
  • Berlin: Volksküchen können das, war nicht so viel teurer. Eine Person buchen, kommt mit Equipment und Expertise, Helfika gestellt. Waren etwa 3€ pro Essen und Person. Essen war gut.
  • Essen ist aufwendig. Eine Hauptorga die sich nur darum kümmert, für Wochen davor und die ZaPF selbst.
  • Essenssparen mit Foodsharing. Für Brot und Bröthcen funktioniert das gut. Auch Supermärkte anfragen. Damit wird Geld gespart. Aber eher ganz oder garnicht.
  • Essen ist der größte Kostenpunkt. Bochum: 60-65 € pro Teilnehmika an Essen. Da wurde das Essen der Orga und der Helfika mitgerechnet.
  • Man muss immer aufkaufen gehen.
  • BMBF zahlt nur 50€ pro Person. Den Auspreis kann man durch Sponosren, ASTA oder Teilnehmerbeitrag ausgleichen
  • Lebensmittel bestellen um Sachen nicht im Laden holen zu müssen.
  • ZaPF e.V. hat Rücklagen für Notfälle
  • Sachspenden sind gut.
  • Sponsoren-Ideen für Sachspenden
    • Fritz-Cola(schwer zu erreichen)
    • Viva-Con-Aqua

Kommunikation ist wichtig! Leute (Alt-Orga, Stapf) einfach anschreiben!

Stapf Klausurtagung

Typischerweise vor der ZaPF in der ausrichtenden Fachschaft. Durch die Uni gehen und alles erklären lassen. Da gibt es Rückfragen und Diskussion. Der ganze Plan wird dabei konkreter.

Ausblick

Bei der folgenden ZaPF soll es wieder ein Orgaaustausch AK geben.

Zusammenfassung

Im Orgaaustausch AK diskutiert die Organisation von vergangenen, aktuellen und zukünftigen Tagungen. In diesem AK wurde sich besonders auf Zeitpläne und die Entwicklung der Tagung fokussiert.