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| Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel [[ZaPF Verpflegung]] zusammengetragen. | | Um diesem und ähnlichen Problemen vorzubeugen, haben wir den Artikel [[ZaPF Verpflegung]] zusammengetragen. |
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| ==Helfer== | | == Helfer == |
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| Vor eurer ZaPF an der Heimatuni wart ihr hoffentlich schonmal auf einer ZaPF. Wie kleine Ameisen rennen ganz viele Helfer in einer "Uniform" (T-Shirts) durch die Gänge und sorgen dafür, dass alles läuft. Egal, wie groß eure Fachschaft ist, ihr werdet feststellen, dass für alle nötigen Schichten nie genug Leute bereit stehen, um alle Arbeiten zu erledigen, die ihr nicht machen wollt (könnt). | | Vor eurer ZaPF an der Heimatuni wart ihr hoffentlich schonmal auf einer ZaPF. Wie kleine Ameisen rennen ganz viele Helfer in einer "Uniform" (T-Shirts) durch die Gänge und sorgen dafür, dass alles läuft. Egal, wie groß eure Fachschaft ist, ihr werdet feststellen, dass für alle nötigen Schichten nie genug Leute bereit stehen, um alle Arbeiten zu erledigen, die ihr nicht machen wollt (könnt). |
| Um andere Studis an eurer oder anderen Universitäten zu rekrutieren und alle Aufgaben für sie zu managen, findet ihr auf der Seite [[ZaPF Helfer]] einige wertvolle Tipps. | | Um andere Studis an eurer oder anderen Universitäten zu rekrutieren und alle Aufgaben für sie zu managen, findet ihr auf der Seite [[ZaPF Helfer]] einige wertvolle Tipps. |
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| ==Alles wird gut!== | | == Medien == |
| Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br>
| | Auch im digitalen Zeitalter muss vieles verschriftlicht und dokumentiert werden. Auch ohne den harten Anschlag und das nervige Pingen einer Schreibmaschine ist einiges an Fleißarbeit nötig für diese Schriften. Trotzdem ist es wichtig sie sorgsam zu verfassen, damit |
| Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.
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| ==Wo findet ihr weitere Infos?==
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| Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.
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| ===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
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| Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
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| * [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
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| * [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
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| * [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]
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| ===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
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| Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
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| * [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]
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| ==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
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| <b><font color="#FF0000">Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!</font></b>
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| ===Die Kommunuikationsmedien===
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| === Tagungsheft === | | === Tagungsheft === |
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| Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben. | | Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben. |
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| Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden. | | Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden. |
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| | == Ablauf == |
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| | === Protokolle und Resolutiuonen === |
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| | === Tagungsreader === |
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| | == Alles wird gut! == |
| | Damit wären wir auch schon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euch nun nach diesen ganzen Informationen der Kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br> |
| | Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt, kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen. |
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| | == Wo findet ihr weitere Infos? == |
| | Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet. |
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| | ===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen=== |
| | Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt: |
| | * [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]] |
| | * [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]] |
| | * [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]] |
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| | ===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen=== |
| | Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet: |
| | * [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa] |
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| | ==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes== |
| | <b><font color="#FF0000">Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!</font></b> |
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| ===Während der ZaPF===
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| === Ankunft ===
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| Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
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| Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
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| Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.
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| === Einchecken ===
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| Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.
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| Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.
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| === Abmeldung ===
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| Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.
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| Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.
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| Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.
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| === Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===
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| Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.
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| Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.
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| ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App
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| Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.
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| Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.
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| ===Nach der ZaPF===
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| Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.
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| === Aufräumen ===
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| Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.
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| In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.
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| Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.
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| Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.
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| Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.
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| weitere tipps
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| - man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
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| - regenschirme zum ausleihen bereithalten
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| - die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
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| - einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
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| - grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
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| - leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte
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| - die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
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| - andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
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| - kneipentour war zu teuer (eintritt?)
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| - human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)
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| - überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
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| - nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
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| - sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
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| - große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte
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| - walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)
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| Liste Tafel für bremen:
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| - haltet euch viele helfer
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| - lagerplatz ist toll
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| - kochen: spülen ist was tolles...
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| - laminieren ist toll
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| - handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
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| - warmes essen für helfer
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| Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
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| Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
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| Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
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| Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
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| Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
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| Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
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| Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
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| Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.
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| Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen
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| 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
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| Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
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| Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
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| Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
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| Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
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| Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
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| Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
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| Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
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| Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
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| Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
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| Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
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| Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.
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| === Protokolle und Resolutiuonen ===
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| === Tagungsreader ===
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| [[Kategorie:ZaPF]] | | [[Kategorie:ZaPF]] |
| [[Kategorie:HowTo]] | | [[Kategorie:HowTo]] |
