SoSe15 AK Großveranstaltungen

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Philipp (TU Kaiserslautern), Marcus (Uni Frankfurt am Main)

Aufgrund des hohen Interesses bei der letzten Zapf in Bremen wollen wir diesen AK nochmal anbieten. Es geht dabei in erster Linie um Maßnahmen zur rechtlichen Absicherung der Veranstltung sowie um die grundsätzliche Organisation und Logistik sowie Werbemaßnahmen, die für eine solche Veranstaltung nötig ist. Um dies zu veranschalichen wird ggf. ein Planspiel organisiert.

Arbeitskreis: "Hilfskräfte"

Protokoll vom 28.05.2015

Beginn

13:05 Uhr

Ende

11:55 Uhr

Redeleitung

Philipp (TU Kaiserslautern)

Protokoll

Marcus (Uni Frankfurt am Main)

Anwesende Fachschaften

HU Berlin, Uni Bonn, Uni Chemnitz, TU Darmstadt, TU Dortmund, TU Dresden, Uni Duisburg-Essen, Uni Düsseldorf, Uni Frankfurt, Uni Freiburg, TU Kaiserslautern, Uni Karlsruhe, Uni Kiel, Uni Konschdanz, LMU München, TU München, Uni Münster Uni Oldenburg, Uni Potsdam, Uni Siegen, Uni Wien, Uni Würzburg,

Protokoll

Begrüßungsrunde

Alle anwesenden Fachschaften berichten kurz über ihre größeren Veranstaltungen. Es kristallisiert sich heraus, dass alle Anwesende Unis und größere, regelmäßige Veranstaltungen vor Ort:

Frankfurt (Night of Science (Lange Nacht der Wissenschaft, von Abends bis Morgens, 10.000 Besucher, Erstsemestereinführungsveranstaltung, Sommerfest der Physik (400 Leute), Physikerparty: Fachschaft stiftet Ersties dazu an eine zu organisieren, anschließend treten ORGAs oft der Fachschaft bei :) ) Bremen (Sommerfest, Physikerparty)
HU Berlin (Lange Nacht der Wissenschaft: teilorganisiert durch Studis, Sommerfest, Erstieparty) FU Berlin (O-Woche für Ersties mit Grillen und Infos, regelmäßiger Waffelverkauf, lange Nacht der Wissenschaft (kleine Teilorganisation durch Studies)
Konschdanz (O-Woche für Ersties, Fahrt auf Hütte (80 Leute), Campusfest, Bunter Abend der Physik (500 Leute), Winterparty 300-400 Leute)
LMU München (Lange Nacht der Wissenschaft (studentisch organisiert), Fakultätsfest Sommer, Erstieveranstaltung)
Kiel (Erstie Veranstaltung, Erstiefahrt, Physikerparty (500 Leute))
Siegen (Night of Science 300 Leute zum ersten mal erwartet, Cryptoparty boomt gewaltig)
Münster (O-Woche (200 Leute), Sommerfest (300-400 Leute), Physikerduell (wie Familienduell), Physikerparty 400 Leute)
TU München (Erstie Woche, Erstiefahrt, Große Party mit 2000 Leuten, 6-tägige Festivals)
Wien (Vektorfest (Mit Mathematikern, 600 Leute), Erstieveranstaltung)
Düsseldorf (Alles was Tobi so einfällt, Science Slam, Abschlussgrillen: 30-500 Leute je nach Veranstaltung und länge
Dortmund (Weihnachtsfeier, Sommerparty (groß))
Oldenburg (Sommerfest, Grillen)
Chemnitz (O-Woche, Erstiefahrt, Parties, Steinstrandparty (100-200), Beteiligung am Sommerfest der Uni (durch Studenten organisiert))
TU Darmstadt (Erstiefahrt, mehrer Feste im Sommer (Alles so 200-300))
KIT (O-Woche mit 3 Fachschaften, Winterfest, Sommer und Winterfest durch Asta mit beteiligt)
Freiburg (Weihnachtsfeier)
Dresden (Feuerzangenbwole, Sommerfest)
Bonn (Erstiefahrt, Physikerparty (100-200 Leute)
Würzburg (Erstietage, Weihnachtsfeier unter 100 Leuten, FS-Kolloqiuum (100-200 Leute), Sommerfest (500-1000 Leute), Catering bei Tag der Physik (5000 Leute))
Duisburg (meist zwischen (30-100 Leute), O-Woche, Physiker Erstiefahrt, Mai- und Feuerzangenbowle, Sommerfest)
Potsdam (Erstiewoche, Erstiefahrt, Weihnachtsfeier (100 Leute), Sportfest (Math und NaturWi), LAN-Party, Golden Rock Juni 2 Tage Festival (5000 Leute))
Kaiserslautern (Asta-Sommerfest 12000 Leute, fällt dieses Jahr aus, sonst regelmäßig, Sommerfest (für FB, Fußball spielen und Grillen, FS macht Essen und Getränke), akademische Feier Getränke, Nikolausfete (1600-1800), Maifete (2500-3500, 5000 Peak), Parties, Weihnachtsfeier bis zu (1200 Leute))

Sicherheit

Philipp erzählt zum Thema Sicherheit:

Das Thema Sicherheit hat mehrere Aspekte:

Rechtliche Abischerung (z.B. Versicherung, Genehmigungen (Uni, Feuerwehr, Stadt, Evtl Hygieneausweis))
Arbeitssicherheit (z.B. Hinweisen auf Sicherheitsmaßnahmen, z.b. Leiter statt 2 gestapelten Tischen nutzen, damit man verantwortungstechnisch/versicherungstechnisch raus aus der Sache ist)
Brandschutz/Fluchtwege (z.B. mit Feuerwehr/Brandschutzbeauftragten Bestuhlungsplan erstellen, wo steht was?)
Gelände/Notausgänge (z.B. Notausgänge freihalten, Umzäunung nur in Absprache mit Feuerwehr/Branschutzbeauftragten aufstellen)
Jugendschutz (z.B. Ausweiskontrolle)
Security (z.B.: Ab bestimmter Größenordnung sollte man immer Security dabei haben, oft Probleme, weil Firmen nicht gut das Umsetzen, was man ihnen sagt)
Erste Hilfe (z.B.: Ab bestimmter Anzahl braucht man Sanitäter oder sogar RTW, je nach Landesgesetz)

Fragen die gestellt oder geklärt wurden:

Jugendschutz gilt sobald es keine Privatveranstaltung ist. Aber vorsicht, man hat für U18 Leute Aufssichtspflicht, d.h. man übernimmt Verantwortung dafür, wenn z.B. ein 12 Jähriger Schnaps trinkt. Der Status von Privatfeiern im Zweifel immer checken, da selbst einladen über einen Verteiler irgendwann (Anzahl) grenzwertig wird. Brauchtumsveranstaltungen laufen nicht unter Jugendschutz, aber das kann man nur als z.B. als Karnevalsverein ausrichten (Brauchtumsverein, relativ enge Definition))
GEMA: Wenn man einen Laden mietet, dann klären, ob der bereits dafür etwas geregelt hat. Man muss da vlt garnichts selbst machen.
Security: Faustformel: 100 Gäste 1 Security; In Freiburg gibt es studentische Security, ist mit Uni abgesprochen, müssen nüchtern sien, ansonsten keine Anforderungen. Wenn Uni Security vorgibt, dann kann man wahrscheinlich nicht viel machen. Der Uni-Leitung evtl klar machen, dass man was anderes braucht, als das was Uni vorgibt.
Brandschutz und Fluchtwege: Es gab den Hinweis, dass man nicht die 112 anruft, um für sowas die Feuerwehr zu erreichen. Die benötigte Nummer für sowas findet man auf HP der Feuerwehr. Ein Gebäude muss in 3-4 Minuten evakuiert werden, daraus resultieren die Fluchtwege, bzw erlaubte Personenanzahl. Wenn man das nicht gescheit macht, kann eine Party oder sonst was kurzfristig ausfallen. Bei Schlafplätzen ebenso eine nicht triviale Sache. Achtet darauf! Baugenehmigungen sind nötig, wenn man Gelände abzäunt, weil man die Nutzung des Gebäudes/Geländes verändert
Gelände/Notausgänge: Markierungspflicht für Notausgänge existiert, es gibt unterschiedliche Normen. Sowas vorher klären, die Feuerwehr überprüft das, ist also auch Ansprechpartner
Rechtliches, Versicherung: Kaiserslautern: Fachschaften sind keine jursitische Personen, Asta hat Verantwortung im Versicherungs/Haftungsfall, muss vorher geregelt werden, sonst ist Veranstalter privat haftend. Vorsitzende von Vereinen haften bei grobfahrlässigem Verhalten. Gemeinützige Vereine kommen da evtl besser weg. Gesetzliches: Bundes, Landes, Hochschulrecht überprüfen. Für NRW ist Hochschulzukunftsgesetz interessant (sehr negativ). Evtl kann man Präsident/Rektor als haftende Person gewinnen, wenn Veranstaltung entsprechenden Wert für Uni hat.
Arbeitssicherheit: Elektroinstallation oder ähnliches nur von Fachpersonal verlegbar. Ansonsten haftet man für mögliche Schäden. Lösung: Gebäudemanagement mit ins Boot holen. Elektroinstallation ist bereits das Auswechseln einer Glühbirne, das Anstecken einer Kaffeemaschine ist das nicht. Aber gerade bei großen Verbrauchern ist es sinnvoll das trotzdem über das Gebäudemanagement machen zu lassen, damit Sicherungen nicht rausfliegen. Verlegen von Kabeln: Auf Stolperfallen achten, das kann viele Probleme vermeiden.

Weiter allgemeine Fragen

Siegen: Wollen Cryptochallenge organisieren für sehr viele Leute. Empfehlungen wie man das machen könnte: Schneeballeffekt: Aus jeder Gruppe die anfragt jmd in Schulung schulen und die machen dann in Ihrer Gruppierung weiter. Schulungen zu dem Thema besuchen, wenn Uni interesse daran hat, dann bekommt man bestimmt Geld dafür
Duisburg: Finanzierung einer großen Veranstaltung: Kaiserslautern: Evtl existiert ein Fördertopf aus dem eine Startfinanzierung entsteht, ansonsten durch Kuchen oder Waffelverkaufaktionen Geld eintreiben. Viele Dinge versuchen erst nachher zu bezahlen, z.b. Kommission. Sponsoren Stände anbieten und dafür Geld kassieren. Ausstattung kann man evtl von Sponosren oder Getränkelieferant gestellt bekommen. Bei neuen Veranstaltungen erstmal klein anfangen, z.b. 400-500 Leute, wenn es dann läuft kann man aus Finanzierung vom letzten mal expandieren. Große Radiosender für DJ's und/oder Bühnen/anlagen) Düsseldorf: Energydrinkhersteller (z.B. Red Bull, Rockstar) oder Spirituosenhersteller kann man ganz gute Sachen aushandeln, sind oft an Unis vertreten. Freiburg: Haushaltsplan (pessimistisch) aufstellen, Infrasturkur der Uni mitbenutzen, bzw erhandeln, wie zum Beispiel Technik, Gebäudemanagement. Sachspenden helfen die Finanznot zu überbrücken. Sponsoren immer erst nach Geld fragen und dann nach Sachspenden. Getränke werfen viel Gewinn ab. stände selber machen lohnt sich in der Regel. Helfer günstig machen: Studenten fragen, ob sie freiwillig helfen, man kann ihnen T-shirts und evtl Essen anbieten. Es wurd eingeworfen, dass das evtl unter das Mindestlohngestzt fällt, wenn sie Geldwertersatz bekommen.
Wie macht man Werbung: Plakate, Flyer, Mund zu Mund Propaganda, Homepage, Emailverteriler, Social Media. In Kaiserslautern werden für 2000 Leute 300-400 Plakate , 2500-3000 Flyer (Kosten: 26€) benutzt. Bei Fachschaftsfesten gibt es möglicherweise Probleme, wenn man außerhalb des Campus Werbung macht.
Bei bereits existierenden Veranstaltungen: Sommerfest (Absolventenfeier) 300-400 Leute, ist von Fakultät gewollt, Fakultät ist Veranstalter, Fachschaft organisisert es aber. Es wurde sich nie um Genehmigungen oder ähnliches gekümmert. Sollte man da mal nachfragen? Antworten: Man kann da mal nachfragen, aber man ist als Ausführender nicht der Blöde. Fleisch auf Komission ist illegal, wenn ihr so einen Metzger findet vorsicht: Man hängt da möglicherweise selbst mit drin, weil man anstiftet zu einer illegalen handlung

Es gibt einen Emailverteiler für Großveranstaltungen, wer drauf möchte: Philipp (TU Kaiserslautern) oder Marcus (Uni Frankfurt am Main) anschreiben.