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'''Beginn:''' <br /> | '''Beginn:''' <br /> | ||
'''Ende:''' <br /> | '''Ende:''' <br /> | ||
'''Redeleitung:''' | '''Redeleitung:''' Florian Marx <br /> | ||
'''Protokoll:''' | '''Protokoll:''' Frederike Kubandt <br /> | ||
'''Anwesende:''' | '''Anwesende Mitglieder:''' Andreas Drotloff (Würzburg), Lina Vandré (Uni Siegen), Jan Gräfje (Uni Heidelberg), Felix Müller (Uni Würzburg), Peter Steinmüller (KIT), Marcel Nitsch (Kassenprüfer, Uni Bonn), Zoe Lange (Frankfurt), Frederike | ||
Kubandt (Frankfurt), Benjamin Dummer (HU Berlin), Jens Borgemeister (Uni Siegen), Lisa Dietrich (Erlangen), Laura Lauf (Frankfurt), Fanny Wischnewski (Bremen), Jörg Behrmann (FU Berlin), Björn Guth(RWTH Aachen) <br /> | |||
'''Anwesende Vorstände:''' Zur Mitgliederversammlung anwesend sind Florian Marx (Vorsitzender), Patrick Haiber (Kassenwart), Christoph Steinacker (Finanzen ZaPF Dresden), Jan Luca Naumann (IT und Finanzen ZaPF Berlin), Tobias Löffer (Mitgliederverwaltung) | |||
== Protokoll == | == Protokoll == | ||
=== Feststellung der Tagesordnung === | === Feststellung der Tagesordnung === | ||
Die Tagesordnung | Die bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorgeschlagene Tagesordnung lautet:<br /> | ||
# Feststellung der Tagesordnung | # Feststellung der Tagesordnung | ||
| Zeile 27: | Zeile 27: | ||
# Verschiedenes | # Verschiedenes | ||
Diese wird einstimmig angenommen. | |||
=== Wahl des Protokollführers === | === Wahl des Protokollführers === | ||
Als Protokollführer wird Frederike aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen. | |||
=== Wahl des Versammlungsleiters === | === Wahl des Versammlungsleiters === | ||
Als Versammlungsleiterin wird Florian Marx aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen. | |||
=== Feststellung der Beschlussfähigkeit === | === Feststellung der Beschlussfähigkeit === | ||
Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung an die Mitglieder versandt. Damit ist | |||
die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben. | |||
=== Genehmigung des letzten Protokolls === | === Genehmigung des letzten Protokolls === | ||
Das | Das Protokoll der letzten Sitzung ist den Mitgliedern noch nicht zugegangen. Es kann somit nicht genehmigt | ||
werden, zur nächsten Sitzung soll dies rechtzeitig erfolgen und nachgeholt werden. | |||
=== Bericht des Vorstandes === | === Bericht des Vorstandes === | ||
* | * Die Berichte der Vorstände werden dem Protokoll angehängt. | ||
==== Vorstandsvorsitzender Florian Marx ==== | |||
Seit der letzten Sitzung wurde die Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt Frankfurt eingereicht. Eine Reaktion hierauf haben wir noch nicht erhalten. | |||
Das Konto bei der Sparkasse Bochum mit der IBAN DE43430500010033421348 wird nach Ausgleich durch den Kassenwart gekündigt. | |||
Alle Briefe, die der Verein erhalten hat wurden sowohl digital als auch vor Ort in Frankfurt archiviert. | |||
==== Kassenwart Patrick Haiber ==== | |||
Das BMBF hat von Konstanz noch keinen Abschlussbericht erhalten. Der Anwalt wurde bezahlt. | |||
==== Mitgliederverwaltung Tobias Löffer ==== | |||
Nach der ZaPF wurden die neuen Mitglieder zur Mitgliederliste hinzugefügt bzw. es wurde vermerkt, wer seine Mitgliedschaft verlängert hat. | |||
====IT und Finanzen ZaPF Berlin Jan Luca Naumann==== | |||
Aufgabengebiet IT: | |||
In dem letzten halben Jahr wurde die Mailadressen vorstand@ und mitglieder@zapfev.de repariert, indem nun | |||
Mailverteiler eingerichtet werden, auf denen die entsprechenden Gruppen Mitglieder sind. Sonst wurde der | |||
Kontakt mit dem "Technische Organisationsausschuss aller Physikfachschaften"(TOPF) als IT-Gremium der | |||
ZaPF gepfegt. | |||
Aufgabengebiet Durchführung der Sommer-ZaPF 2017 in Berlin: | |||
Es gibt nichts in diesem Bericht von meiner Seite aus zu berichten. | |||
==== Finanzen Dresden Christoph Steinacker ==== | |||
Antrag zur Finanzierung wurde unterschrieben, Rechnungen für Unterstützer wurden ausgestellt. | |||
==== Finanzen Heidelberg Thomas Rudzki ==== | |||
Im letzten halben Jahr wurde eine Vorlage des Formulares für finanzschwache Fachschaften erstellt. Weiter gibt es nichts zu berichten. | |||
=== Bericht des Kassenprüfers === | === Bericht des Kassenprüfers === | ||
Die Kassenprüfung ist noch nicht abgeschlossen. Unstimmigkeiten bezüglich der ZaPF Frankfurt müssen geklärt | |||
werden. | |||
=== Wahl des Kassenprüfers === | === Wahl des Kassenprüfers === | ||
Als Kassenprüfer wird Marcel Nitsch von der Uni Bonn zur Wiederwahl vorgeschlagen. | |||
Es wird eine geheime Wahl beantragt, Lina aus Siegen wird mit deren Durchführung beauftragt. | |||
Das Ergebnis der Wahl zum Kassenprüfer ist: 15 ja - 0 nein -3 Enthaltung | |||
Damit ist Marcel Nitsch zum Kassenprüfer gewählt, er nimmt die Wahl an. | |||
=== Entlastung des Vorstandes === | === Entlastung des Vorstandes === | ||
Es wird vorgeschlagen, Jan Luca Naumann für den Bereich IT, Thomas Rudzki und Tobias Löffer zu entlasten. | |||
Es wird empfohlen, Zoe Lange, Florian Marx, Frederike Kubandt und Philipp Klaus bis zum Abschluss der Gemeinnützigkeitserklärung nicht zu entlasten. Da die Kassenprüfung nicht abgeschlossen ist werden keine weiteren Entlastungen vorgeschlagen. | |||
Es wird über die Entlastung wie vorgeschlagen abgestimmt. Das Ergebnis der Abstimmung ist: | |||
15 ja - 0 nein - 3 Enthaltung | |||
Die Entlastung wird damit wie vorgeschlagen durchgeführt. | |||
=== Satzungsänderungen === | |||
Der Vorschlag der Satzungsänderung wurde den Vorständen im Voraus zugesandt, auÿerdem wurde sie den | |||
Mitgliedern mit der Einladung und auf der Wiki Seite zur Verfügung gestellt. | |||
'''Änderungen:''' | |||
'''Formal''' : Vor §1 Es wurde ein Absatz zur Fassung, Datum und letzter Änderung eingefügt <br /> | |||
'''Formal''' :§1 Vereinsregisternummer eingefügt<br /> | |||
'''Inhaltlich''' : §2 Zweck des Vereins : neu: Die Fahrtkosten sollen damit abgedeckt werden. Umformulierung | |||
zur | |||
Förderung der Arbeit der Gremien um im Zweifel auch Personen, die nicht festes Mitglied eines Gremiums sind | |||
aber wichtige Unterstützung leisten zu unterstützen.<br /> | |||
'''Inhaltlich''' : §4 Erwerb der Mitgliedschaft: neu: schriftlich zu Textform um E-Mails mit einzuschließen<br /> | |||
'''Formal''' : §5 Beendigung:<br /> | |||
Änderung:schriftlich -> in Textform<br /> | |||
'''Inhaltlich''' : §6 Finanzen:<br /> | |||
Regelung, falls ein Mitglied sowohl ordentliches und auÿerordentliches ist.<br /> | |||
'''Formal''' : §8 Die Mitgliederversammlung:<br /> | |||
formale Ergänzung.<br /> | |||
'''Inhaltlich''' : §9 :Vorstand<br /> | |||
Keine Maximalanzahl an Vorstandsmitglieder. Einführung der 2/3 Mehrheit.<br /> | |||
'''Formal''' : §10 Entlastung des Vorstandes:<br /> | |||
nur neue Formatierung, keine Änderungen!<br /> | |||
'''Inhaltlich''' : §11 Satzungsänderung<br /> | |||
rechtliche Haltbarkeit/ Vorgeschriebene Änderungen 3/4 Mehrheit<br /> | |||
Der Vorschlag zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften wird in der MV abgestimmt und angenommen. | |||
Für die Entwicklung eines Verfahrens und die anschlieÿende Abwicklung der Anträge wird ein neuer Arbeitsbe- | |||
reich im Vorstand eingerichtet.<br /> | |||
Alle Satzungsänderungen werden einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen. Erste Satzungsän- | |||
derung Aufnahme §11 Punkt 4 Wird einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen. | |||
Alle übrigen genannten Änderungen werden ebenfalls einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen. | |||
=== Wahl des neuen Vorstandes === | === Wahl des neuen Vorstandes === | ||
Als neue Vorstände werden vorgeschlagen: | |||
# Florian Marx, Frankfurt als Vorsitzender und zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften | |||
# Patrick Haiber, Konstanz als Kassenwart und Finanzer der ZaPF in Konstanz | |||
# Christoph Steinacker, Dresden (in Abwesenheit) als Finanzer der ZaPF in Dresden | |||
# Jens Borgemeister, Siegen als Finanzer der ZaPF in Siegen | |||
# Jan Gräfje, Heidelberg als Beauftragter | |||
# Jan Luca Naumann, Berlin als Unterstützung von Valentin und Kontakt zum ToPF | |||
# Tobias Löffer, Düsseldorf als Mitgliederverwaltung | |||
# Laura Lauf, Frankfurt als 2. Vorstandsvorsitzende | |||
Patrick Haiber würde seine Aufgaben als Kassenwart im kommenden Semester vom Ausland aus wahrneh- | |||
men. Über die Vorstände wurde einzeln per geheimer Wahl abgestimmt. | |||
# Florian Marx, | |||
# Patrick Haiber, | |||
# Christoph Steinacker, | |||
# Jens Borgemeister, | |||
# Jan Gräfje, | |||
# Jan Luka Naumann, | |||
# Tobias Löffer, | |||
# Laura Lauf, | |||
Wahl der Vorstände: Florian Marx wurde ohne Enthaltungen, Patrik Haiber ohne Enthaltungen, Christoph | |||
Steinacker ohne Enthaltungen, Jan Naumann eine Enthaltung, Jens Borgemeyer ohne Enthaltungen, Jan Gräfje | |||
ohne Enthaltungen, Tobias Löffer ohne Enthaltungen, Laura Lauf zwei Gegenstimmen. | |||
Alle nehmen die Wahl an. | |||
=== Sonstiges === | |||
==== Mitarbeit auÿerhalb des Vorstandes, Öffnung der Telegramgruppe und Co ==== | |||
Sollen die Telegram-Gruppe und die Mailingliste für unterstützende Mitglieder geöffnet werden? Eingehende | |||
Emails von außerhalb der Mailingliste müssen bisher moderiert werden bevor sie an die Mailinglist gesandt | |||
werden, dementsprechend können hier Interna abgefangen werden und nur an die Vorstände weitergegeben | |||
werden. Aktuell übernehmen der Vorsitz, der Kassenwart sowie der IT-Verantwortliche die Moderation. Hier | |||
geht es insbesondere um Spam-Emails, die aussortiert werden oder Rechnungen und ähnliches die versehentlich | |||
an die vorstand@ Emailadresse gesandt wurden. Es wird vorgeschlagen, die Moderation in Zukunft durch die | |||
Mitlgieder des TOPFes unterstützen zu lassen. Emails die von Mitgliedern der Liste versandt werden müssen | |||
nicht moderiert werden sondern gehen direkt an die gesamte Mailinglist. | |||
Alle Vorschläge wurden angenommen. | |||
Die Verwaltung der Mailinglist der Mitglieder fällt in den Aufgabenbereich der Mitgliederverwaltung. | |||
=== | ==== Aufgaben Mitgliederverwaltung ==== | ||
Wenn Fragen zur Mitgliederverwaltung per Email eingehen, wer ist dann zur Beantwortung verantwortlich. | |||
Ebenso wie ist es mit Rechnungen und Mahnungen. Es wird festgestellt dass Rechnungen und Mahnungen | |||
in den Aufgabenbereich des Kassenwartes. Dieser bittet darum, dass eine Liste mit Bankverbindungen und | |||
Adressdaten hierfür vorbereitet und zur Verfügung gestellt wird. | |||
==== Finanzierung durch Fördermitglieder ==== | |||
Wie soll die Zahlung gehandhabt werden? Wird es abgebucht oder sollen Rechnungen versandt werden? Patrick | |||
bittet als Kassenwart darum, dass diejenigen die es möchten eine Abbuchungserlaubnis erteilen, die übrigen | |||
erhalten einen Zahlungsbescheid dazu per Email und im Falle der Nichtbeachtung oder Nichterreichbarkeit per | |||
Post. | |||
==== Kassenprüfer als fester Gremienplatz ==== | |||
Auf der letzten ZaPF wurde beschlossen, dass nicht nur StaPF-Mitglieder sondern auch ZaPF eV Vorstände, | |||
TOPF und DECKEL einen festen Platz erhalten. Bisher ist der Kassenprüfer des ZaPF eV hierin jedoch nicht | |||
enthalten. Es wird beschlossen, in Zukunft die ausrichtenden Fachschaften auch für ihn um einen festen Platz | |||
außerhalb des Fachschaftskontingentes zu bitten. | |||
==== Arbeitsweise und Kommunikation ==== | |||
Aktuell werden sowohl der ZaPF eV Server sowie die Google-Drive Ordner zur Datenverwaltung und zur Kom- | |||
munikation genutzt. Langfristig soll es für den ZaPF eV eine OwnCloud (ebenso für übrige Gremien) geben. | |||
Kurzfristig reicht die Google Drive zur Verwaltung der wichtigen Dateien aus, im Detail betri�t der Server | |||
eigentlich nur den Vorstandsvorsitzenden sowie die Recherche älterer Dateien. | |||
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