HowTo ZaPF (Alternative): Unterschied zwischen den Versionen

<b><font color="#f00">25.11., 19.11 Uhr<br>

<b><i><u>Achtung:</u> Dies ist eine alternative Version des Wiki-Artikels [[HowTo_ZaPF|HowTo ZaPF]] und wurde noch nicht von anderen ZaPFika als dem Autor ([[Rob|Rob aus Düsseldorf]]) selbst abgesegnet! Ziel war es, den etwas unübersichtlichen Artikel, der aus vielen Teilen zu verschiedenen Zeiten zusammengeschustert wurde, sinnvoll neu zu strukturieren, übersichtlicher zu gestalten, sprachlich aufzupolieren, aber dabei den Inhalt nicht zu kürzen. Wenn diese Version mehrheitliche Zustimmung findet, kann sie gerne übernommen werden, sonst verschwindet sie einfach wieder in der Versenkung und das alte HowTo ZaPF bleibt bestehen.</i></b>

Dieses How-To, dass diese und mehr Fragen beantworten soll, wurde  

und soll euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF behilflich sein. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen <i>kann</i>.

Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisaiton zu gehen.

==Zuerst: Team zusammenstellen==

Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nciht, dass ein koch allein eine großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:

* Finanzen und Sponsoren (Eine ZaPF kostet Geld und ´jemand muss den Übebrlick behalten woher das kommt und wohin es ging)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig herunterbrechen (Düsseldorf hatte beispeislweise 26 Orga-Bereiche, siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]), wobei auch mehrere Bereiche von einer Person übernommen werdne können.

Folgendes hat sich als sinnvoll in dne letzten Jahren herauskristallisiert:

* Haupt-Orga und Finanzen sollten von mindestens zwei Personen übernommen werden, zum einen aus Kontroll-Gründne, zum anderen weil beides viel arbeit macht

* Die Hauptorga muss jederzeit an Dokumenten, daten, mailverkehr, etc. der einzelnen bereiche rankommen, damit im falle eines personalwechsels (z.B. durch krnakheit) nicht die ganzen infos verloren gehen

* Die HauptOrga sollte nur jemand übernhemen, der zu mindesten 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum ende durchzieht

* Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen.  

* Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

==Danach: Meilensteine definieren==

Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werdne, den nur dann könnt ihr auch so sachen wie die Exkursionsplanung und die raumbuchungen durchführen. Für den Termin ist folngendes wichtig:

* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).

* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.

* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.

Nachdem dieser Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was in eurer planung erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinader in angriff nimmt: Angefangen bei der Raumbuchung (denn ohne räume wird die durchführung der tagung recht schwierig), über feste Termine wie der abgabe des B;BF-Antrags bis hin zum empfang der teilnehmer auf der ZaPF. Dabei solltet ihr an folgendes denken:

* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)

* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.

* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.

* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

 

 

 

Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.  

 

 

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.