WiSe25 AK OrgaAustausch

Vorstellung des AKs

Verantwortlich: Patrick (Mainz, e.V.)

Materialien und weitere Informationen
https://orgakompendium.zapf.in/

WiSe25 AK OrgaAustausch

Protokoll vom 01.11.2025

Beginn

18:01 Uhr

Ende

xx:yy Uhr

Redeleitung

Patrick (JGU Mainz, e.V.)

Protokoll

Niklas (Hamburg, e.V.)

Anwesende Fachschaften

Ruhr-Universität Bochum,

Universität Bremen,

Technische Universität Chemnitz,

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Emmy-Noether-Universität Göttingen,

Universität Hamburg - Physik,

Universität Heidelberg,

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,

Universität Leipzig,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Technische Universität München,

Universität Regensburg,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Universitas Saccos Veteres,

Protokoll

Patrick führt in den Arbeitskreis ein.

Peter stellt den e.V. vor. Der e.V. ist die Körperschaft, die die ZaPF ausrichtet. Der e.V. hat eine Veranstaltungshaftpflicht. Der e.V. ist ein Verein, also eine juristische Person. Der ZaPF e.V. hat einiges an Material. Eine Inventarliste ist vorhanden und auch ein dafür verantwortlicher Inventar-Vorstand. Der e.V. kennt sich für die Organisation der Tagung vor Ort nicht aus. Die verantwortliche Person für die Finanzen soll auch Vorstand im e.V. werden. Damit kann die Person für den e.V. Geld ausgeben und auch Verträge für den e.V. unterschreiben.

Jan stellt den TOPF vor. Dabei wird auf die folgenden technischen Möglichkeiten hingewiesen: Hosting einer Tagungswebseite, die ZaPF-App, das Anmeldesystem, das Engelsystem, eine Mailingliste für die Tagung, Mailpostfächer, die Pads, die Wolke als Cloudsystem und das OpenSlides.

Zukünftigen Orgas sollen regelmäßig bei StAPF Sitzungen sein. Ihr werdet viel mitbekommen, was ihr später brauchen werdet. Jede Informationen, die man vor der Tagung selbst schon hat und nicht nicht erst währendessen zusammensuchen muss, ist eine gute Information. Es wird empfohlen, sich zeitnah mit dem AwGrem wegen der Planung und Bedarfen auseinanderzusetzen.

Patrick stellt das Kompendium vor. Der Link findet sich unter Materialien.

Patrick stellt den BMFTR-Antrag vor.

Altorgas helfen sehr gerne.

Austausch im Orgaaustausch AK

• Göttingen: Wie läuft das mit der Veranstaltungsversicherung bei FS Buchung?

   ** Antwort: Es gibt den Rahmenvertrag. Wenn da eine einzelne Person drinsteht, sollte das möglichst die e.V. Person machen.

• Göttingen: Sanitärcontainer: Art? Anschlüsse? Vorlauf? Abwassertanks
• Welche Art von Containern habt ihr genutzt und wie teuer war die Miete?

   ** sehr teuer, war teuerster Punkt bei Schlafplätzen (teurer als das Zelt), wurde aber auch recht kurzfristig organisiert. Größenordnung paar tausend?

• Was für (Wasser-)Anschlüsse braucht man ggf?

   ** Starkstrom, Hydrant. Sollte in Erlangen Unitechnik machen. Trinkwasser ist außerdem kompliziert, am besten mit Stadt klären, da kann man sinnvolles ausleihen. Am besten alles direkt mit buchen.
   ** abwasser → Gulli (dafür müssen auch Rohre gekauft werden)

• Wann muss man sich drum kümmern?

   ** geht auch paar wochen vorher, aber je früher desto besser

• Musstet ihr eventuelle Abwassertanks selber entleeren?

   ** gabs nicht, ging direkt in den Gulli

• Außerdem zu beachten:

   ** Der Aufbau ist sehr aufwändig
   ** man muss wsl selbst putzen

• Göttingen: Wie tauschen wir das Logo auf Rechnungen im Campi(?) aus?

   ** Niklas weiß das, den fragen

• Erlangen: Habt Menschen, die Erfahrung mit stressigen Veranstaltungen haben. Und zu anderen Fachschaften, die Material haben
• Peter: Beim KIT gibt´s ne Liste wo FSen Dinge eintragen, die sie haben

   ** Plenum: Akklamation, haben wir auch 
   

• Günther: Bietet Hilfe bei Essens-Erfahrungsberichten und Rezepten an. Plant nicht zu viele fancy Dinge, es reicht auch nur eine tolle Sache pro ZaPF. Und, egal was ihr plant, rechnet mit Allergien. Meldet euch.
• Göttingen: Essensorga wird mit Günther vernetzt

• Peter: Allergien werden im Vorstand noch Thema sein, weil das medizinische Informationen zu Personen sind. Entsprechend sind diese Daten mit besonderer Vorsicht zu behandeln. Bitte geht mit diesen Daten sorgfältig und vorsichtig um.
• Niklas: Daten müssen gelöscht werden, spätestens wenn die ZaPF vorbei ist. Meldet euch bevor ihr Daten erhebt!
• Jan: Kommt auf den TOPF zu. Wir bauen Tools.
• StAPF: So wenig wie möglich verarbeiten
• Günther: Allergien so genau wie möglich angeben, weil nachfragen meistens schwierig ist. Auch sowas wie kreuzkontamination abfragen. Wenn die Info sehr genau ist ist es auch ok, den Bezug zur Person rauszunehmen.
• Erlangen: Kann auch für Orga sehr hilfreich sein zu wissen, wie schwer die Allergie ist
• Patrick: Nehmt euch Zeit fr die Formulierungen der Anmeldung, sodass sie präzise, einfach und verständlich ist. Testet das auch an eurer FS aus
• Göttingen: Generell, bevor was veröffentlicht wird, immer nochmal Leute drüberlesen lassen (z.B. auch StAPF und AwGrem)
• Erlangen: Kümmert euch um Pausen für die Orga und ein sauberes Durchrotieren, damit Menschen wirklich richtig Pause machen. Eine übermüdete Orga ist unsinnvoll. Schickt auch gern Leute nach Hause.

   ** In der Orga gab es annähernd verpflichtende 8 Stunden Schlaf
   ** Niklas: Wenn ihr noch mehr an dem Abend macht, dann kann es sein, dass der gesamte nächste Tag zerschossen wird. Überlegt, ob es wirklich sinnvoll ist
   ** Amélie, Peter: Macht keine Orga wenn ihr krank seid, Gremien können Helfen und als Filter vor der Orga fungieren, macht nicht einfach krank weiter, das kann wirklich gefährlich werden
   

• Jan: Redet über das Anmeldesystem. TOPF überlegt, wie Administration und Nutzung optimiert werden kann. * Patrick: Zuteilung zu Exkursionen ist gut. Problem, Datenbank auf dem ZaPF Server aktuell zu halten, wenn noch Dinge bei der Exkursion geändert werden
• Amélie: Achtet auf UTF8

• Jan: Habt ihr irgendwas, das ihr haben wollt?
• Patrick: SQL ist toll
• Primary Key Auto Increment
• Fine: Tagungsausweis-Vorlage wäre toll zu incoorperieren -> Tagungsausweisgenerator
• Erlangen: Gibt es aus Erlangen schon
• Fine: Auch für personalisierte Emails (bspw. Exkursionszuordnungen)
• Peter: Einsicht nach Ende der Anmeldung als NutzerIn (z.B für Nummer, Merch, Exkursion...)
• Patrick möchte 3 getrennte, parallel laufende Datenbanken: Teilnehmika, Helfika, Maskottchen
• Niklas: e.V. Sicht wäre cool, wenn es Anhak-Kästchen gibt um Personbezogene Daten rauszunehmen, damit die Infos auch weitergegeben werden können (da aber auch über Persohnbeziehbarkeit nachdenken)
• Hamburg: Beim Hochladen der Immat ist auf den Knopf gedrückt worden zum hochladen, ohne dass eine Immat hochgeladen wurde. Trotzdem kam "erfolgreich hochgeladen"
• Göttingen: Bei Anmeldesystem auch Abmeldemöglichkeit geben
• Patrick: Benennung so, dass es zu BMFTR Liste passt
• Amélie: Redet bitte mit dem AwGrem wegen Namen auf der BMFTR Liste
• Amélie: Buchscanner sind toll
• Göttingen: Anmeldung nu möglich wenn Immat hochgeladen wird?
• Jan: Nicht optimal, weil an manchen Unis die Immat erst später ausgestellt wird
• Chemnitz: Möglichkeit, die Immat selbst nochmal zu überprüfen, dass Datei nochmal gegengecheckt werden kann
• Jan: Digitale Anmeldungsauswertung sondern mit QR Code, die die Teilnehmika mitnehmen
• Patrick: Cool, aber als Fallback Papierliste
• Peter: Kennt ZaPFika, die kein Smartphone nutzen wollen, also Fallback notwendig. Aus Sicht der Orga: Ich lade eine falsche Immat hoch, ich lade danach eine richtige Immat hoch, kriegt die Orga die Aktualisierung mit? Sicherstellen, dass das nicht zum Problem wird
• Jan: Evtl. Benachrichtigung üer kurzfristige Aktualisierung
• Erlangen: Schaut, dass die Orga nicht zugespamt wird
• Göttingen: Wird kein Problem, als Orga würde man erst nach der ZaPF die Listen runterladen
• Göttingen: Es muss eine Möglichkeit geben sicherzustellen, nachzuvollziehen, dass ein Mensch zu einer Fachschaft gehört.
• Jan: Kann man Tokenbriefe digitalisieren?...2FA und spricht nochmal andere Menschen an
• Peter: Token sollten sicher sein, d.h. zufällig
• Peter: Wie werden Fachschaften angesprochen die schon länger nict mehr gefahren sind?
• Erlangen: Brief ist sinnvoll, eine EMail ist schnell gelöscht. Einladung der FSen (alle die man erreichen kann)
• Jan: SQL oder klickbares Systen
• Peter: Beides sinnvoll, SQL für die die sich sicher fühlen aber kcickbares System um keine potenzielle Orga abzuschrecken
• Erlangen: Allergien besser darstellen
• Jan: Wie genau soll das dargestellt werden. Einfaches Feld oder komplexer Dialog eventuell mit Auswahlmöglichektien und Abstufungen.
• Erlangen: komplexerer Dialog mit Darstellung der Stärke (ich soll es nicht essen; im gleichen Raum gehandhabt = Exitus)
• Peter: Text "sollte das schlimm sein, kontaktiere uns". Direkt Kontaktmöglichkeit des Teilnehmikon mittels Kommentarfeldes, dann liegt Hoheit welche Kontaktmöglichkeit gegeben wird beim Teilnehmikon.
• Jan: Teilnahmebestätigunen, sollen diese Ausgedruckt werden oder per Mail im Nachhinein verschickt werden?
• Patrick: Am besten im Nachhinein verschicken (ohne Unterschrft), eventuell geht das per Campai
• Cottbus: Fragenkatalog...es gibt standarts
• Patrick: Fragen inhaltich gruppieren

Zusammenfassung

Es wurde über die Ausrichtung von ZaPFen gespochen. Dabei wurde besonders über Herausforderungen der zukünftigen Orgas gesprochen.