SoSe23 AK eV-Strukturen: Unterschied zwischen den Versionen

Aus ZaPFWiki
(Hinzufügen des Protokolls)
 
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* '''Sonstige Vorstellung:''' entfällt <br \>
* '''Sonstige Vorstellung:''' entfällt <br \>


= Arbeitskreis: {{{ZaPF e.V. Strukturen}}} =
= Arbeitskreis: Vereinsstrukturen =
<!--'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
'''Protokoll''' vom 29.04.2023
; Beginn
; Beginn
: HH:MM Uhr
: 16:40 Uhr
; Ende
; Ende
: HH:MM Uhr  
: 18:30:MM Uhr  
; Redeleitung
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
: Peter Steinmüller (Alumnus)
; Protokoll
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
: Jakob Schneider (Alumnus)
; Anwesende Fachschaften-->
; Anwesende Fachschaften
<!--Liste der Fachschaften wird noch aktualisiert. Eine aktuelle Liste findest du in der AK-Vorlage-->


<!--:MeTaFa,-->
:Universidad de los saccos veteres,
<!--:Technische Universität Dresden,-->
<!--:Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg,-->
<!--:Universität Leipzig,-->
<!--:Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg,-->
<!--:Hochschule Merseburg - University of Applied Sciences,-->
<!--:Friedrich-Schiller-Universität Jena,-->
<!--:Ernst-Abbe-Hochschule Jena,-->
<!--:Westsächsische Hochschule Zwickau,-->
<!--:Technische Universität Chemnitz,-->
<!--:Technische Universität Bergakademie Freiberg,-->
<!--:Technische Universität Wien,-->
<!--:Technische Universität Berlin -Physik,-->
<!--:Technische Universität Berlin- NidI,-->
<!--:Universität Wien,-->
<!--:Université de Genève,-->
<!--:Humboldt-Universität zu Berlin,-->
<!--:Freie Universität Berlin,-->
<!--:Universität Potsdam,-->
<!--:University of Fribourg,-->
<!--:Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald,-->
<!--:Universität Rostock,-->
:Universität Hamburg,
<!--:Technische Hochschule Lübeck,-->
<!--:Universität zu Lübeck,-->
<!--:Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,-->
<!--:Europa-Universität Flensburg,-->
<!--:Carl von Ossietzky Universität Oldenburg,-->
<!--:Universität Bremen,-->
<!--:Universität Bern,-->
<!--:Leibniz Universität Hannover,-->
<!--:Stifteruniversität Hildesheim,-->
<!--:Universität Paderborn,-->
<!--:Universität Bielefeld,-->
<!--:Universität Kassel,-->
<!--:Philipps-Universität Marburg,-->
<!--:Justus-Liebig-Universität Gießen,-->
<!--:Deutsche Physikalische Gesellschaft e.V.,-->
<!--:Georg-August-Universität Göttingen,-->
<!--:HAWK Hildesheim/Holzminden/Göttingen,-->
<!--:Technische Universität Braunschweig,-->
<!--:Technische Universität Clausthal,-->
<!--:Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg,-->
:Heinrich Heine Universität Düsseldorf,
<!--:Bergische Universität Wuppertal,-->
<!--:Technische Universität Dortmund,-->
<!--:Ruhr-Universität Bochum,-->
<!--:Universität Duisburg-Essen,-->
<!--:Universität Duisburg-Essen,-->
<!--:Westfälische Wilhelms-Universität Münster,-->
<!--:Fachhochschule Münster,-->
<!--:Universität Osnabrück,-->
<!--:Pädagogische Hochschule Salzburg,-->
<!--:Universität zu Köln,-->
<!--:Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen,-->
<!--:Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,-->
<!--:Johannes Gutenberg-Universität Mainz,-->
<!--:Universität Koblenz,-->
<!--:Universität Siegen,-->
<!--:Universität Innsbruck,-->
<!--:Johann Wolfgang Goethe Universität Frankfurt am Main,-->
<!--:Technische Hochschule Mittelhessen - University of Applied Sciences,-->
<!--:Technische Universität Darmstadt,-->
<!--:Universität des Saarlandes,-->
<!--:Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau - Standort Kaiserslautern,-->
<!--:Universität Heidelberg,-->
<!--:Universität Stuttgart,-->
<!--:Pädagogische Hochschule Ludwigsburg,-->
<!--:Eberhard Karls Universität Tübingen,-->
<!--:Karlsruher Institut für Technologie,-->
<!--:Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau - Standort Landau,-->
<!--:Universität Konstanz,-->
<!--:Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,-->
<!--:Ludwig-Maximilians-Universität München,-->
<!--:Technische Universität München,-->
<!--:Universität Augsburg,-->
<!--:Universität Ulm,-->
<!--:Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,-->
<!--:Universität Regensburg,-->
<!--:Universität Bayreuth,-->
<!--:Hochschule Coburg,-->
<!--:Julius-Maximilians-Universität Würzburg,-->
<!--:Technische Universität Ilmenau,-->


<!-- == Einleitung/Ziel des AK ==-->
 
<!--== Einleitung/Ziel des AK ==-->


== Protokoll ==
== Protokoll ==
Pad: https://pad.zapf.in/SoSe23_AK_eV-Strukturen#
 
=== Der e.V.: Was? Wer? Wieso? ===
* primäre Funktion des e.V. ist die Abwicklung der BMBF-Anträge und Spenden für die ZaPF, der e.V. ist also ein "Topf voll Geld" um die ZaPF zu finanzieren: diese Tätigkeiten lassen sich auch vom BMBF refinanzieren
* nun gibt es viele weitere Aufgaben/Funktionen die zusätzlich Geld kosten, hauptsächlich Server: dafür benötigt man Geld über Mitgliedsbeiträge
* Briefverkehr geht an Briefkasten der Uni Frankfurt (hauptsächlich BMBF, weil deutsche Bürokratie)
* schützt ZaPF-Orgas vor individueller Haftung (hat Versicherung die für die Tagung eingesetzt werden kann)
* kann nachhaltige Anschaffungen für ZaPF tätigen (Spühlmaschiene u.s.w.)
 
=== Außenwirkung ===
Die Folien wurden überarbeitet. Das Plenum soll verstehen, was der e.V. eigentlich macht und warum es ihn gibt.
Wir wollen Mitglieder, Fördermitglieder aquirieren.
* Beiträge der Fördermitglieder sollen Kosten decken.
 
Hauptkosten:
* Server
* Versicherungen
 
Eine Idee war z.B. per Mail aktuelle Aktivitäten an die Teilnehmika zu kommunizieren. (Um Transparenz des, und Motivation am e.V. zu erhöhen.)
 
* Fabs: Wollen wir überhaupt mehr Außenwirkung?
* Max: Gut, wenn man eine entsprechende Zahl Mitglieder haben. Leute kommen auf den e.V. zu, wenn sie Aufgaben übernehmen wollen. Dazu wird die Unterstützung finanzschwacher FSen kaum genutzt.
* Björn: Finanzschwache FSen ist wichtig, aber BMBF ist inoffizieller primärer Existenzgrund: Juristische Person. Dafür braucht der Verein aber nicht zu viel Außenwirkung. Die Extraaufgaben sind jedoch nicht über den BMBF abrechenbar.
* Peter: Adresse, Bankkonten
* Fabs: Und Versicherung
* Max: Und Veranstaltungsmaterial
* Peter: Zwecke des Vereins haben sich über die Zeit verändert. Später wollen wir noch über Entschlackung und Verbesserungen reden. Für Außenwirkung: Es wäre wichtig, dass die Menschen wissen, warum man im e.V. Dinge tun sollte. Dazu sind auch potentiellen Orgikas durch fehlende Präsenz abgeschreckt.
* Fabs: Außenwirkung: Was kann der Verein an Orgas, ZaPFika usw anbieten? Was braucht der Verein?
* Andy: Die Frage ist, wann man welche Information gut platzieren? Idealerweise sollte es im Zeitfenster einer ZaPF stattfinden.
 
Werbung für Fördermitglieder direkt nach der ZaPF.
"Rechenschaftsbericht" direkt vor der ZaPF.
 
* Fabs: Im Vorfeld einer ZaPF gibt es eigentlich zu viele Mails. Anmeldung und Einladung mit Info zu Förderung finanzschwacher FSen.
* Anfangsplenum: Warum brauchen wir Mitglieder.
* Abschlussplenum: Wie kann man sich finanziell beteiligen.
 
* Niklas: Was den Vereinszweck angeht kann mit einer Mail wie "Wir haben eine BMBF-Förderung" kann dies gut kommunizieren.
* Jakob: Große Punkte über die ZaPF-List sind durchaus sinnvoll. Kleine Punkte sollten hingegen vermieden werden.
* Max: Wir müssen aufpassen, dass wir vor der ZaPF nicht zu viele Mails raushauen. Eh schon viele Mails.
* Andy schlägt vor die wesentliche Punkte der Vereinsarbeit zu sammeln und zu überlegen um die Kernpunkte des Vereins gut darstellen zu können.
 
=== Verkaufbare Kernthemen (Tafelbild) ===
 
==== Förderung finanzschwacher FSen: ====
* Einladung
** "Finanzer treten ausrichtende FS"
 
==== Materialien/Dienstleistungen ====
* Versicherung
* Konto
* IT-Infra
* Datenschutz/Rechtliches
 
StAPF wirbt für Ausrichtung:
* 1./2. Vorstand: treten vor Anfangsplenum an Redeleitung heran.
 
Orga-Austausch:
"Finanzer + Vorstände gehen in Orga-Austausch-AK"
 
==== Beratung zu Strukturen ====
* MV
** 1./2. Vorstand: auf TO schreiben
* Stammtisch
** 1./2. Vorstand: verstetigen
* Orga-Austausch
 
==== Mitwirkung ====
* Mitgliedsrat / MV
* Vorstand
** 1./2. Vorstand: Bericht im Anfangsplenum (Standartfolien erstellen, Kurzfassen!)
** Gremien-AK (Alle "Strukturvorstände")
* Fördermitgliedschaft
** Im Endplenum
 
=== Internes (für 1.Stammstisch) ===
* Übergabe
* Kontrollmechanismen
* Rechtliches / Datenschutz
* Standartpräsentationen erstellen
** Fokus auf was nicht wie:
** Anfangsplenum:
*** 1. Folie: Was macht der e.V.
*** 2. Folie: Werbung für Mitglieder + Vorstand (Verweis auf z.B. AK für mehr Info)
** Endplenum:
*** "Wir wollen dein Geld"
*** Wer kann Fördermitglied werden
 
=== Informationen ===
Informationen sollen weitergegeben werden.
* klarere Dokumentation des Finanzwesens soll erfolgen (später auch in anderen Ämtern)
 
=== Aktive Verbesserung ===
* Entwicklung von On- und Offboarding für die ausrichtende ZaPF-Orga
* Einrichten von E-Mail Strukturen? Eher nicht
* Ausrichtende-ZaPF-Finanzer sollten in der Regel nach max. 1 Jahr alle Aufgaben (Reader) abgeschlossen haben und darüber berichten
** MV entscheided ob dieser dann schon Entlastet werden kann oder noch zu viel Verantwortung trägt und wieder gewählt werden sollte


== Ausblick ==
== Ausblick ==
Die Vereinsarbeit soll durch regelmäßige Veranstaltungen (Arbeitstitel: Stammtisch) verstärkt werden. Zudem soll die Öffentlichkeitswirksamkeit des Vereins bei der ZaPF gestärkt werden.


== Zusammenfassung ==
== Zusammenfassung ==
Dieser AK hat sich mit den Strukturen des Fördervereins beschäftigt und wie dieser verbessert werden können. Dabei gab es gleich mehrere Verbesserungsvorschläge, die im kommenden Semester umgesetzt werden sollen.


<!--
<!--

Aktuelle Version vom 2. Mai 2023, 13:05 Uhr

Vorstellung des AKs

  • Verantwortliche/r: Vorstand des ZaPF e.V.
  • Ziel des AK: Wir beschäftigen uns mit der Verstätigung der vorhandenen Strukturen und erstellen Diagramme.
  • Handelt es sich um einen Folge-AK: Nein
  • Wer ist die Zielgruppe?: Alle, die sich mit den Strukturen des ZaPF e.V. beschäftigen wollen.
  • Wie läuft der AK ab?: Austausch und Diskussion mit anschließender Dokumentation der Strukturen
  • Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Motivation
  • Sonstige Vorstellung: entfällt

Arbeitskreis: Vereinsstrukturen

Protokoll vom 29.04.2023

Beginn
16:40 Uhr
Ende
18:30:MM Uhr
Redeleitung
Peter Steinmüller (Alumnus)
Protokoll
Jakob Schneider (Alumnus)
Anwesende Fachschaften
Universidad de los saccos veteres,
Universität Hamburg,
Heinrich Heine Universität Düsseldorf,


Protokoll

Der e.V.: Was? Wer? Wieso?

  • primäre Funktion des e.V. ist die Abwicklung der BMBF-Anträge und Spenden für die ZaPF, der e.V. ist also ein "Topf voll Geld" um die ZaPF zu finanzieren: diese Tätigkeiten lassen sich auch vom BMBF refinanzieren
  • nun gibt es viele weitere Aufgaben/Funktionen die zusätzlich Geld kosten, hauptsächlich Server: dafür benötigt man Geld über Mitgliedsbeiträge
  • Briefverkehr geht an Briefkasten der Uni Frankfurt (hauptsächlich BMBF, weil deutsche Bürokratie)
  • schützt ZaPF-Orgas vor individueller Haftung (hat Versicherung die für die Tagung eingesetzt werden kann)
  • kann nachhaltige Anschaffungen für ZaPF tätigen (Spühlmaschiene u.s.w.)

Außenwirkung

Die Folien wurden überarbeitet. Das Plenum soll verstehen, was der e.V. eigentlich macht und warum es ihn gibt. Wir wollen Mitglieder, Fördermitglieder aquirieren.

  • Beiträge der Fördermitglieder sollen Kosten decken.

Hauptkosten:

  • Server
  • Versicherungen

Eine Idee war z.B. per Mail aktuelle Aktivitäten an die Teilnehmika zu kommunizieren. (Um Transparenz des, und Motivation am e.V. zu erhöhen.)

  • Fabs: Wollen wir überhaupt mehr Außenwirkung?
  • Max: Gut, wenn man eine entsprechende Zahl Mitglieder haben. Leute kommen auf den e.V. zu, wenn sie Aufgaben übernehmen wollen. Dazu wird die Unterstützung finanzschwacher FSen kaum genutzt.
  • Björn: Finanzschwache FSen ist wichtig, aber BMBF ist inoffizieller primärer Existenzgrund: Juristische Person. Dafür braucht der Verein aber nicht zu viel Außenwirkung. Die Extraaufgaben sind jedoch nicht über den BMBF abrechenbar.
  • Peter: Adresse, Bankkonten
  • Fabs: Und Versicherung
  • Max: Und Veranstaltungsmaterial
  • Peter: Zwecke des Vereins haben sich über die Zeit verändert. Später wollen wir noch über Entschlackung und Verbesserungen reden. Für Außenwirkung: Es wäre wichtig, dass die Menschen wissen, warum man im e.V. Dinge tun sollte. Dazu sind auch potentiellen Orgikas durch fehlende Präsenz abgeschreckt.
  • Fabs: Außenwirkung: Was kann der Verein an Orgas, ZaPFika usw anbieten? Was braucht der Verein?
  • Andy: Die Frage ist, wann man welche Information gut platzieren? Idealerweise sollte es im Zeitfenster einer ZaPF stattfinden.

Werbung für Fördermitglieder direkt nach der ZaPF. "Rechenschaftsbericht" direkt vor der ZaPF.

  • Fabs: Im Vorfeld einer ZaPF gibt es eigentlich zu viele Mails. Anmeldung und Einladung mit Info zu Förderung finanzschwacher FSen.
  • Anfangsplenum: Warum brauchen wir Mitglieder.
  • Abschlussplenum: Wie kann man sich finanziell beteiligen.
  • Niklas: Was den Vereinszweck angeht kann mit einer Mail wie "Wir haben eine BMBF-Förderung" kann dies gut kommunizieren.
  • Jakob: Große Punkte über die ZaPF-List sind durchaus sinnvoll. Kleine Punkte sollten hingegen vermieden werden.
  • Max: Wir müssen aufpassen, dass wir vor der ZaPF nicht zu viele Mails raushauen. Eh schon viele Mails.
  • Andy schlägt vor die wesentliche Punkte der Vereinsarbeit zu sammeln und zu überlegen um die Kernpunkte des Vereins gut darstellen zu können.

Verkaufbare Kernthemen (Tafelbild)

Förderung finanzschwacher FSen:

  • Einladung
    • "Finanzer treten ausrichtende FS"

Materialien/Dienstleistungen

  • Versicherung
  • Konto
  • IT-Infra
  • Datenschutz/Rechtliches

StAPF wirbt für Ausrichtung:

  • 1./2. Vorstand: treten vor Anfangsplenum an Redeleitung heran.

Orga-Austausch: "Finanzer + Vorstände gehen in Orga-Austausch-AK"

Beratung zu Strukturen

  • MV
    • 1./2. Vorstand: auf TO schreiben
  • Stammtisch
    • 1./2. Vorstand: verstetigen
  • Orga-Austausch

Mitwirkung

  • Mitgliedsrat / MV
  • Vorstand
    • 1./2. Vorstand: Bericht im Anfangsplenum (Standartfolien erstellen, Kurzfassen!)
    • Gremien-AK (Alle "Strukturvorstände")
  • Fördermitgliedschaft
    • Im Endplenum

Internes (für 1.Stammstisch)

  • Übergabe
  • Kontrollmechanismen
  • Rechtliches / Datenschutz
  • Standartpräsentationen erstellen
    • Fokus auf was nicht wie:
    • Anfangsplenum:
      • 1. Folie: Was macht der e.V.
      • 2. Folie: Werbung für Mitglieder + Vorstand (Verweis auf z.B. AK für mehr Info)
    • Endplenum:
      • "Wir wollen dein Geld"
      • Wer kann Fördermitglied werden

Informationen

Informationen sollen weitergegeben werden.

  • klarere Dokumentation des Finanzwesens soll erfolgen (später auch in anderen Ämtern)

Aktive Verbesserung

  • Entwicklung von On- und Offboarding für die ausrichtende ZaPF-Orga
  • Einrichten von E-Mail Strukturen? Eher nicht
  • Ausrichtende-ZaPF-Finanzer sollten in der Regel nach max. 1 Jahr alle Aufgaben (Reader) abgeschlossen haben und darüber berichten
    • MV entscheided ob dieser dann schon Entlastet werden kann oder noch zu viel Verantwortung trägt und wieder gewählt werden sollte

Ausblick

Die Vereinsarbeit soll durch regelmäßige Veranstaltungen (Arbeitstitel: Stammtisch) verstärkt werden. Zudem soll die Öffentlichkeitswirksamkeit des Vereins bei der ZaPF gestärkt werden.

Zusammenfassung

Dieser AK hat sich mit den Strukturen des Fördervereins beschäftigt und wie dieser verbessert werden können. Dabei gab es gleich mehrere Verbesserungsvorschläge, die im kommenden Semester umgesetzt werden sollen.



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