HowTo ZaPF eV. Vorstand

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

• Einladung zur Mitgliederversammlung
  • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
  • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
  • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
• Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
• Wolke-Ordner aktuell halten
• Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
• Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
• Sicher stellen, dass der Kassenwart sich um die Gemeinnützigkeitserklärung und das Verbändegespräch BMBF kümmert
• üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Kassenwart

• Buchführung des Vereins
• Verwaltung und Führung der Konten
• Berichte über Finanz- und Vermögenslage
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
  • Erstellung der Steuererklärung
  • Erstellung der Finanzübersichten
  • Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
• Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es sollte entweder der Vorstandsvorsitz oder der Kassenwart und mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

• Steuerwegweiser_Vereine_Hessen
• Termine_Hessen

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

BMBF Antrag stellen

Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

• Der Antrag muss bis Ende April (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
• Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
• Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
• Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
• Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
• Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
• Die aktuellen Fristen und Förderrichtlinien findet ihr unter [1]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

BMBF Antrag aktualisieren

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden. Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit. Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

Was ist zuwendungsfähig?

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:

• Referentenhonorare,
• Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
• Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
• Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
• Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
• Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
• Ausgaben für fachliche Exkursionen

Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel

• Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
• Personalausgaben für festes Personal,
• Ausgaben für Unvorhergesehenes,
• Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
• Overheadkosten,
• Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
• Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
• pauschale Ausgaben,
• Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

Buchführung

Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden. Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:

• Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
• Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
• Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
• Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
• Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

Zweckbetrieb

Der Zweckbetrieb wird durch unsere Satzung bestimmt, Einnahmen des ZaPF e.V. solltet ihr nur in diesem Bereich ausgegeben, sonst kann die Gemeinnützigkeit des Vereins entzogen werden.
Zum Zweckbetrieb gehört:

Kategorie	Ausgaben
Dokumentation	Reader, Tagungsheft
Fachexkursionen, Tickets	Exkursionen mit Physikbezug (keine anderen!), Tickets wenn für den Weg zur Unterkunft, Mensa, anderen Tagungsstandorten oder Fachexkursionen notwendig sind
Fahrtkosten	Gremienarbeit, Orga (Transport Privat-/Mietwagen, Treffen)
Mieten und Dienstleistungen	Unterkunft, Geräte, Fahrzeuge
Geschäftsbedarf	Verbrauchs- und Büromaterialien, kleine Bürogeräte ≤ 20€
Verpflegung	Essen, Trinken (kostenfrei, nicht-alkoholisch), Helfikaessen
Tagungsshirts	Nur Orga + Helfika (2-3 pro Orga, 1 pro Helfikon)
Versicherung	Versicherung für Tagungen
Werbungskosten	Helfika-Werbung, Servermiete und Domains
Referentenhonorare	Honorar, Fahrtkosten, Unterkunft, kleine Geschenke
Teilnehmerbeiträge	Teilnehmerbeiträge (abzüglich Kauf von Merch, etc.)

Bei Punkten die hier nicht aufgeführt sind müsst ihr euch die Frage stellen, ob die ZaPF inhaltlich darunter leiden würde, wenn ihr diese Ausgabe streicht. Wenn nicht, kann diese Ausgabe nicht über den ZaPF e.V. abgerechnet werden, wenn die Antwort ein vielleicht ist sprecht diese Ausgaben *bevor* sie verbindlich werden mit einer der Kassenwärte des e.V. ab.

Es gibt auch noch den wirtschaftlichen Geschäftsbereich, dieser sollte allerdings nicht zu groß sein und es darf hier - auch nicht in einzelnen Unterkategorien - Verlust gemacht werden

Die förderfähigen Ausgaben beim BMBF entsprechen dem Zweckbetrieb abzüglich der laufenden Kosten für IT und Kosten die außerhalb der ZaPFen entstehen (Hinweise zu Änderungen bei den Verbändegesprächen beachten!).

Rechnungen

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

ZaPF-Ordner

Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:

• Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
• Sponsoringverträge
• Mietverträge
• Spendenquittungen in Kopie
• Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
• Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

Kassenprüfung

1. Wer möchte entlastet werden?
   
2. Vollmachten
   • Wer steht zur Entlastung?
   • Grund: Kassenwärt*in oder ZaPF-Orga?
   • Bei ZaPF Orga muss zur Entlastung die Vollmacht aufgelöst sein
3. Kontoauszüge mit Gnucash Buchungsliste (wenn nicht vorhanden erstellen) abgleichen
   • Korrekt sortiert (für Finanzamt), Vereinszweck erfüllt?
4. Buchungen mit Rechnungen und ggf. mit Spendenquittungen und Sponsoringrechnungen/-verträgen abgleichen
   
5. Bei ZaPF-Orga Konto: Auch die Barkasse muss geprüft werden, das geht genauso wie beim Konto, nur dass statt Kontoauszügen das Kassenbuch verwendet wird. Die Endsumme der Barkasse muss 0€ sein.

Wolke

Die Wolke findet ihr unter [2]. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den TOPF.

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr

• Kontoauszüge
• Protokolle der Mitgliederversammlungen
• Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
• Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
• BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
• Den aktuellen Freistellungsbescheid