HowTo ZaPF eV. Vorstand: Unterschied zwischen den Versionen

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 Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.
 == Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==
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 ** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
 * Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
 * Google-Drive Ordner aktuell halten
 * Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
 * Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
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 === Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
 Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
 *[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
 *[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]
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 * Buchführung des Vereins
 * Verwaltung und Führung der Konten
 * Berichte über Finanz- und Vermögenslage
 * alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
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 == Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
 Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:
 === BMBF Antrag stellen ===
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 Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!
+=== BMBF Antrag aktualisieren ===
+Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
+Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
+Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.
 ==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====
 Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
-Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
+Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
-* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
+* Referentenhonorare,
-* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
+* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
-* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
+* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
-* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
+* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
-* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
+* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
-* Kosten für Referenten
+* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
-* Kosten für fachliche Exkursionen
+Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
-* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
+* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
-Nicht förderfähig sind z.B:
+* Personalausgaben für festes Personal,
-* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
+* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
-* Tassen für Teilnehmer (solange diese nicht günstiger sind als Tassen zu leihen)
+* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
-* Kosten für kulturelle Exkursionen
+* Overheadkosten,
-* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist
+* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen
+könnten,
+* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker
+etc.),
+* pauschale Ausgaben,
+* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen
 === Buchführung ===
 Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
 Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
 * Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
 * Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
 * Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
 * Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
-* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.
+* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.
 === Rechnungen ===
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 === ZaPF-Ordner ===
 Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
 * Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
 * Sponsoringverträge