SoSe17 ZaPF e.V.: Unterschied zwischen den Versionen
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== Protokoll vom 9.6.2017 == | |||
==== Anwesende Mitglieder ==== | |||
Frederike Kubandt (GUF), Marcel Nitsch (Bonn), | |||
==== Anwesende Vorstände ==== | |||
Florian Marx (GUF), Tobias Löffler (Düsseldorf), Jens Borgemeister (Siegen), Patrick Haiber (telefonisch) (Konstanz) | |||
=== 1 Eröffnung und Formalia === | |||
==== 1.1 Wahl des Versammlungsleiters ==== | |||
Als Versammlungsleiter wird Florian Marx aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akklamation<br /> | |||
angenommen. | |||
==== 1.2 Wahl des Protokollführers ==== | |||
Als Protokollführerin wird Frederike Kubandt aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akkla-<br /> | |||
mation angenommen. | |||
==== 1.3 Feststellung der Beschlussfähigkeit ==== | |||
Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung an die Mitglieder versandt. Damit ist<br /> | |||
die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben. | |||
==== 1.4 Feststellung der Tagesordnung ==== | |||
Die bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorgeschlagene Tagesordnung lautet: | |||
<ol> | |||
<li>Eröffnung und Formalia</li> | |||
<li>Genehmigung der letzten Protokolle</li> | |||
<li>Bericht des Vorstandes</li> | |||
<li>Bericht des Kassenprüfers</li> | |||
<li>Entlastung des Kassenprüfers</li> | |||
<li>Wahl des neuen Kassenprüfers</li> | |||
<li>Entlastung des Vorstandes</li> | |||
<li>Wahl des neuen Vorstandes</li> | |||
<li>Finanzen</li> | |||
<li><p>Verschiedenes<br /> | |||
Diese wird einstimmig angenommen.</p> | |||
=== 2 Genehmigung der letzten Protokolle === | |||
<p>Die Protokolle der Mitgliederversammlungen aus Bremen, Frankfurt, Konstanz und Dresden ist den Mitgliedern<br /> | |||
mit der Einladung zugegangen. Die Protokolle werden per Akklamation genehmigt.</p></li></ol> | |||
=== 3 Bericht des Vorstandes === | |||
==== 3.1 Bericht des Vorstandsvorsitzenden Florian Marx ==== | |||
In der Zeit nach der letzten Mitgliederversammlung in Dresden wurde von mir die stellvertretende Vorsitzende<br /> | |||
Laura Lauf eingearbeitet. Weiterhin wurden alle postalischen Eingänge digitalisiert und in die Cloud geladen. Die Anerkennung der eingereichten Gemeinnützigkeitserklärung für die Jahre 2012 bis 2014 von Seiten des Finanzamtes kam per Post. Die Protokolle der Mitgliederversammlungen in Aachen und Frankfurt wurden beglaubigt. Auch wurden letzte Woche die Protokolle der Mitgliederversammlungen in Frankfurt und Konstanz samt der beschlossenen Satzungsänderungen über den Notar beim Amtsgericht eingereicht.<br /> | |||
Das Konto bei der Sparkasse Bochum konnte leider weiterhin noch nicht gekündigt werden. Im Punkt Finanzen soll über weiteres Vorgehen gesprochen werden. | |||
==== 3.2 Bericht des Kassenwarts Patrick Haiber ==== | |||
Kontostand 12.11.2016: 762,61 € | |||
Kontoführungsgebühren -37,45 €<br /> | |||
IT -139,40 €<br /> | |||
ZaPF Siegen Kontoführung -50,00 €<br /> | |||
Restgelder Konstanz und Dresden 5.593,10 € | |||
Kontostand 07.06.2017: 6.128,86 € | |||
Bei den Gebühren für die IT wurden 50 € auf das INWX-Konto überwiesen, damit die laufenden Rechnungen für die URLs einfacher beglichen werden können. Die Gelder sind noch nicht aufgebraucht. Auf das Konto der ZaPF in Siegen wurden 50 e überwiesen, damit das Konto nicht noch einmal geschlossen wird. | |||
Das Konto aus Dresden wurde für Heidelberg umgewidmet. Dabei wurden 76,30 e von den Dresdner Geldern auf dem Konto belassen, damit dieses ebenfalls nicht geschlossen wird. Für die drei Unterkonten sind die einzelnen Vorstände verantwortlich. Das Gesamtvermögen des Vereins bei der GLS Bank beträgt 19.916,69 € (Stand 07.06.2017). | |||
===== Weiteres seit der letztes ZaPF ===== | |||
Das Konto für Siegen wurde ohne Mitteilung geschlossen. Es ist inzwischen wiedereröffnet. Die Vollmachten für Siegen und Heidelberg wurden ausgestellt. | |||
Bei der GLS Bank ist noch Zoë Lange als Vorsitzende hinterlegt. Sobald der neue Vorstand im Amtsregister eingetragen wurde, wird dies geändert. Zudem werden Bemühungen angestellt eine neue Bank zu finden, sowie einen Steuerberater für die Steuererklärung, welche nächstes Jahr ansteht. | |||
Es soll ein Tagesgeldkonto für die Rücklagen eröffnet erden. Dieses ist kostenlos. Die nötigen Unterlagen werden dem Verein per Post zugeschickt. Aus meiner Sicht, gibt es folgende Gründe die Bank zu wechseln: | |||
<ul> | |||
<li>Sie schließt Konten ohne Mitteilung</li> | |||
<li>Sie kann Umsätze lediglich 90 Tage lang online einsehbar machen</li> | |||
<li>Online-Kontoauszüge können nicht automatisch erstellt werden, sondern müssen händisch erstellt werden</li> | |||
<li><p>Hohe Kontoführungsgebühren von 3,80 e pro Konto und Monat.<br /> | |||
Beim Finanzamt wurde (telefonisch) angefragt, ob der elektronische Kontoauszug für die Steuererklärung ausreichend ist. Dies wurde bejaht. Eine schriftliche Anfrage zur rechtlichen Nachvollziehbarkeit wurde gestellt.</p> | |||
==== 3.3 Bericht der zweiten Vorsitzenden Laura Lauf ==== | |||
<p>Seit der letzten Mitgliederversammlung wurde ich von Florian Marx, dem 1. Vorstandsvorsitzenden, in die Arbeit des Vorstandes eingearbeitet. Ich habe ihn bei seinen Aufgaben unterstützt.</p> | |||
==== 3.4 Bericht des Vorstands zur Mitgliederverwaltung, Tobias Löffler ==== | |||
<p>Die Mitglieder wurden auf den neuen Mailverteiler umgezogen.</p></li></ul> | |||
Die Mitgliederliste wurde Aktualisiert und Mitglieder die in den letzten 15 Monaten an keiner Mitgliederversammlung teilgenommen haben wurden von der Mitgliederliste und Mailingliste entfernt. | |||
Neue Mitglieder wurden in die Mitgliederliste Aufgenommen und in den Mailverteiler eingetragen. | |||
==== 3.5 Bericht des Vorstands Finanzen Heidelberg, Jan Gräfje ==== | |||
Potentielle Spender für die ZaPF in Heidelberg wurden angeschrieben. Der BMBF-Antrag für die ZaPFen in Siegen und Heidelberg wurde erstellt und eingereicht. Ein Konto für die ZaPF in Heidelberg wurde vom Kassenwart bereitgestellt. | Potentielle Spender für die ZaPF in Heidelberg wurden angeschrieben. Der BMBF-Antrag für die ZaPFen in Siegen und Heidelberg wurde erstellt und eingereicht. Ein Konto für die ZaPF in Heidelberg wurde vom Kassenwart bereitgestellt. | ||
==== 3.6 Bericht des Vorstands Finanzen Siegen, Jens Borgemeister ==== | |||
Zusammen mit Benni und Jan aus Heidelberg habe ich in Berlin unseren BMBF Antrag fertiggestellt. Dieser wurde von Benni dann auch fristgerecht eingereicht. | Zusammen mit Benni und Jan aus Heidelberg habe ich in Berlin unseren BMBF Antrag fertiggestellt. Dieser wurde von Benni dann auch fristgerecht eingereicht. | ||
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Um die Finanzen in Siegen werde ich mich zusammen mit Adriana kümmern | Um die Finanzen in Siegen werde ich mich zusammen mit Adriana kümmern | ||
==== 3.7 Bericht des Vorstands Finanzen Dresden, Christoph Steinacker ==== | |||
Der Bericht für das BMBF wurde von Lukas Körber und Fabian Köhler angefertigt, von mir unterzeichnet und ist fristgerecht abgeschickt worden. Da Berlin ihr Geld erhalten hat, sollte der alles auch passen. | Der Bericht für das BMBF wurde von Lukas Körber und Fabian Köhler angefertigt, von mir unterzeichnet und ist fristgerecht abgeschickt worden. Da Berlin ihr Geld erhalten hat, sollte der alles auch passen. | ||
Ich versuche schnellstmöglich die ganzen Unterlagen zur Kassenprüfung vorzulegen. Ich bin ab August im Ausland und werde diese daher per Post/DHL verschicken. | Ich versuche schnellstmöglich die ganzen Unterlagen zur Kassenprüfung vorzulegen. Ich bin ab August im Ausland und werde diese daher per Post/DHL verschicken. | ||
==== 3.8 Bericht des Vorstands für IT und Finanzen Berlin, Jan Luca Naumann ==== | |||
===== Bereich IT ===== | |||
In dem IT-Aufgabengebiet wurde seit der letzten Sitzung nur die laufenden Aufgaben erledigt wie die Pflege des ZaPF-Servers und der dazugehörigen Dienste. | In dem IT-Aufgabengebiet wurde seit der letzten Sitzung nur die laufenden Aufgaben erledigt wie die Pflege des ZaPF-Servers und der dazugehörigen Dienste. | ||
