SoSe17 ZaPF e.V.

Protokoll vom 9.6.2017

Anwesende Mitglieder

Frederike Kubandt (GUF), Marcel Nitsch (Bonn),

Anwesende Vorstände

Florian Marx (GUF), Tobias Löffler (Düsseldorf), Jens Borgemeister (Siegen), Patrick Haiber (telefonisch) (Konstanz)

1 Eröffnung und Formalia

1.1 Wahl des Versammlungsleiters

Als Versammlungsleiter wird Florian Marx aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akklamation
angenommen.

1.2 Wahl des Protokollführers

Als Protokollführerin wird Frederike Kubandt aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akkla-
mation angenommen.

1.3 Feststellung der Beschlussfähigkeit

Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung an die Mitglieder versandt. Damit ist
die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben.

1.4 Feststellung der Tagesordnung

Die bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorgeschlagene Tagesordnung lautet:

1. Eröffnung und Formalia
2. Genehmigung der letzten Protokolle
3. Bericht des Vorstandes
4. Bericht des Kassenprüfers
5. Entlastung des Kassenprüfers
6. Wahl des neuen Kassenprüfers
7. Entlastung des Vorstandes
8. Wahl des neuen Vorstandes
9. Finanzen

10. Verschiedenes
    Diese wird einstimmig angenommen.

    2 Genehmigung der letzten Protokolle

    Die Protokolle der Mitgliederversammlungen aus Bremen, Frankfurt, Konstanz und Dresden ist den Mitgliedern
    mit der Einladung zugegangen. Die Protokolle werden per Akklamation genehmigt.

3 Bericht des Vorstandes

3.1 Bericht des Vorstandsvorsitzenden Florian Marx

In der Zeit nach der letzten Mitgliederversammlung in Dresden wurde von mir die stellvertretende Vorsitzende
Laura Lauf eingearbeitet. Weiterhin wurden alle postalischen Eingänge digitalisiert und in die Cloud geladen. Die Anerkennung der eingereichten Gemeinnützigkeitserklärung für die Jahre 2012 bis 2014 von Seiten des Finanzamtes kam per Post. Die Protokolle der Mitgliederversammlungen in Aachen und Frankfurt wurden beglaubigt. Auch wurden letzte Woche die Protokolle der Mitgliederversammlungen in Frankfurt und Konstanz samt der beschlossenen Satzungsänderungen über den Notar beim Amtsgericht eingereicht.
Das Konto bei der Sparkasse Bochum konnte leider weiterhin noch nicht gekündigt werden. Im Punkt Finanzen soll über weiteres Vorgehen gesprochen werden.

3.2 Bericht des Kassenwarts Patrick Haiber

Kontostand 12.11.2016: 762,61 €

Kontoführungsgebühren -37,45 €
IT -139,40 €
ZaPF Siegen Kontoführung -50,00 €
Restgelder Konstanz und Dresden 5.593,10 €

Kontostand 07.06.2017: 6.128,86 €

Bei den Gebühren für die IT wurden 50 € auf das INWX-Konto überwiesen, damit die laufenden Rechnungen für die URLs einfacher beglichen werden können. Die Gelder sind noch nicht aufgebraucht. Auf das Konto der ZaPF in Siegen wurden 50 e überwiesen, damit das Konto nicht noch einmal geschlossen wird.

Das Konto aus Dresden wurde für Heidelberg umgewidmet. Dabei wurden 76,30 e von den Dresdner Geldern auf dem Konto belassen, damit dieses ebenfalls nicht geschlossen wird. Für die drei Unterkonten sind die einzelnen Vorstände verantwortlich. Das Gesamtvermögen des Vereins bei der GLS Bank beträgt 19.916,69 € (Stand 07.06.2017).

Weiteres seit der letztes ZaPF

Das Konto für Siegen wurde ohne Mitteilung geschlossen. Es ist inzwischen wiedereröffnet. Die Vollmachten für Siegen und Heidelberg wurden ausgestellt.

Bei der GLS Bank ist noch Zoë Lange als Vorsitzende hinterlegt. Sobald der neue Vorstand im Amtsregister eingetragen wurde, wird dies geändert. Zudem werden Bemühungen angestellt eine neue Bank zu finden, sowie einen Steuerberater für die Steuererklärung, welche nächstes Jahr ansteht.

Es soll ein Tagesgeldkonto für die Rücklagen eröffnet erden. Dieses ist kostenlos. Die nötigen Unterlagen werden dem Verein per Post zugeschickt. Aus meiner Sicht, gibt es folgende Gründe die Bank zu wechseln:

• Sie schließt Konten ohne Mitteilung
• Sie kann Umsätze lediglich 90 Tage lang online einsehbar machen
• Online-Kontoauszüge können nicht automatisch erstellt werden, sondern müssen händisch erstellt werden

• Hohe Kontoführungsgebühren von 3,80 e pro Konto und Monat.
  Beim Finanzamt wurde (telefonisch) angefragt, ob der elektronische Kontoauszug für die Steuererklärung ausreichend ist. Dies wurde bejaht. Eine schriftliche Anfrage zur rechtlichen Nachvollziehbarkeit wurde gestellt.

  3.3 Bericht der zweiten Vorsitzenden Laura Lauf

  Seit der letzten Mitgliederversammlung wurde ich von Florian Marx, dem 1. Vorstandsvorsitzenden, in die Arbeit des Vorstandes eingearbeitet. Ich habe ihn bei seinen Aufgaben unterstützt.

  3.4 Bericht des Vorstands zur Mitgliederverwaltung, Tobias Löffler

  Die Mitglieder wurden auf den neuen Mailverteiler umgezogen.

Die Mitgliederliste wurde Aktualisiert und Mitglieder die in den letzten 15 Monaten an keiner Mitgliederversammlung teilgenommen haben wurden von der Mitgliederliste und Mailingliste entfernt.

Neue Mitglieder wurden in die Mitgliederliste Aufgenommen und in den Mailverteiler eingetragen.

3.5 Bericht des Vorstands Finanzen Heidelberg, Jan Gräfje

Potentielle Spender für die ZaPF in Heidelberg wurden angeschrieben. Der BMBF-Antrag für die ZaPFen in Siegen und Heidelberg wurde erstellt und eingereicht. Ein Konto für die ZaPF in Heidelberg wurde vom Kassenwart bereitgestellt.

3.6 Bericht des Vorstands Finanzen Siegen, Jens Borgemeister

Zusammen mit Benni und Jan aus Heidelberg habe ich in Berlin unseren BMBF Antrag fertiggestellt. Dieser wurde von Benni dann auch fristgerecht eingereicht.

Für Siegen erwarten wir Gesamtkosten von ca. 24000 €, davon sind 8000 € durch Drittmittel, ca. 4500 € durch Teilnehmerbeiträge und 500 € durch Eigenmittel gedeckt, beim BMBF haben wir also ca. 11000 € beantragt.

Um die Finanzen in Siegen werde ich mich zusammen mit Adriana kümmern

3.7 Bericht des Vorstands Finanzen Dresden, Christoph Steinacker

Der Bericht für das BMBF wurde von Lukas Körber und Fabian Köhler angefertigt, von mir unterzeichnet und ist fristgerecht abgeschickt worden. Da Berlin ihr Geld erhalten hat, sollte der alles auch passen.

Ich versuche schnellstmöglich die ganzen Unterlagen zur Kassenprüfung vorzulegen. Ich bin ab August im Ausland und werde diese daher per Post/DHL verschicken.

3.8 Bericht des Vorstands für IT und Finanzen Berlin, Jan Luca Naumann

Bereich IT

In dem IT-Aufgabengebiet wurde seit der letzten Sitzung nur die laufenden Aufgaben erledigt wie die Pflege des ZaPF-Servers und der dazugehörigen Dienste.

Bereich Finanzen ZaPF Berlin

Im letzten halben Jahr wurden viele Angelegenheiten für die Austragung der ZaPF im Sommersemester 2017 in Berlin erledigt. Für die ZaPF wurden die finanziellen Mittel seitens BMBF abschließend durch ein Update beantragt und am 29. Mai auch ausgezahlt. Die Mittel des BMBFs wurden zusammen mit den Mittel Dritter (Sponsoren, Spenden) sowie der Teilnahmebeträge der Teilnehmika in die verschieden Bereiche der ZaPF-Austragung investiert. Die größten Kostenpunkte waren Duschcontainer in Höhe von ca. 5600 €, das Essen, dessen abschließenden Kosten durch Einsparungen im Vergleich zur Kalkulation noch nicht abschließend klar
sind sowie der öffentlichen Personennahverkehr in Höhe von ca. 3200 €.

Eine genauere und abschließende Abrechnung der ZaPF in Berlin ist noch nicht fertig zum aktuellen Zeitpunkt.

4 Bericht des Kassenprüfers

Seit der Mitgliederversammlung in Dresden wurden die Konten für die ZaPF Winter 15 in Frankfurt und die ZaPF Sommer 16 in Konstanz geprüft.

Bei der Prüfung hat sich ergeben, dass beide ZaPFen einen Überschuss von jeweils ca. 2000 € erwirtschaftet haben. Diese Überschüsse sind vollständig dem ZaPF e.V. übertragen worden. Bei den Rechnungen gab es keinerlei Unregelmäßigkeiten.

Die Prüfung des Kassenwartes für die allgemeinen Ausgaben des Vereins im Zeitraum vom 7.5.2016 bis 16.9.2016 wurde auch durchgeführt. Auch hierbei ergaben sich keinerlei Unregelmäßigkeiten.
Auf Basis der durchgeführten Prüfungen empfehle ich daher, die (z.T. ehemaligen) Vorstandsmitglieder Zoë Lange für die ZaPF in Frankfurt und Patrick Haiber für die ZaPF in Konstanz vollständig, sowie Patrick Haiber für seine Tätigkeit als Kassenwart im Zeitraum vom 7.5.16 bis 16.9.26 zu entlasten.

5 Die Entlastung des Kassenprüfers wird vorgeschlagen. Es wird darüber abgestimmt:

4 ja, 0 nein 1 Enthaltung.
Der Kassenprüfer ist damit entlastet.

6 Wahl des Kassenprüfers

Als Kassenprüfer wird Marcel Nitsch von der Uni Bonn zur Wiederwahl vorgeschlagen.

Es wird eine geheime Wahl beantragt, Tobias Löffler wird mit deren Durchführung beauftragt.

Das Ergebnis der Wahl zum Kassenprüfer ist: 5 ja - 0 nein - 1 Enthaltung
Damit ist Marcel Nitsch zum Kassenprüfer gewählt, er nimmt die Wahl an.

7 Entlastung des Vorstandes

Nach Prüfung der Finanzen der jeweiligen ZaPF werden die folgenden Entlastungen vorgeschlagen:
Zoë Lange für die Abrechnung der ZaPF in Frankfurt.
Patrick Haiber für die Abrechnung der ZaPF in Konstanz.

Es wird außerdem vorgeschlagen, Patrick Haiber für die Zeit vom 07.05.2016 bis zum 16.09.2016 als Kassenwart
zu entlasten.

Aufgrund der abgeschlossenen Gemeinnützigkeitserklärung für den Zeitraum bis einschließlich 2014 wird vorge-
schlagen, Philipp Klaus, Zoë Lange, Frederike Kubandt und Florian Marx hierfür zu entlasten. Philipp Klaus, Zoë Lange und Frederike Kubandt wären damit vollständig entlastet.

Es wird vorgeschlagen, Tobias Löffler für seine Arbeit zu entlasten.
Es wird vorgeschlagen, Laura Lauf für ihre Arbeit zu entlasten.
Es wird vorgeschlagen, Jan Luca Naumann für die IT zu entlasten. Die Prüfung der Finanzen der ZaPF Berlin
steht noch aus.

Über die Entlastung der Vorstände wie vorgeschlagen wird abgestimmt. Das Ergebnis der Abstimmung ist:
5 ja - 0 nein - 1 Enthaltung
Die Entlastung wird damit wie vorgeschlagen durchgeführt.

8 Wahl des neuen Vorstandes

Als neue Vorstände werden vorgeschlagen:

1. Frederike Kubandt, Frankfurt als Vorsitzende
2. Laura Lauf, Frankfurt als 2. Vorstandsvorsitzende
3. Patrick Haiber (in Abwesenheit), Konstanz als Kassenwart und Finanzen der ZaPF in Konstanz
4. Jens Borgemeister, Siegen für Finanzen der ZaPF in Siegen
5. Jan Gräfje (in Abwesenheit), Heidelberg für Finanzen der ZaPF in Heidelberg
6. Jan Luka Naumann (in Abwesenheit), Berlin, IT und Finanzen der ZaPF in Berlin
7. Andreas Drotloff (in Abwesenheit), Würzburg, für Finanzen der ZaPF in Würzburg
8. Tobias Löffler, Düsseldorf als Mitgliederverwaltung
9. Lisa Dietrich (in Abwesenheit), Erlangen-Nürnberg zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften
10. Patrick Haiber würde seine Aufgaben als Kassenwart in diesem Semester weiterhin vom Ausland aus wahrnehmen. Lisa möchte als Vorstand zum Einlernen aufgenommen, mit dem eventuellen Ziel, eines Tages den Vorstandsvorsitz nach Erlangen zu verlegen. Über die Vorstände wurde einzeln per geheimer Wahl abgestimmt, die Wahl wurde von Florian Marx durchgeführt.
    

Alle Kandidatinnen wurden einstimmig gewählt.
Alle Kandidatinnen nehmen die Wahl an.

9 Finanzen

Das aktuelle Konto bei der GLS Bank hat sehr hohe Kontoführungsgebühren (mehr als 5€ pro Monat pro Konto und 60€ Grundgebühren im Jahr). Da wir beschlossen haben, bei einer ökologisch und sozial nachhaltigen Bank die Konten zu führen und dieses nur auf drei deutsche Banken zutrifft ist der Wechsel nicht so einfach. Die Ethikbank nimmt keine juristische Personen auf und bei den übrigen beiden können wir keine Unterkonten eröffnen, die unseren Anforderungen entsprechen. Es wird beantragt, den Beschluss zu fassen, auch zu einer Bank wechseln zu dürfen, die dem Kriterium der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit weniger genügt. Die Abstimmung, ob der Beschluss aus Düsseldorf dahingehend gelockert wird, hat folgendes Ergebnis:
4 ja, 1 Enthaltungen, 0 nein.

Patrick Haiber wird damit beauftragt, eine neue Bank zu suchen. Es soll eine online Bank sein, da hier keine lokale Bindung besteht, sie weniger teuer sind und sie online- und telefonischen Kontakt gewohnt sind.

Eine nicht-deutsche Bank zu nehmen ist aufgrund von Vermögenssicherheit und anderer Rechtssprechung nicht gut.

10 Sonsiges

10.1 BMBF-Antrag

Beim gerade abgegebenen Antrag gab es ein Kommunikationsproblem, der Antrag lag den ausrichtenden Fachschaften erst sehr spät vor. Der Vorsitzende hat den Antrag rechtzeitig erhalten und über den Verteiler angefragt, wer ihn benötigt, allerdings waren die betreffenden Vorstände noch nicht auf dem Verteiler eingetragen. Dieses Problem wird behoben. Weitergehend Auftrag an den Vorstandsvorsitzenden: Dokumente vom BMBF, die nicht persönlich sind immer über die ZaPF eV und StaPF-Verteiler verschicken.

10.2 Unterstützung bei den Anträgen

Es besteht der Wunsch der ausrichtenden Fachschaften, für zukünftige Ausrichter ein How-to BMBF Antrag zu erstellen oder Unterstützung während der vorhergehenden ZaPF anzubieten. Eigentlich ist beides bereits gegeben, es muss evtl ausrichtenden Fachschaften nochmal deutlicher angeboten werden. (Fehlinformation? Im Wiki finden sich zwar zwei Seiten dazu, diese sind jedoch recht leer. Sicher gibt es aber die Möglichkeit, zum Verbändegespräch des BMBF zu fahren, umd sich vor Ort zu informieren.)

==== 10.3 Steuerberater*in
Die Gemeinnützigkeitserklärung für die Jahre 2015 - 2017 steht an. Es stand die Überlegung im Raum, einen Steuerberater hierbei zur Unterstützung heranzuziehen. Wir haben einen Jahresumsatz von 50-60000 € da häufig daraus der Preis berechnet wird könnte es schwer werden, jemanden zu finden. Da wir aber an einem Punkt sind, wo wir die Grenze zur Umsatzsteuer überschreiten könnten, wäre es sicherlich sehr sinnvoll, sich Beratung zu holen. Es wird per Akklamation dazu zugestimmt, für die kommende Gemeinnützigkeitserklärung einen Steuerberater zur Unterstützung zu suchen. Eventuelle Angebote der ASTA-Beratungsstelle mal ansehen.

10.4 Zukunft des Vereins

Was passiert, wenn der Vereinssitz in Frankfurt nicht fortgeführt werden kann? Konsens ist: ein Umzug des Vereinssitzes soll nicht regelmäßig stattfinden, sondern geordnet und geplant und mit einem Team aus mehr als einem Vorstand vor Ort bzw. in der näheren Umgebung. Folgende Dinge sind zu klären:

• wie viel Aufwand ist es, den Vereinssitz zu wechseln? Welche Schritte sind nötig?
• ist es notwendig, den Vereinssitz zu wechseln, wenn der Vorstandsvorsitz nicht in Frankfurt ist?

• Können der Notar und der Vereinssitz in unterschiedlichen Bundesländern liegen?

  10.5 Finanzschwache Fachschaften

  Das Thema kann erst wirklich angegangen werden, sobald wir Fördermitglieder aufnehmen können. Bis dahin könnte jedoch schon am bisherigen Konzept (Beschluss Dresden) weitergearbeitet werden. Auftrag an den Vorsitz: Bildschirmpräsentation für das nächste Anfangsplenum zum Thema Fördermitglieder.

  10.6 Kartenspiel

  Idee schon länger, von der KOMA gibt es eine Vorlage. Kann dies über den Verein laufen, um diese in Auftrag zu geben? 4000 € müssten vorgestreckt werden, die Kartenspiele sollten dann zum Selbstkostenpreis verkauft werden. Ist das rechtlich möglich? Ansonsten ist eine private Alternative in Aussicht.

  10.7 Vertraulich-Vorstands-Email

  Für den Umgang mit sensiblen Daten besteht der Wunsch, einen vertraulichen Vorstands-Verteiler einzurichten. Jan Luca Naumann und Tobias Löffler werden mit der Einrichtung beauftragt. Dieser soll ausdrücklich nur sensible Daten betreffend genutzt werden, die Transparenz des Vorstands-Verteilers soll dadurch weiter erhalten bleiben!

10.8 URL Zafer

Zafer schenkt dem ZaPF eV die URL www.bama-umfrage.de

10.9 Telefonprotokoll

Frederike hat in der Google Drive in der Datei ZaPF eV Koordination ein altes Telefonprotokoll gefunden. Es wird vorgeschlagen, dieses wieder einzuführen. Telefonate, die die allgemeine Vereinsverwaltung und nicht nur die Durchführung einer einzelnen ZaPF betreffen sollten dort protokolliert werden, um für Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu sorgen.

Der Idee wird zugestimmt. Ab jetzt sollen daher alle Vorstände, die allgemeinrelevante Telefonate führen diese dort protokollieren.

10.10 Sparkasse Bochum

Eine Kontoschließung ist entgegen unserem Verständnis des letzten Schreibens doch nicht automatisch möglich. Die neue Vorstandsvorsitzende versucht noch einmal per Email genau in Erfahrung zu bringen, welche Schritte für eine Kündigung von wem durchzuführen wären. Sollte dies zu keinem Ergebnis führen wird Tobias Löffler nach Bochum fahren, um das Konto dort persönlich zu kündigen.