SoSe17 AK ZaPF-Orga

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Kathii (GUF)

Wichtige Informationen zum AK

• Ziel des AK:

Dieser AK dient zum Austausch der Orgateams von kommenden und bisherigen austragenden Fachschaften der ZaPF. Deshalb ist es auch wünschenswert, dass "alte Hasen" diesen AK besuchen und hilfreiche Dateien, wie zum Beispiel Helferpläne, Kalkulationslisten etc., mit im Gepäck haben. Der AK findet mittlerweile seit 4 ZaPFen statt.

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Ja, schaut euch bitte die anderen Protokolle an, was bisher schon gefragt wurde :)

• Materialien und weitere Informationen:
  • Protokoll WiSe 16 Dresden
  • Protokoll SoSe16 Konstanz
  • Protokoll WiSe 15 Frankfurt
  • Protokoll SoSe 15 Aachen
  • Protokoll WiSe 14 Bremen

• Wer ist die Zielgruppe?: zukünftige Orgas, interessierte ZaPFika :)

• Wie läuft der AK ab?: Ihr stellt Fragen, wir werden sie versuchen euch bestmöglich zu beantworten.

• materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Laptop, euch, Helferpläne, Kalkulationslisten etc.

Arbeitskreis: ZaPF-Orgas

Protokoll vom “25.5.2017”
Beginn: “17:00 Uhr”
Ende: “20:06 Uhr”
Redeleitung“Lukas, Dresden”
Protokoll “Benedikt, WWU Münster”

Anwesende Fachschaften

• [x] Freie Universität Berlin
• [x] Humboldt-Universität zu Berlin
• [x] Technische Universität Berlin
• [x] Technische Universität Dresden
• [x] Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
• [x] Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald
• [x] Universität Heidelberg
• [x] Universität Konstanz
• [x] Westfälische Wilhelms-Universität Münster
• [x] Universität Rostock
• [x] Universität Siegen
• [x] Julius-Maximilians-Universität Würzburg

Zusammenfassung

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde wurde intensiv über über Sponsoring, ÖPNV-Tickets, Worst-Case-Situationen, Helfika, sinnvolle Orgagröße, Tagungsbüro, Unterkunft und Kochen. Da sehr viele Details genannt wurden, empfielt sich im Zweifel ein ausführlicher Blick ins Protokoll.

Willkommen und Berichte

Der ausrichtenden Fachschaften wird gratuliert.
Diese berichten: Alles läuft gut, nichts ist richtig schief gegangen; BMBF-Gelder fehlen noch, aber das kommt noch. Kochzelt wäre beinahe weggeflogen, es wurde aber festgehalten.
Jan, der IT und Finanzen gemacht hat, würde Vernetzung IT im TOPF-AK besprechen

Benni (Siegen):

Gibt es Listen, wie viel Essen konsumiert wurde? Nicht alle haben auf seine Mail diesbezüglich geantwortet, bitte zeitnah nachholen!

Sponsoring

Heidelberg:

Welche Sponsoren wurden angefragt? Schriftliche Anfragen wurden probiert, was kläglich gescheitert ist

Berlin:

Hat alles, was mit Technik zu tun hat, angeschrieben. Die meisten Sponsoren sind unerwartet. Außerdem existiert eine Kontakte-Liste von alten ZaPFen. Allgemeines Vorgehen:

Anrufen und nach Zuständigem fragen, nicht sofort Mail schreiben, um direkt zuständige Person anschreiben zu können. Dann bekommt man im Regelfall eine Antwort (im Gegensatz zu Mails an info[ät]-Adressen). Unerwartet war z.B.: Die Heraeus-Stiftung.

Jülich gibt auch z.B. für Werbung in Anzeigen Geld. (Konstanz merkt an, dass Jülich auf mehrere Anfragen unterschiedlich antwortet)

Konstanz:

Hat postalisch alle Unternehmen im Umkreis angefragt. Dabei kamen auch über 3.000 Euro zusammen. Größere Unternehmen sind weniger erfolgsversprechend. Stadtmarketing anfragen ist auch sinnvoll, die haben auch Listen von Leuten, die man anfragen kann. Die Carl Zeiss-GmbH ist nicht so toll. Sachspenden sind effektiver als Geld. DM sponsort z.B. veganen Brotausstrich. Auch für BMBF-Antrag ist es besser, wenn Tascheninhalt zweckgebunden gesponsort wird. Alumni-Vereine und Sonderforschungsbereiche kann man auch mal anfragen.

Berlin:

Essenssponsoring: Es wurden 100 kg Äpfel gesponsort, SimplyV hat eine Unmenge an veganem Brotaufstrich gesponsort

DM-Fillialen sind ortsabhängig gutmütig oder nicht. Sehr viele Lebensmittel sind über Foodsharing gesammelt wurden. Das ist absolut zu empfehlen! Es wurde für 1.100 Euro eingekauft, Karola hat da sehr genaue Kalkulationen, die sie bestimmt gerne weiterreicht. Sponsoring und Verpflegungsponsoring sollten getrennt werden

Dresden:

Man muss aber auch drauf achten, dass man das Essen wieder los wird.
Es gab mehr Geld- als Sachspenden.

Konstanz:

Man kann gegebenenfalls Veranstaltungen, von denen das BMBF nichts wissen muss, dennoch über Essen in Teilen abrechnen.

Berlin:

Unterschiedliche Unis haben Dinge bezahlt, allgemein lohnt es sich, Fachbereiche anzufragen

Konstanz:

Fachbereich hat nicht-alkoholische Getränke übernommen

Heidelberg:

Was ist beim BMBF-Antrag zu beachten, was kann schief laufen?

Berlin:

Man braucht viel Geduld, gerade jetzt, wo der Ansprechpartner gewechselt ist. Am Montag kam die Rückmeldung, dass man jetzt das Geld anfragen kann.

Konstanz:

Es gibt Rückfragen (möglicherweise viele!), diese sollten ausführlich beantwortet werden! BMBF trägt auch Helfershirts. Im Zweifel bekommt man das Geld zu spät. Das BMBF rechnet auch nach!
Bei allen Posten über 500 Euro sollte man Vergleichsangebote einholen. Der Top-Spender war ein Freizeitpark, der 4 1GB-USB-Sticks gesponsort hat.

Heidelberg sammelt Sponsoring-Anschreiben und freut sich über Zusendungen.
Berlin:

Von Sachspenden von GetDigital nicht über den Tisch ziehen lassen, die haben vorher nicht gesagt, was sie sponsorn, und unfassbar viel Gegenleistung erwartet.

Konstanz:

Ravensburger Spieleland verleiht Spiele für Spieleabende.

Benni (Siegen):

Nur noch Sommer-ZaPFen werden von Springer mit einem Stand unterstützt, sonst ggfs. Anzeigen in Tagungsheften.

Fabs:

Nicht auf genaue Maße festnageln lassen, die machen das Layout kompliziert.

Rostock:

Gibt es eine Checkliste für das Organisieren von ZaPFen? Das klingt nach viel Arbeit.

Berlin verspricht, ihre Orgaplanung sauber zu archivieren. Es wird auf das Wiki verwiesen.

ÖPNV

Heidelberg:

Verkehrsbetrieb ist nicht sehr entgegenkommend (19 bis 27 Euro pro Person); Welche Kosten gibt es, welche Kniffe?

Berlin:

16 Euro pro Person für Preisbereiche A, B, C in Berlin, das ist ohne Kniffe entstanden.

Dresden:

Für Exkursionen mussten zusätzliche Tickets beschafft werden, diese bezahlt das BMBF, falls die Exkursionen fachgebunden sind

Konstanz:

3.50 Euro pro Person

Siegen:

Lohnen sich Tickets?

In Dresden ja wegen der Schlafplätze.

Konstanz:

Für weitere Exkursionen eignet sich Flixbus, die sind günstig und haben einen guten Service

Probleme

Siegen:

Was ist der Worst Case, der bisher passiert ist?

Dresden:

Kurzzeitig hat Wachdienst gesagt, dass alle das Gebäude verlassen mussten, weil die Veranstaltung nicht angemeldet sei.

Konstanz:

Die Fläche, auf der Küche und Feuer aufgebaut werden sollten, wurden kurzzeitig zu einer Baustelle.

Berlin:

Duschcontainer: Es gab keinen Anschluss für die Rohre, weil Uni und Firma dachten, der jeweils andere wäre zuständig.
Schlafraumgebäude: Damit die Räume offen sein können, hat die HU einen Wachdienst übernehmen wollen, der entsprechende Topf war aber leer… Der Sicherheitsdienst selbst hat seinen Preis erhöht. Hinterher haben HU und BMBF zusammen den Betrag übernommen.

Konstanz:

Vorsicht, Unternehmen rechnen manchmal Netto statt Brutto!
BMBF-Antrag war zu spät
Alles immer schriftlich geben lassen! Selbst das Eis!

Allgemeine Anmerkung: Man sollte sich E-Techniker suchen! Wegen Sicherungen, welche Lasten nicht immer mitmachen

Berlin:

Tassen waren ursprünglich ganz anders geplant, aber Lieferzeit war zu lang, sodass unter Zeitdruck Tassenlieferanden gesucht werden mussten.

Konstanz:

Springer hat den Baumkuchen zu spät geliefert ^^

Berlin:

T-Shirts waren von verschiedensten Firmen gekauft und waren sehr chaotisch zu drucken.

Konstanz:

Wenn man eine Fachschaftsadresse angibt, kann es passieren, dass die an <Ansprechpartner> <Uniname> geliefert werden, sodass die im Verteilersystem der Uni überall landen.

Dresden

Da T-Shirts immer kurz vor knapp feststehen (durch die Anmeldungen) werden die T-Shirts immer sehr knapp fertig. Mit Druckerei vorzeitig planen!

Helfer

Rostock:

Wie viele Helfer hat Berlin?

Berlin:

Ca. 25 zählen zum Fundament.

Dresden:

Eine gute Motivation ist eine Anrechnung des Helfer seins in den Allgemeinen Qualifikationen/Studien.

Konstanz:

Freunde aus anderen Fachbereichen fragen! Die sind oft hilfsbereit!

Berlin:

Erstis sind leicht zu motivieren, wenn man sie hyped. Die übernehmen ggfs. auch mehr, als sie wollten.

---

Einschub: Orgagröße

Es gibt Orgas mit zwischen 6 und 20 Leuten. Bei mehr Leuten bilden sich Ressorts. Ggfs. kann man auch seinen Freundeskreis motivieren, der hat Spaß dabei.

---

Berlin:

Vorsicht, Leute von anderen Unis können ggfs. nicht LPs durch Helfen sammeln!

Siegen:

Protokollanten bekommen in Siegen LPs.

Wofür brauchte man unerwartet viele/wenige Helfer?

Berlin:

Anmeldung war überbesetzt (4 Leute haben gereicht statt 6 geplanten)
Tagungstaschen packen war unterbesetzt (4 Leute haben absolut nicht gereicht)

Dresden:

Mehr Springer für erste Tage einplanen! Da fällt mehr Arbeit an.

Konstanz:

Kochen war unterbesetzt

Berlin:

Plenum und Schlafplätze brauchten mehr Helfer

Lina (Siegen):

Schreckt das Engelssystem ab?

Berlin:

Ja, es wurde viel diskutiert, dann zurechtgeschustert und jetzt ist es eigentlich ganz angenehm. Es wurdeen Leute auch von der Orga aus eingetragen.

Dresden:

Engelssystem vorher bei einer anderen Veranstaltung ausprobieren, die ähnliche Helferzahlen hat. Evtl. ist es zu overpowered, allerdings auch sehr konfigurierbar.

Allgemein: Leute nur fragen, wann sie KEINE Zeit haben.

Fabs (Berlin):

Engelssystem wurde für Berlin angepasst (vereinfacht), Änderungen sind im Git der ZaPF sichtbar.

Berlin:

Für Helfika ist das System praktisch, für die Orga nicht, da sind Zettel einfacher. Wenn sich Helfika anmelden möchten, müssen sie erst auf eine Registrierungsbestätigung warten, die kommt aber nicht automatisch per Mail. Helfika vergessen es so. Mails werden auch weniger gelesen, persönlicher Kontakt ist effizienter.
Für Finanzen braucht man mehrere Leute (>>2), die Finanzen betreuen

Konstanz:

Wenn einzelne Orga-Einheiten ihre Resorts planen, Hauptorga nochmal 20% draufschlägt, hat man auch mit weniger Leuten gut einen Überblick.
Überraschungen, von denen die FS auch nichts weiß, machen die Planung zur Hölle und sorgen für Unmut.

Wenn man bereits genutzte Helfersysteme hat, sollte man diese übernehmen.

Berlin:

Engelsystem war auch wegen der großen Zahl der Beteiligten (4 Unis) sinnvoll

Tagungsbüro

Lina (Siegen):

Was muss das Tagungsbüro können?

Berlin:

Alle möglichen Fragen von Zapfika, Helfika melden sich an und möchten eingewiesen werden, Erste-Hilfe-Kasten, inhaltliche Koordination - Protokolle sammeln, Listen drucken (unfassbar viele Dinge müssen gedruckt werden), Schlüsselverteilung (Vorsichtig sein!), Wer schläft gerade - steht auf der Rückseite des Whiteboards mit Magneten
Whiteboard ist großartig

Dresden:

Immer alles sofort zurückbrinden lassen, z.B. Schlüssel!

Konstanz:

Immer einen Arbeitsplatz mehr einplanen! Ggfs. setzen sich noch andere Leute dazu und arbeiten!

Berlin:

Schlüssel sorgfältig planen! Z.B. Toilettenpapierlager! Mit dem Schlüsselsystem auseinandersetzen!
Schlafen für Helfer überwachen, manche Helfer tragen sich für viel zu wenig Schlaf ein! Auf Pausen achten und Leuten Essen bringen!
Tagungsbüro muss alles wissen, z.B. mit Funkgeräten! Klare Hirarchie hilft!

Konstanz:

Auch Schlüssel schriftlich bestätige lassen! Wachen können ggfs. auch von Helfern organisiert werden, auch wenn die Uni da erst skeptisch ist. Auch die Hauptorga möchte mal Spaß haben, man muss damit rechnen. Hauptorga muss Leute lesen können und einschätzen, ob sich Leute übernehmen.

Unterkunft

Heidelberg:

Aus Gründen gibt es Probleme bei der Unterbringung. Erfahrungen zu Seminarräumen?

Berlin:

Leute, die reguläre Veranstaltungen hatten, wurden umgebucht, sodass Leute immer in allen Räumen bleiben können.

Dresden:

Brandschutz kann sagen, dass Menschen leicht entflammbar sind. Zusage vom Dekan holen!

Konstanz:

Manchmal schlafen Leute zufällig ein, was ein Jammer.

Berlin:

Das Schlafen in Seminarräumen ging nur durch einen alten Sack. Alte Säcke sind sehr hilfreich!

Siegen:

Plant, ob ggfs. ein Bauantrag gestellt werden muss, und das Brandschutzprobleme verursacht. Manchmal sagen unterschiedliche Leute von der Feuerwehr unterschiedliche Dinge…

Konstanz:

Flüchtlinge scheinen brandschutztechnisch nicht zu brennen, nur weil die eine Ausnahmeregelung bekamen, heißt es nicht, dass diese immer noch besteht.

Berlin:

Zahl der Leute, die in Räumen schlafen dürfen, variiert. Ggfs. Leute im Sommer zelten lassen!

Dresden:

Es duschen nicht alle Leute gleichzeitig. Sanitäranlagen werden eher überschätzt, Mülleimer eher unterbesetzt.

Es wird angemerkt, dass im Zweifel jeder wegen Brandschutz Beinchen stellen kann. Also: Viel Fingerspitzengefühl bei der Wahl und der Menge an Nachfragen (auch für den BMBF!)

Kontanz:

BMBF scheint 1 Bier/Teilnehmer und Tag sponsorn

Kochen

Dresden:

Würde Konstanz nochmal kochen?

Konstanz:

Hat Spaß gemacht, war aber ein Morsaufwand

Berlin:

Flaming Kitchen (nimmt altes Gemüse aus der Region und verwertet sie wieder, wie Foodsharing) kocht für ZaPF und den Kirchentag. Hat 2 Wochen vorher angemerkt, dass unerwartet doch 5 Leute zum Schnippeln gebraucht werden.

Konstanz:

Wie bei dem Koch sichtbar, ist es besser, wenn die Orga immer entspannt ist; Es geht immer was schief, aber die Teilnehmer bekommen es nicht mit.

Diverses und Verabschiedung

Dresden merkt an, dass auch nach einer ZaPF nicht alles vorbei ist, ggfs. bleibt die Arbeit danach an nur 1 oder 2 Personen haften, insbesondere bei Finanzen und Reader.

Paddy:

Finanzen alter ZaPFen sollten so schnell wie möglich vollständig abgewickelt werden.

Es wird abschließend nochmal betont: Schickt Leute schlafen!