SoSe16 AK Vernetzung ZaPF-Orgas

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Kathii (FFM)

1. Teil Austausch

Dieser Teil des AKs dient zum Austausch der Orgateams von kommenden und bisherigen austragenden Fachschaften der ZaPF. Deshalb ist es auch wünschenswert, dass "alte Hasen" diesen AK besuchen und hilfreiche Dateien, wie zum Beispiel Helferpläne, Kalkulationslisten etc., mit im Gepäck haben. Der AK findet mittlerweile seit 3 ZaPFen statt. Die Protokolle können hier nachgelesen werden:

• Protokoll WiSe 15 Frankfurt
• Protokoll SoSe 15 Aachen
• Protokoll WiSe 14 Bremen

2. Teil Datensammelsysteme

Im zweiten Teil soll es nun darum gehen, ein geeignetes Datensammelsystem zu planen und zu diskutieren, mit dem wir Dokumente, wie zum Beispiel Helferpläne, Finanzpläne etc. lagern können. Zu diesem Datensammelsystem sollen dann alle Orgas einen Zugang bekommen, dass diese nicht mehr nur über persönliche Dienstwege verteilt werden müssen.

Arbeitskreis: Vernetzung ZaPF-Orgas

Protokoll vom 05.05.2016

Beginn

16:05 Uhr

Ende

17:43 Uhr

Redeleitung

Kathii (FFM)

Protokoll

Sarah (Konstanz)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen

FU Berlin

HU Berlin

TU Berlin

TU Dresden

Uni Düsseldorf

Uni Frankfurt

Uni Heidelberg

Uni Konstanz

Einleitung/Ziel des AK

Austausch der Orgas über ihre Erfahrungen und Tipps an die folgenden Orgas.

Protokoll

Info: Paddy kommt zweimal nach Berlin, bietet an BMBF-Antrag anzuschauen

Austausch

Konstanz

• Hat sich vor über ein Jahr zusammengesetzt und die Orga bestimmt. Dabei wurde ähnlich vorgegangen wie in Düsseldorf: 2 Hauptorgas, 1 Finanzer und weitere Orgas: Verpflegung(2-4), IT, Rahmenprogramm, Helferkoordination. Auch weitere Fachschaftler haben einfach mitgeholfen, ohne zu einer bestimmte Orga zu gehören.
• standen vor dem Problem, wo die Leute schlafen. Dieses Problem wurde mit Zelten gelöst und so gibt es kein Mangel an Schlafplätzen, was sehr gut ist.
• Finanzierung: 1000 Anträge wurden verschickt. Sehr wichtig: ANRUFEN und nachfragen! Geht zu Sonderforschungsbereichen, die haben viel Geld!
• Wegen Mangel an Essensplatz und Geld sind weniger Teilnehmer als gewünscht zugelassen wurden. So durften weniger kommen, als sich angemeldet haben.
• Das Zäpfchen-Film wird weitergegeben und darf verwendet werden.

Stand Dresden

• Geplante Unterkunft wurde wegen Flüchtlingen gekippt, aber eine neue Mögichkeit wurde gefunden (Turnhalle mit 150 Plätzen). Es fehlen jetzt noch 50 Plätze, Möglichkeit des Couchsurfing. Dies gab es bei anderer Fachschaft schon, wobei ca. 30Leute untergebracht werden konnten.
• Die Verpflegung steht, sie wird geliefert, da es keinen eigenen Platz zum Kochen gibt.
• Die Exkursionen stehen auch schon, es wird einen coolen Fachvortrag geben.
• Die Feier ist in einem eigenen Haus vom Studierendenwerk geplant. Dabei ist wichtig, dass sie bald anfragen, da in Konstanz nichts daraus geworden ist. In Uni ist die Feier nicht möglich, da seit letztem Jahr keine Feier mehr in der Uni erlaubt ist.
• Es besteht noch ein Problem mit den Räumlichkeiten, da es zu wenig Räume und Platz gibt. Es besteht aber die Möglichkeit in der Bib Räume anzumieten. Nachteil: dort darf nur Wasser mitgenommen werden
• BMBF-Antrag wurde gestellt.

Allgemeine Tipps

BMBF-Antrag

• Man soll anrufen, wenn man Fragen hat. Man kann immer nachfragen.
• In Konstanz haben sie 17.000€ bekommen, da es möglich ist bis 20€ pro Person pro Tag zu bekommen. Frankfurt sagt, man braucht nicht so viel Geld. Sie brauchten nur 6.000€.
• Prinzipiell BMBF-Gelder nur für BMBF-Sachen ausgeben. Sie können Listen anfragen, die 5 Jahre aufbewahrt werden müssen.
• Helfershirts sind förderbar.
• Es ist möglich zwei ZAPFen mit einmal Geld zu bezahlen.
• Sponsoring angeben, Frist zur Nachmeldung nicht verpassen!
• Kassenzettel sammeln!
• Bis 150 Teilnehmer ist die Förderung möglich.
• Nicht vergessen: Orga auch einplanen!

Sponsoring

• Habt ihr Ausschlusslisten? Konstanz haben alle möglichen interessante Leute gefragt...also prinzipiell alle möglich, mehr als eine Absage kann man nicht bekommen. Aber eine Einschränkung gibt es: keine politischen, da Kollision mit BMBF-Antrag.
• Anträge wurden alle per Brief geschickt(Konstanz), Anrufen, Email und Vorbeigehen(Frankfurt)
• Wen anrufen/anschreiben?
  • Person, die dafür zuständig ist(durchfragen)
  • generell oben anfangen in Hirarchie
  • anschauen, wer letzte ZAPFen gesponsert hat
• Wie findet man Sponsoren?
  • auf Messen Leute ansprechen, diese können Sponsoren werden oder Workshops anbieten
  • in der Stadt rumlaufen und in Geschäften nachfragen (sehr praktisch)
  • Man sollte sich Zettel geben lassen, wo draufsteht, was die gesagt haben, damit sie sich nicht mehr rausreden können.
• Springerverlag-Sponsor: Seite in Tagungsheft+Bücher+Kleinigkeiten(PostIts,...)
• Immer nachfragen, ob man etwas günstiger bekommt (Konstanz zahlt 1,60€ pro Tag pro Teilnehmer für Öffis)
• Wie viel kosten Duschkontainer? sind teuer(1230€ bei 3-5), nicht unbedingt nötig, im Winter Gefahr vor Einfrierung

Verpflegung

• Hygiene:
  • bei Studierendenwerk nachfragen was wichtig ist
  • beim Gesundheitsamt gibt es Kurse für 25€ (mit Studierendenwerk evtl. kostenlos), dabei reichen 1-2 Leute
  • Straßenfestverordnung anschauen (müsste für Tagung auch gelten)
  • generell sollte nichts auf den Boden gestellt werden
• Hinweis auf vorhandenes veganes Brot zu achten
• bei Bäckereien 1-1,5 Monate im Vorraus erst anfragen

Notfall

• Erste Hilfe Nachschulung!! (vor allem Orgas), in Konstanz hat die Uni das angeboten (themenbezogen in 2h mit zugeschickter PowerPoint)
• Notruf am besten zuerst bei Uninotruf absetzen
• Feuerlöscher, Feuerdecken besorgen und einen Verantwortlichen bestimmen
• nicht von anderen Leuten(Teilnehmer) reinreden lassen, ihr seid die Orga!! Ihr wisst was Sache ist und was ihr in der Situation macht.

Logistic

• Konstanz hatte zwei Transporter: die komplette Woche einen 3,5t, den Hochschulsportsprinter, einen Bieranhänger von der Brauerei, 7 Kühlschränke, 30 Biergarnituren, Bereitschaftsfahrer(müssen genug schlafen, nicht zu viel trinken)
• normales Auto ist auch hilfreich mit dem alle fahren dürften
• Hauptorga hat sich 24h unter sich aufgeteilt (die Zeit ist er wach und nüchtern), falls jemand ausfällt gibt es Leute, die übernehmen könnten
• Eine Person entscheidet während der ZAPF, davor sollte alles abgeklärt sein
• mindestens 4 Springer pro Schicht, die spontan überall einspringen können, wo man sie halt braucht

Kommunikationsmittel

• im Vorraus: Email und Telegramm
• währenddessen: Telegramm, Handy, WalkieTalkie(Einweisung! Sonst Kauderwelsch), Orgahandys, Sprinterhandy, Festnetz im Tagungsbüro(werden alle weitergereicht) AllNet-Flat sinnvoll (vorallem für die Orga)
• redmine von der Uni
• owncloud-Kalender (verschiedene Kalender für einzelne Sachen(Verpflegung, Rahmenprogramm,...)) sehr praktisch, da alle zugreifen können
• Frankfurt hatte analoge Kalender in der Fachschaft mit Deadlines/Terminen

Anmeldesystem

• Konstanz war sehr zufrieden, zum Ende war es bisschen nervig, es gab vereinzelt kleine Missverständnisse
• Teilnehmer fanden es intuitiv und übersichtlich

Versicherung

• 100€ für die komplette Woche (BMBF fähig), 250€ Selbstbeteiligung, sehr wichtig!

Ausleih

• IT muss komplett ausgeliehen werden
• Generell sollte alles ausleihen und nichts gekauft werden, müsste im Prinzip alles möglich sein. Wenn ASTA kauft, ist "kaufen" möglich. Sie kaufen es und ihr leiht es aus oder ihr schenkt es ihnen dann.

Helfer

• auch andere Fachschaften fragen, ob sie Helfer stellen können
• Helferparty als Dankeschön

Merchandise

• dauert länger als man denkt, 3-4 Monate im Vorraus machen
• genau anfragen wegen Farben und Größen
• auf Lieferzeiten achten
• Bei Tshirts Rabatte durch Sponsoren, in Konstanz: Druckerei hat Werbung auf Ärmel ->insgesamt 10% Rabatt
• Konstanz hat 315 TShirts für 2000€
• gute Idee: für Orgas mehrere Tshirts pro Person

Teambuilding

• miteinander brunchen und dann Sitzung
• Teambuildingsmaßnahmen

Was würdet ihr anders machen, wenn ihr es nochmal machen würdet?

• weniger verschiedene IT nutzen
• Helfer besser anweisen, Zentralvorbesprechung
• viel kommunizieren, beugt Missverständnisse vor, Diskussionen vermeiden und stattdessen besser zuhören, egal welches Thema, damit nicht alles tausendmal wiederholt werden muss
• mehr Koordination
• schauen, ob alles zusammenpasst, immer vom Nichtwissen der anderen ausgehen
• Orga sollte sich gut verstehen, da viel gezofft wird, wegen Missverständnissen, Stress, nie persönlich nehmen! Das Gegenüber ist auch nur ein Mensch!

Fazit/Folgen

• Früh anfangen!!!
• Nicht in Geld denken, am Ende muss nur Plus stehen.
• Immer vom WorstCase ausgehen! Rechnet damit, dass alles noch zum Ende hin schief gehen könnte.
• Miteinander reden!
• Puffer einplanen! (bei Zeit und Finanzen)

Zusammenfassung

Konstanz hat von ihrem Vorgehen berichtet und Dresden brachte alle auf ihren aktuellen Stand. Danach konnten die neuen Orgas die alten zu allen Themen etwas fragen, woraus eine Liste aus allgemeinen Tipps entstand.