WiSe16 AK Vernetzung ZaPF-Orgas Vernetzung ZaPF-Orgas

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Kathii
Dieser AK dient zum Austausch der Orgateams von kommenden und bisherigen austragenden Fachschaften der ZaPF. Deshalb ist es auch wünschenswert, dass "alte Hasen" diesen AK besuchen und hilfreiche Dateien, wie zum Beispiel Helferpläne, Kalkulationslisten etc., mit im Gepäck haben. Der AK findet mittlerweile seit 4 ZaPFen statt. Die Protokolle können hier nachgelesen werden:

• Protokoll SoSe16 Konstanz
• Protokoll WiSe 15 Frankfurt
• Protokoll SoSe 15 Aachen
• Protokoll WiSe 14 Bremen

Arbeitskreis: {{{2}}}

Protokoll vom 12.11.2016

Beginn

20:50 Uhr

Ende

22:30 Uhr

Redeleitung

Kathii (FFM)

Protokoll

Mascha (TUB)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen,

Freie Universität Berlin,

Humboldt-Universität zu Berlin,

Technische Universität Berlin,

Goethe-Universität a. Main,

Universität Heidelberg,

Universität Konstanz,

Westfälische Wilhelms-Universität Münster,

Universität Potsdam,

Universität Siegen,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Einleitung/Ziel des AK

siehe Vorstellung des AKs

Protokoll

Bericht Dresden

• Standort Essen gut überlegen
• ansonsten nichts aufgefallen, was anders gemacht hätte werden können
• viele Helfer (auch extern), die frühzeitig angereist sind und einiges abgenommen haben
• Bachelor Modul "Allg. Qualifikationen" (2 ETCS bei mind. 20h Arbeit/3 Schichten): Beteiligung an BuFaTa wurde mit aufgenommen
• viele Erstis rekrutiert
• Unterstützung des Dekans für Turnhalle
• Kommunikation Fachrichtung: lief sehr gut, viel unterstützt, Spende als Anreiz
• Vorschlag: zentral verwaltete Spronsoring-Liste
• Verpflegung: viel geschenkt -> dm (vegane Aufstriche, einfach hingehen und fragen!), Tafel

Tipps:

• Ruhe bewahren, sinnvolle Verteilung der Aufgabenbereiche, genügend Helfika (vor allem Springer), Vertrauen!!!
• Helfika-Werbung auch in anderen FS
• 3 Pfeiler von Marius: 1. telefonieren (keine Scheu, Leute aufn Sack zu gehen), 2. Design (Logo, T-Shirt, Tagungsheft etc.), 3. organisieren (generell sollte man Veranstaltungen organisieren können, delegieren, Team (teambuilding)

Allgemeine Tipps

Sachspenden:

• ein paar Wochen vorher losziehen und fragen
• kleines Schreiben dabei haben, wo drauf steht, wer man ist und was man macht (Infobroschüre)
• sagen, dass man Spendenquittungen ausstellen kann
  • eigener Verein (Einschub Aachen): direkt über die Fachschaft und AStA hat Spendenquittungen ausgestellt

Orgastruktur:

• wenn ein Bereich nicht gut läuft, keine Scheu haben, den Bereich neu zu besetzen -> Probleme offen ansprechen!
• durchaus hilfreich, Regeln für den Umgang miteinander festzulegen (Konstanz)
• auch mal zusammen ein Bier trinken gehen

Infrastruktur: was musste ausgeliehen werden; was wenn eine große Veranstaltung noch parallel läuft

• Musikanlage, Geschirr
• kommt darauf an, was man selbst hat
• Aachen: AStA überzeugt, Geschirr zu kaufen, um es dann für den Preis auszuleihen
• Frankfurt: NoS -> Grills, große Töpfe vorhanden
• Konstanz: alles (man kann nicht zu viel ausleihen!)
• Dresden: Liste vom StuRa -> alles ausgeliehen (man weiß nie, was man noch brauchen könnte)

genereller Tipp von Frankfurt

• make notices!!! egal was einem wann einfällt -> aufschreiben! (auch wenn es noch so unwichtig und klein scheint)

Fragerunde

• Wie viele waren tatsächlich aktiv in die Orga involviert/beteiligt?
  • Dresden: 15
• Rückkopplung Orga -> Fachschaft
  • Dresden: Schnittmenge recht groß; bei großen FSR vertretbar, dass die ZaPF-Orga nebenher läuft, bei kleineren wird das aber schwieriger (muss man dann aber auch akzeptieren)
  • Konstanz: strikte Trennung von Fachschaft und Orga
  • Aachen: Schnittmenge recht groß
• Sollte ein zukünftiges Orga-Team erfahrene Leute oder neue mitnehmen, um sie für die eigene Orga zu begeistern?
  • differenzierte Meinungen; Leute, die schon ZaPFbegeistert sind, bleiben das auch + deshalb lieber neue; erfahrene mitnehmen, um die Flamme am lodern zu halten
  • Alte Fachschaftler, die noch in der FS sind und neue, die eine ZaPF organisieren
  • Frankfurt: konnten ihr eigenes Ding machen, aber es war gut, die Expertise von den alten zu haben
• Wann muss welche Arbeit gemacht werden?
  • sehr unterschiedlich
  • Aachen: BMBF halt gezwungener Maßen ein Jahr vorher, essen z.B. halt erst zeitnah
• Welche Software wurde genutzt?
  • Dresden: EDV-Software: Trello (auch als App verfügbar, in Slag intergierbar), Dropbox oder eine andere alternative Cloud
  • Aachen: Pads, Redmine

Zusammenfassung

Nachdem Dresden einen kurzen Bericht abgegeben hatte, wurde sich allgemein ausgestauscht. Am Ende gab es noch eine Fragerunde, in der zukünftige Orgas den "alten Hasen" Fragen zu konkreten Themen stellen konnten.