HowTo ZaPF (Alternative): Unterschied zwischen den Versionen

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-<b><font color="#f00">26.11., 05.54 Uhr<br>
+<b><font color="#f00">26.11., 15.58 Uhr<br>
 Der Artikel ist gerade in Bearbeitung und noch komplett chaotisch! Schaut morgen nochmal rein!</font></b>
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 Soviel solltet ihr zum allgemeinen Ablauf wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.
+==Die Unterbringung==
+Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
+* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
+* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
+* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!
+<blockquote>
+„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
+<br>
+<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt>
+</blockquote>
+Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:
+===Übernachtung===
+Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in irgendwelchen Gemeinschaftsräumen, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in <b><font color="#f00">###Wo war das?###</font></b>), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.
+<blockquote>
+„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
+<br>
+<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt>
+</blockquote>
+Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
+* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
+* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
+* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
+* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
+* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
+* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
+* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
+* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
+* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
+* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
+===Gepäckraum===
+Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
+* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
+* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
+* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.
+===Plenen===
+Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
+* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
+* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
+* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
+* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
+* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.
+===Tagungsbüro===
+Letztend
+===Arbeitsräume===
+Die Haupt-Arbeit wird auf der ZaPF in den Arebitskreisen erledigt, daher
+===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
+Dass man im Sommer auch gern mal druaßen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und uahc hier werdne viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug tische für ein buffet) haben, damit keine nedlosen schlangen entstehen.
+===Küche und Lagerräume===
+Irgendwo muss auch das Essen zuberietet werden und die Lebensmittel (teiwlerise gekühlt!) gelagert werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".
+===Sanitäre Einrichtung===
+Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfahc essentiell, dass
+* die Sanitären einrichtungen shcnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
+* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen extraschichten für die ZaOPF aushandlen könnt).
+* ausreichend (möglichst kuscheliges) Toiletenpapier und auhc Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!
+===Party===
 ==Die Finanzierung==
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 === Gelder ===
-Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.
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+„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
+<br>
+<tt><i>&mdash; Orga-Team <b><font color="#f00">???</font></b></i></tt>
+</blockquote>
 Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe ([[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung]]). Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.
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-==Die Räumlichkeiten==
-<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b>
-=== Unterkunft ===
-Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.
-Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.
-Hinzu kommt
-* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
-* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
-* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
-* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
-* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
-* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.
-Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.
-=== Räume ===
-* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
-* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
-* Tagungsbüro
-* Lagerkapazität für Gepäck
-* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.
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 * jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert
-In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.
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+„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
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+<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt>
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 Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
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 Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.
+===Parkplätze===
 ==Sonstige Bereiche==