SoSe24 AK Fachschafts Finanzen

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Filipe (Mainz), Patrick Riederer (Mainz)

Einleitung und Ziel des AK
Geld ist für Fachschaften elementar wichtig, denn nur mit genügend, möglichst freien, Mitteln kann man viele Veranstaltungen erst umsetzen.
- Woher stammt das Geld?
- Wofür darf Geld ausgegeben werden?
- Umsatzsteuer
- persönlich Verantwortung der Finanzer:innen
- Dauer von Finanzentscheidungen

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Jain, es gab in Düsseldorf (WiSe 23) einen AK zum Thema Finanzen (https://zapf.wiki/WiSe23_AK_Finanzen). Wir wollen auf diesem AK aufbauen (also insb. nicht die gleichen Fragen nocheinmal erörtern).

Wer ist die Zielgruppe?
Alle Interessierte, insbesondere Finanzer:innen von Fachschaften oder entsprechend relevanten Gremien/Organisationen.

Wie läuft der AK ab?
Allgemeines Sammeln von Informationen über die oben beschriebenen Themen. Anschließend Diskussion darüber. Wenn etwas wichtiges aufkommt, können wir darüber sprechen.

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Prinzipiell keine, Lesen des oben/unten erwähnten, alten Protokolls aus Düsseldorf ist aber von Vorteil. Ebenso, etwas Ahnung von den (eigenen) (Fachschafts-)Finanzen.

Materialien und weitere Informationen
Protokoll aus DUS: https://zapf.wiki/WiSe23_AK_Finanzen

SoSe24 AK Fachschafts Finanzen

Protokoll vom 19.05.2024

Beginn

08:02 Uhr

Ende

09:53 Uhr

Redeleitung

Patrick Riederer (JGU Mainz)

Filipe Ramalho (JGU Mainz)

Protokoll

Patrick Riederer (JGU Mainz)

Anwesende Fachschaften

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Physik und Medizinische Physik),

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Naturwissenschaften),

Goethe-Universität Frankfurt a. Main,

Universität Greifswald,

Universität Hamburg,

Friedrich-Schiller-Universität Jena,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Philipps-Universität Marburg,

Universität Siegen,

Eberhard Karls Universität Tübingen,

Universität Ulm,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

jDPG; junge Deutsche physikalische Gesellschaft,

Protokoll

Verwaltung von Geldern
Einige Fachschaften dürfen selbst Geld besitzen und verwalten, manche arbeiten mit Vereinen, die mit der Fachschaft assoziiert sind, andere arbeiten mit Konten des AStA (teils können Zahlungen selbst angewiesen werden, teils müssen Anträge in fachschaftsübergreifenden Gremien gestellt werden). Wenige Fachschaften nutzen auch private Konten für die Verwaltung von Fachschaftsmitteln (also explizit nicht nur für das Vorstrecken von Kosten).

Budget (Zusammensetzung und Höhe)

• Jena: Sockelbetrag und Zusatzbetrag, der sich an der Anzahl an Studierenden bemisst - wird ausgezahlt von der Studierendenschaft
• Frankfurt: Dekanat hat Hiwi-Stellen geschafften (Entlohnung: Mindestlohn, Umfang: 10 Wochenstunden). Die Hiwi-Stellen werden mit Mitgliedern der Fachschaft besetzt, die Entlohnung erfolgt für Anwesenheit bzw. das Öffnen der Räumlichkeiten. Es handelt sich also um einen Lohn (der voll zu versteuern ist) und erst einmal dem Hiwi gehört. Die Fachschaft kann demnach de jure nicht über ihre Mittel verfügen und ist auf die Ehrlichkeit der Hiwis angewiesen, die Gelder auch wirklich der Fachschaft zur Verfügung zu stellen. Die Studierendenschaft wird zusätzlich mit einer Zuwendung aus dem Semesterbeitrag bedacht (WiSe 24/25 17,10 € von 343,63 €).
• Würzburg: einzige Einnahmequelle sind die Sommerfeste

Rücklagen: Rücklagen dürfen in der Regel nicht gebildet werden (Hochschulgesetz). Wenn Fachschaften Mittel nicht abrufen, sollen die Studierenden langfristig weniger zahlen müssen (Senkung des Semesterbeitrags). Die Kappungsgrenze liegt bei ca. 20 % der Gesamteinnahmen.

Verkauf in den Räumen der Fachschaft
Einige Fachschaften betreiben in ihren Räumlichkeiten einen kleinen Kiosk mit Süßigkeiten und/oder Getränken.

• Düsseldorf: Verkauf über die Fachschaft und die Konten des AStA; Bareinnahmen ungünstig, da USt. abzuführen ist und Belege nicht ohne Betreuung vor Ort ausgestellt werden können; rein digitales Bezahlen mit SumUp (ordentliche Buchführung, die direkt in DATEV eingelesen werden kann) -> Mindestbeträge sind zu beachten (hier 1 €).
• Mainz: Der mit der Fachschaft assoziierte Alumniverein betreibt einen kleinen Verkauf mit Süßigkeiten und Getränken. Die Bezahlung erfolgt mit einer Kasse des Vertrauens rein mit Bargeld.

Allgemein: Verkäufe wie diese sind voll umsatzsteuerpflichtig (Vereine: wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Bei geringen Umsätzen kann von der Kleinunternehmerregelung (Jahresumsatz < 22.000 €) profitiert werden. Bei größeren Umsätzen ist man zwingend (für fünf Jahre ab Überschreiten des Grenzwertes) umsatzsteuerpflichtig. Jedoch kann man beim Finanzamt auf Kulanz (ein Rechtsanspruch besteht nicht) eine jährliche (statt u.U. monatliche oder quartalsweise) Umsatzsteuererklärung abgeben.

Dauer von Finanzentscheidungen

• Jena: Die Fachschaften beschließen die Freigabe der Mittel. Es wird ein Finanzplan erstellt und an die Studierendenschaft versendet, dieser prüft und bewilligt. Dauer ca. 4 Wochen
• Marburg: Eine Beantragung im Vorhinein ist nicht möglich. Alle Ausgaben müssen aus Privatmitteln vorgestreckt werden, anschließend erfolgt die Anfrage auf Rückerstattung. ("Russisch Roulett")
• Düsseldorf: Die FSen verwalten ihr Geld selbst. Kleinere Beträge werden direkt erstattet, größere Ausgaben müssen im Vorhinein beantragt werden und durch die Vollversammlung bewilligt werden.
• Hamburg: Gelder werden teils selbst verwaltet, die Verantwortlichen des Fachschaftsrates haben selbst mittels Karten Kontozugriff. Größere Ausgaben müssen vom AStA geprüft werden und dauern ca. 2 Monate bis Auszahlung.

Abrechnungsmodalitäten: Die Abrechnung mit Gremien des AStA erfolgt bei manchen Fachschaften unter Vorlage der Rechnungen (d.h. die Ausgaben müssen zunächst aus Privatvermögen vorgestreckt werden), bei anderen wird mit Vorschüssen und abschließender Endabrechnung gearbeitet. Im zweiten Fall ist die Person haftbar…was passiert wenn die Rückzahlung nicht korrekt erfolgt?
Es herrscht Konsens unter den anwesenden Finanzern der ASten, dass die erste Version weniger Arbeit bedarf - typischerweise sind Menschen die Gelder zurückerstattet bekommen möchten mit der Antragsstellung relativ kooperativ und schnell. Im anderen Fall muss man Personen sehr lange hinterherlaufen.

Persönliche Haftung

• Jena: Haftung bei grober Fahrlässigkeit seitens der Hauptfinanzer der Studierendenschaft. In der jüngsten Vergangnheit gab es einen justiziablen Vorfall: Ein angestellter der Studierendenschaft hat durch falsch ausgestellte Rechnungen 38.000 € veruntreut. Das ist trotz externem Steuerbüro geschehen. Es folgte eine Verurteilung, der veruntreute Betrag ist (zumindest zum Teil) bereits zurückgezahlt.
• Mainz: Analog zu Jena. Im Verein haftet der Finanzer für seine Handlungen, der Vorstand darüber hinaus zu gleichen Teilen (siehe Satzung).

Wie digital sind die Finanzanträge (sofern nötig)?

• Frankfurt: Früher war der Antrag auszudrucken, zu unterschreiben und dann abgeben, mittlerweile erfolgt die Stellung digital.
• Jena: Anträge rein digital, AStA druckt aus und heftet ab.
• Mainz: alles auf Papier

Warum tun sich so viele den Umweg über den Verein an?
Nachdem relativ viele Fachschaften im Raum über einen assoziierten (gemeinnützigen) Verein verfügen, auf den sie bei (manchen) Ausgaben zurückgreifen, kam die Frage auf: Warum tun sich so viele das an, wo doch zumindest die meisten auch über Unigremien an Mittel gelangen können.

• Mainz: Direkter Ansprechpartner ist nicht der AStA, sondern der ZeFaR (Zentraler Fachschaftsrat). Der AStA selbst ist eher (allgemein) politisch tätig und weniger auf die Fachschaften ausgerichtet. Der ZeFaR ist wenig gut besucht, daher oft nicht beschlussfähig und zudem personell stark unterbesetzt. Demnach dauert die Antragsstellung bzw. die Auszahlung sehr lange. Der Verein ist schnell greifbar und näher an der Fachschaft (Der Vorstand rekrutiert sich aus der Fachschaft assoziierten Personen).
• Fachschaften aus Bayern: Die Studierendenschaft ist keine Körperschaft (…naja, Bayern eben).

Es besteht Interesse an der Mainzer Konstellation - diese sei kurz vorgestellt:
Mitglieder des Fachschaftsrates haben 2017 einen gemeinnützigen, eingetragenen Verein gegründet. Dieser sollte Veranstaltungen mit Vernetzungscharakter (Vorträge, Sommerfest) fördern (langfristig mitorganisieren) und zugleich den Verkauf von Süßigkeiten in den Räumen der Fachschaft legal betreiben dürfen. Mit einem Vorstandswechsel kam die Alumniarbeit der Mainzer Physik hinzu (es gibt an der Uni lediglich ein zentrales, etwas halbherziges, Alumninetzwerk, jedoch keines am Fachbereich/Institut).
aufgrund expliziter Nachfrage die Website des Vereins: https://gemeinschaft-der-physik.fb08.uni-mainz.de/downloadcenter/

Erhalten Finanzer (der Fachschaft/des AStA/etc.) eine Vergütung für ihre Tätigkeit?

• Mainz: Aufwandsentschädigung für Vorsitzende des ZeFaR; Sitzungsgelder für Vertretika der einzelnen Fachschaften
• Düsseldorf: Finanzer (vom Stupa gewählt) erhalten eine Aufwandsentschädigung
• Jena: feste Stelle (30 Wochenstunden) für die Buchhaltung, Finanzverantwortliche erhalten eine feste Vergütung

Welche Einschränkungen gelten bezüglich der Gelder der Studierendenschaft (Alkohol)?
Darf Alkohol von Geldern der Studierendenschaft angeschafft/finanziert werden? Wenn ja, wie?

• Mainz: ca. 50 € können je Semester für Alkoholika ausgezahlt werden; eine Finanzierung von Alkoholika für z.B. Feste ist möglich (Kalkulation des Festes ist vorher vorzulegen)
• Marburg: Es ist möglich, sich von Unternehmen sponsorn zu lassen. Teils werden Bilder mit den gesponsorten Produkten erwartet - (schriftliche) Einverständniserklärung der Betroffenen Personen ist erforderlich. Die Bilder kann man im Zweifelsfall auch innerhalb des Fachschaftsrates im stellen. Es ergaben sich keine Nachteile für die Fachschaft.

Achtung: Sponsoring ist prinzipiell umsatzsteuerpflichtig.

Protokoll-Pad

https://pads.zapf.in/SoSe24_Kiel_AK_Fachschafts-Finanzen

Zusammenfassung/Ausblick

So viele Fachschaften wie es gibt, so unterschiedlich sind die Voraussetzungen und der Umgang mit Mitteln. In nicht wenigen Fachschaften ist der Umgang mit den eignen Mitteln nicht abgesichert (nicht möglich da keine Körperschaft), die Antragsstellung auf Erstattung von Kosten kompliziert und die Erfolgsaussichten nicht klar.
Einige Fachschaften greifen auf einen (idR. gemeinnützigen) eingetragenen Verein zurück.

Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([1]).