HowTo ZaPF eV. Vorstand: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.  
Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.


== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==
== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==
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** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten  
* [[HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Wolke|Wolke-Ordner]] aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Sicher stellen, dass der Kassenwart sich um die Gemeinnützigkeitserklärung und das Verbändegespräch BMBF kümmert
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen
=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]


== Kassenwart ==
== Kassenwart ==


* Buchführung des Vereins
* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten  
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
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** Erstellung der Finanzübersichten
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es sollte entweder der Vorstandsvorsitz oder der Kassenwart und mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.


== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==
=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
 
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]


== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:  
Ein HowTo findest du im Orgakompendium unter Finanzen & Rechtliches: [[https://orgakompendium.zapf.in/Finanzen+Recht/]].
 
=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
 
*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
 
Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.
 
In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.
 
Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.
 
Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.


Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!
== Kassenprüfung ==
Bei der Kassenprüfung solltet ihr folgendermaßen vorgehen:


=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===
# Wer möchte entlastet werden?<br/>
# Vollmachten
#* Wer steht zur Entlastung?
#* Grund: Kassenwärt*in oder ZaPF-Orga?
#* Bei ZaPF Orga muss zur Entlastung die Vollmacht aufgelöst sein
# Kontoauszüge mit [[#GnuCash|GnuCash Buchungsliste abgleichen (wenn nicht vorhanden: erstellen)]]
#* [[#Buchführung|Korrekt sortiert (für Finanzamt), Vereinszweck erfüllt?]]
# Buchungen mit Rechnungen und ggf. mit Spendenquittungen und Sponsoringrechnungen/-verträgen abgleichen<br/>
# Bei ZaPF-Orga Konto:
#* Auch die Barkasse muss geprüft werden, das geht genauso wie beim Konto, nur dass statt Kontoauszügen das Kassenbuch verwendet wird. Die Endsumme der Barkasse muss 0€ sein.
#* Falls es eine Abrechnung in einem anderen Tool gibt: Auch diese mit Buchungen (in gnuCash) abgleichen.


Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist


=== Buchführung ===
=== GnuCash ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.


=== Rechnungen ===
TODO: Blabliblubb, so macht mans mit gnuCash.


Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.
== Wolke ==


=== ZaPF-Ordner ===
[https://wolke.zapf.in/ Die Wolke findet ihr unter wolke.zapf.in.] Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den [[Allgemeines_zum_TOPF|TOPF]].
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:  
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben


Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.
Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr
* Kontoauszüge
* Protokolle der Mitgliederversammlungen
* Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
* Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
* BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
* Den aktuellen Freistellungsbescheid

Aktuelle Version vom 19. November 2024, 12:47 Uhr


Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

  • Einladung zur Mitgliederversammlung
    • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
    • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
    • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
  • Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
  • Wolke-Ordner aktuell halten
  • Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
  • Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
  • Sicher stellen, dass der Kassenwart sich um die Gemeinnützigkeitserklärung und das Verbändegespräch BMBF kümmert
  • üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Kassenwart

  • Buchführung des Vereins
  • Verwaltung und Führung der Konten
  • Berichte über Finanz- und Vermögenslage
  • alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
    • Erstellung der Steuererklärung
    • Erstellung der Finanzübersichten
    • Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung
  • Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es sollte entweder der Vorstandsvorsitz oder der Kassenwart und mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Ein HowTo findest du im Orgakompendium unter Finanzen & Rechtliches: [[1]].

Kassenprüfung

Bei der Kassenprüfung solltet ihr folgendermaßen vorgehen:

  1. Wer möchte entlastet werden?
  2. Vollmachten
    • Wer steht zur Entlastung?
    • Grund: Kassenwärt*in oder ZaPF-Orga?
    • Bei ZaPF Orga muss zur Entlastung die Vollmacht aufgelöst sein
  3. Kontoauszüge mit GnuCash Buchungsliste abgleichen (wenn nicht vorhanden: erstellen)
  4. Buchungen mit Rechnungen und ggf. mit Spendenquittungen und Sponsoringrechnungen/-verträgen abgleichen
  5. Bei ZaPF-Orga Konto:
    • Auch die Barkasse muss geprüft werden, das geht genauso wie beim Konto, nur dass statt Kontoauszügen das Kassenbuch verwendet wird. Die Endsumme der Barkasse muss 0€ sein.
    • Falls es eine Abrechnung in einem anderen Tool gibt: Auch diese mit Buchungen (in gnuCash) abgleichen.


GnuCash

TODO: Blabliblubb, so macht mans mit gnuCash.

Wolke

Die Wolke findet ihr unter wolke.zapf.in. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den TOPF.

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr

  • Kontoauszüge
  • Protokolle der Mitgliederversammlungen
  • Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
  • Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
  • BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
  • Den aktuellen Freistellungsbescheid
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