ZaPF Finanzierung

ASten & Uni

Oftmals ist es möglich, schon durch die Uni eine nicht unerhebliche Summe für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachschfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit Sicherheit etwas Geld bereitstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachschaftsgelder in den meisten fällen sehr begrenzt sind und für andere Sachen (z.B. Weihnachtsfeiern, Erstifahrten, Grillabende, etc.) verwendet werden sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiedenen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um Unterstützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
— Orga-Team Jena

„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
— Orga-Team Dresden

BMBF

Siehe unter HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#BMBF_Antrag_stellen.

Sponsoren

Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:

• Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht aus versehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
• Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
• Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der Angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
• Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein Informationsblatt angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
• Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedingt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
• Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studierenden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

Mit freundlichen Grüßen XY“

• Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich dieser Vorlage aus Jena) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.

Mögliche Sponsoren wären z.B.:

• Wissenschaftsverlage
• Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
• Banken
• regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
• regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten

Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

Sachspenden

Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden. Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
— Orga-Team Dresden

Verein

Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:

• Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
• Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
• Mehr dazu im HowTo ZaPF eV. Vorstand

Konten

Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

„Wir haben bei der lokalen Sparkasse ein eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
— Orga-Team Karlsruhe

Infos zur Buchführung beim Konto des ZaPF e.V. findet ihr im HowTo ZaPF eV. Vorstand

AKs zum Thema Finanzierung

Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:

• AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)
• inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)
• AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)