HowTo ZaPF eV. Vorstand

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:

• Einladung zur Mitgliederversammlung
  • pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
  • in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
  • unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
• Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
• Google-Drive Ordner aktuell halten
• Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
• Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
• Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
• üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

Erhaltung der Gemeinnützigkeit

Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:

• Steuerwegweiser_Vereine_Hessen
• Termine_Hessen

Kassenwart

• Buchführung des Vereins
• Verwaltung und Führung der Konten
• Berichte über Finanz- und Vermögenslage
• alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
  • Erstellung der Steuererklärung
  • Erstellung der Finanzübersichten
  • Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF

Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

BMBF Antrag stellen

Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

• Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
• Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
• Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
• Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
• Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

Was ist BMBF förder-fähig, was nicht?

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema. Grundsätzlich fördert das BMBF das, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:

• Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
• Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
• Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
• Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
• Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
• Kosten für Referenten
• Kosten für fachliche Exkursionen
• Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden

Nicht förderfähig sind z.B:

• Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
• Tassen für Teilnehmer
• Kosten für kulturelle Exkursionen
• Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

Buchführung

Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden. Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:

• Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.

Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende sondern Sponsoring.

• Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
• Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
• Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des eV ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

Rechnungen

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum, der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

ZaPF-Ordner

Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:

• Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
• Sponsoringverträge
• Mietverträge
• Spendenquittungen in Kopie
• Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
• Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.