Orga-Dokumentation WS16 Dresden: Unterschied zwischen den Versionen

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[[Kategorie:Orga-Doku]]

Dokumentation zur Organisation der [[WiSe16|Winter-ZaPF 2016 in Dresden]]

=Allgemeines=

==Organisationsstruktur==

~~hier~~ Datei ~~einfügen, sobald hochladen wieder geht~~

[[Datei:Organigramm Veranwortungsbereiche.jpg|right|thump|300px]]

Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.

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===Aufgabenübersicht mit Trello===

* es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt

* es gab ein Allgemeines-Board, auf ~~den~~ vor allem in der anfänglichen Zeit die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche möglich war

* es gab ein Allgemeines-Board, auf dem, vor allem in der anfänglichen Zeit, die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche und Aufgaben möglich war

** für große eigenständige Bereiche (z.B. ~~Party~~

** für große eigenständige Bereiche (z.B. Abendveranstaltung) wurden eigenständige Boards angelegt

===Protokollierung mit einem Etherpad===

* für die Protokollierung der Stammtische wurde ein Etherpad verwendet

* kann auch für die gemeinsame Erarbeitung von Texten genutzt werden

===Austausch zu den Aufgabenbereichen mit Slack===

* es wurde ein gemeinsames ZaPF-Team angelegt, im dem jeder Aufgabenbereich einen Channel bekommen hat

* des Weiteren wurde Trello in die einzelnen Channels eingebunden (einbinden von Dropbox ist auch möglich), so dass Aufgabenerstellung und Absprache an einen zentralen Ort geschehen konnte

==Sitzungsprotokolle==

Neben den genannten Medien fand jeden Monat ein Stammtisch statt. Mit dem näher Rücken der ZaPF wurden die Intervalle zwischen den einzelnen Stammtischen verringert. Auf diesen Stammtischen wurden die bisherigen Fortschritte präsentiert und neue Deadlines und ToDos festgelegt.

Die Hintergrundgedanke war, dass jedes Orgamitglied die Möglichkeit hat, seine Ideen in alle Bereiche einfließen zu lassen. Außerdem konnte so jeder einen Blick auf den Fortschritt des gesamten Projekt haben.

Neben diesen Treffen war es den einzelnen Bereichen selbst überlassen, zu ihren Bereichen Treffen stattfinden zu lassen. Die Hauptorga hat die Stammtische vorbereitet und darauf geachtet, dass Aufgaben weiterverfolgt werden und nicht liegen bleiben.

Aufgrund der Geheimhaltung werden die Protokolle erst nach/während der ZaPF hochgeladen.

=Zeitlicher Organisationsablauf=

==Noch vor der Zeit==

Aufgrund dessen, dass wir früh von unserem Glück wussten, die ZaPF auszurichten, ging die Organisation schon vor dem eigentlichen Beginn der eigentlichen Organisation los.

Die Zeit wurde von der Hauptorga genutzt, die Strukturen der Organisation (siehe oben) vorzubereiten und sich erste Überlegungen zu den Verantwortlichen zu machen. Die Vorstellung und weiter Ausarbeitung dieser Strukturen wurde dann auf einer Klausurtagung vollzogen. Auf dieser wurden auch die Menschen für die Bereiche festgelegt. Auf der Klausurtagung wurde des Weiteren das Logo und der Name der ZaPF festgelegt. Dadurch entstand das, was gemeinhin als Hype bekannt ist.

Folgende Dinge sind in der Zeit vor dem Sommersemester 2015 passiert:

===Organisatorisches===

* Aufbau der medialen und "gedanklichen" Struktur

* die Hauptorga hat sich mit allen Verantwortlichen einzeln getroffen und Vorstellungen und Langzeitziele der Bereiche abgesprochen

** es fand eine Einweisung in die Strukturen statt

** Zugang zu den Mailadressen und den einzelnen technischen Medien wurden verteilt

===Finanziell===

Als eines der wichtigen Themen schlechthin, fand frühzeitig ein Treffen zum Thema Finanzen und Sponsoring & Akquise statt. Dabei waren alle Verantwortlichen der jetzigen und der alten ZaPF (2011) eingeladen, damit ein Wissenstransfer stattfinden konnte.

* erste Aufgaben wurden verteilt:

** erstellen eines Sponsoring-Briefs

** Sponsoren sollten so früh wie möglich kontaktiert werden, da viele Sponsoring-Posten im Haushalt aufstocken müssen und somit vor Beschluss des Haushalts (passiert bei vielen in der zweiten Jahreshälfte nach der Winter-ZaPF) Bescheid wissen, dass wir Geld möchten

*** unsere Deadline war also Juni 2015

** Aufbau einer Struktur, um Informationen der Sponsoren und Spender zu verwalten